Δημιουργήστε τη βάση δεδομένων σας με μια συνάρτηση βάσης δεδομένων του Excel

Όλες οι συναρτήσεις βάσης δεδομένων στο Excel λαμβάνουν μια αναφορά βάσης δεδομένων ως πρώτο όρισμα. Η περιοχή της βάσης δεδομένων πρέπει να περιλαμβάνει κεφαλίδες (ονόματα πεδίων) στην πρώτη σειρά. Στο παρακάτω σχήμα, η πρώτη σειρά χρησιμοποιεί αναγνωριστικό μαθητή, τάξη, καθηγητή και τελικό βαθμό ως κεφαλίδες των πληροφοριών σε κάθε αντίστοιχη στήλη.

Χρήση βάσης δεδομένων για την αποθήκευση πληροφοριών των μαθητών.

Ένας πολύ καλός τρόπος για να εργαστείτε με τις συναρτήσεις της βάσης δεδομένων είναι να ονομάσετε την περιοχή της βάσης δεδομένων και στη συνέχεια να εισαγάγετε το όνομα, αντί για τη διεύθυνση εύρους, στη συνάρτηση.

Για να ορίσετε ένα όνομα, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

Επιλέξτε ολόκληρη την περιοχή της βάσης δεδομένων.

Βεβαιωθείτε ότι η επάνω σειρά έχει κεφαλίδες και περιλαμβάνεται στην επιλογή.

Κάντε κλικ στην καρτέλα Τύποι (στο επάνω μέρος του παραθύρου του Excel).

Κάντε κλικ στην επιλογή Ορισμός ονόματος στην περιοχή Καθορισμένα ονόματα.

Εμφανίζεται το πλαίσιο διαλόγου Νέο όνομα, με τη διεύθυνση εύρους που έχει οριστεί στο πλαίσιο Αναφέρεται σε.

Πληκτρολογήστε ένα όνομα στο πλαίσιο ονόματος (ή χρησιμοποιήστε το προτεινόμενο όνομα).

Κάντε κλικ στο OK για να κλείσετε το παράθυρο διαλόγου.

Αργότερα, εάν προστεθούν εγγραφές στο κάτω μέρος της βάσης δεδομένων, πρέπει να επαναπροσδιορίσετε το εύρος της ονομαζόμενης περιοχής για να συμπεριλάβετε τις νέες σειρές. Μπορείτε να το κάνετε ως εξής:

Κάντε κλικ στο κουμπί Διαχείριση ονομάτων στην καρτέλα Τύποι του Excel.

Εμφανίζεται το πλαίσιο διαλόγου Name Manager.

Κάντε κλικ στο όνομα στη λίστα που θέλετε να επαναπροσδιορίσετε.

Κάντε κλικ στο κουμπί Επεξεργασία στο παράθυρο διαλόγου.

Το Excel ανοίγει το πλαίσιο διαλόγου Επεξεργασία ονόματος, που εμφανίζεται εδώ, με πληροφορίες σχετικά με την επιλεγμένη περιοχή.

Ενημέρωση της αναφοράς σε μια περιοχή με όνομα.

Αλλάξτε την αναφορά στο πλαίσιο Αναφέρεται σε.

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το μικρό τετράγωνο κουμπί στα δεξιά του πλαισίου Αναφορά σε για να ορίσετε τη νέα αναφορά σύροντας τον δείκτη του ποντικιού πάνω της. Κάνοντας κλικ στο μικρό τετράγωνο κουμπί μειώνεται το μέγεθος του πλαισίου διαλόγου Επεξεργασία ονόματος και σας επιτρέπει την πρόσβαση στο φύλλο εργασίας. Όταν ολοκληρώσετε τη μεταφορά του ποντικιού πάνω από τη νέα περιοχή του φύλλου εργασίας, πατήστε Enter για να επιστρέψετε στο πλαίσιο διαλόγου Επεξεργασία ονόματος.

Κάντε κλικ στο κουμπί OK για να αποθηκεύσετε την αλλαγή αναφοράς και να κλείσετε το πλαίσιο διαλόγου.

Κάντε κλικ στο Κλείσιμο.

Εάν προσθέσετε εγγραφές στο εύρος της βάσης δεδομένων σας εισάγοντας νέες σειρές κάπου στη μέση, αντί να τις προσθέσετε στο τέλος, το Excel προσαρμόζει αυτόματα την αναφορά στην ονομαζόμενη περιοχή.