Δημιουργία βασικών γραμμών εκτός των δεδομένων πωλήσεων

Χρειάζεστε έναν τρόπο να συνοψίσετε μεμονωμένες εγγραφές πωλήσεων σε μια γραμμή βάσης για πρόβλεψη. Οι περισσότερες εταιρείες που δραστηριοποιούνται στην πώληση προϊόντων και υπηρεσιών καταγράφουν τις πωλήσεις τους σε καθημερινή βάση, είτε καταγράφουν έσοδα είτε τον αριθμό των μονάδων που πουλήθηκαν.

Μπορείτε συνήθως να καταλάβετε από το εταιρικό τους λογιστικό σύστημα πόσα δολάρια έφεραν στις 4 Μαΐου και στις 12 Οκτωβρίου ή πόσα γραφικά στοιχεία πούλησαν στις 8 Φεβρουαρίου και στις 25 Αυγούστου.

Το λογιστικό σύστημα συνήθως ξεσπά μεμονωμένες πωλήσεις. Έτσι, εάν η εταιρεία έκανε δέκα πωλήσεις στις 3 Ιουνίου, θα δείτε διαφορετικό ρεκόρ για καθεμία από τις δέκα πωλήσεις. Το να βλέπετε αυτές τις πωλήσεις μία προς μία είναι υπέροχο εάν είστε λογιστής ή εάν έχετε κάποιον άλλο λόγο να χρειάζεστε πληροφορίες σχετικά με μεμονωμένες πωλήσεις ή εάν αντιμετωπίζετε προβλήματα με τον ύπνο. Αλλά αν κάνετε πρόβλεψη, τα ατομικά αρχεία είναι ενοχλητικό.

Λάβετε υπόψη τις ακόλουθες ιδέες ενώ αποφασίζετε τον καλύτερο τρόπο για να συνοψίσετε τα δεδομένα πωλήσεών σας:

• Δεν χρειάζεστε ατομικά αρχεία πωλήσεων. Εάν η εταιρεία σας πραγματοποίησε τρεις πωλήσεις στις 5 Ιανουαρίου — μία για 2.500$, μία άλλη για 8.650$ και μία άλλη για 4.765$ — ένα σημαντικό γεγονός που θέλετε να μάθετε είναι ότι, στις 5 Ιανουαρίου, εισπράξατε 15.915$.
• Δεν προβλέπετε πωλήσεις σε καθημερινή βάση. Εάν η εταιρεία σας είναι όπως οι περισσότερες, χρειάζεστε μια μεγαλύτερη εικόνα. Για να σχεδιάσετε τα επίπεδα αποθέματός σας, να αποφασίσετε πόσους πωλητές χρειάζεται η εταιρεία σας και να υπολογίσετε τι μπορείτε να περιμένετε σε έσοδα και ποια θα είναι η φορολογική υποχρέωση της εταιρείας σας, χρειάζεστε μεγαλύτερη χρονική περίοδο, όπως ένας μήνας ή ένα τρίμηνο για την πρόβλεψή σας.
• Πρέπει να ταιριάξετε τη διάρκεια της χρονικής περιόδου σας με τους λόγους για τις προβλέψεις σας. Οι τυπικές χρονικές περίοδοι είναι ένας μήνας, ένα τέταρτο ή ένα έτος, ανάλογα με το γιατί κάνετε την πρόβλεψη. Για την αγορά υλικών, μπορεί να θέλετε να προβλέψετε τις πωλήσεις σας για τον επόμενο μήνα. Για την εκτίμηση των κερδών, μπορεί να θέλετε να προβλέψετε τις πωλήσεις σας για το επόμενο τρίμηνο. Για αποφάσεις πρόσληψης, μπορεί να θέλετε να προβλέψετε τις πωλήσεις σας για το επόμενο έτος.

Το θέμα είναι ότι αν πρόκειται να προβλέψετε τις πωλήσεις για τον επόμενο μήνα, πρέπει να οργανώσετε τη βασική σας γραμμή σε μήνες: πόσα πούλησατε τον Ιανουάριο, τον Φεβρουάριο, τον Μάρτιο κ.λπ. Εάν πρόκειται να προβλέψετε τις πωλήσεις για το επόμενο τρίμηνο, τότε πρέπει να οργανώσετε τη βασική σας γραμμή: πόσα πούλησες το 1ο τρίμηνο, το 2ο τρίμηνο, το τρίτο τρίμηνο κ.λπ.

Χρειάζεστε μια πολύ μεγαλύτερη γραμμή βάσης από τρεις μόνο περιόδους για να κάνετε μια πρόβλεψη που δεν θα σας φέρει σε δύσκολη θέση.

Οι συγκεντρωτικοί πίνακες του Excel είναι ιδανικοί για να σας βοηθήσουν να αθροίσετε τα δεδομένα πωλήσεών σας για να δημιουργήσετε μια βάση για την πρόβλεψη. Τροφοδοτείτε τα ακατέργαστα δεδομένα πωλήσεών σας στο Excel, όπου μπορείτε να δημιουργήσετε συγκεντρωτικούς πίνακες με δύο κύριους τρόπους:

• Από έναν πίνακα του Excel: Ας υποθέσουμε ότι το τμήμα Λογιστικής ή IT μπορεί να σας στείλει δεδομένα πωλήσεων σε μορφή soft copy, όπως ένα αρχείο .csv (τιμές διαχωρισμένες με κόμμα). Μπορείτε να επικολλήσετε αυτά τα δεδομένα σε ένα βιβλίο εργασίας του Excel ως λίστα, να μετατρέψετε αυτήν τη λίστα σε πίνακα και να βασίσετε έναν συγκεντρωτικό πίνακα σε αυτήν.
• Από (τι καλεί το Excel) εξωτερικά δεδομένα : Με άλλα λόγια, τα υποκείμενα δεδομένα, τα μεμονωμένα στοιχεία πωλήσεων, δεν αποθηκεύονται σε ένα φύλλο εργασίας του Excel. Διατηρούνται σε ξεχωριστή βάση δεδομένων ή αρχείο κειμένου ή ακόμα και σε άλλο βιβλίο εργασίας του Excel.

Η δημιουργία συγκεντρωτικών πινάκων σε εξωτερικά δεδομένα μπορεί να είναι χρήσιμη, επειδή τα δεδομένα πωλήσεων ενημερώνονται συνήθως τακτικά στην εξωτερική πηγή δεδομένων (στην πράξη, αυτή είναι συχνά μια αληθινή σχεσιακή βάση δεδομένων, σε αντίθεση με ένα επίπεδο αρχείο όπως μια τυπική λίστα ή πίνακας του Excel). Στη συνέχεια, όταν θέλετε να ενημερώσετε την πρόβλεψή σας, δεν χρειάζεται να λαμβάνετε και να επικολλάτε νέα δεδομένα στο βιβλίο εργασίας σας. Ο συγκεντρωτικός πίνακας μπορεί να ενημερώνεται αυτόματα από την εξωτερική πηγή δεδομένων.