Δέκα συμβουλές για τη δημιουργία αναγνώσιμων διαφανειών PowerPoint 2013

Ακολουθεί μια λίστα με μερικές τυχαίες συμβουλές και δείκτες που θα σας βοηθήσουν να δημιουργήσετε ευανάγνωστες διαφάνειες στο PowerPoint 2013. Το κύριο μέλημά σας είναι οι διαφάνειές σας να είναι ευανάγνωστες και κατανοητές από όλους όσους θα τις δουν.

Δοκιμάστε να διαβάσετε τη διαφάνεια από το πίσω μέρος του δωματίου

Ο νούμερο ένα κανόνας για τη δημιουργία ευανάγνωστων διαφανειών είναι ότι όλοι στην αίθουσα πρέπει να μπορούν να τις διαβάζουν. Εάν δεν είστε σίγουροι, υπάρχει ένας σίγουρος τρόπος για να μάθετε: Δοκιμάστε το. Ενεργοποιήστε τον προβολέα, καλέστε τη διαφάνεια, περπατήστε στο πίσω μέρος του δωματίου και δείτε αν μπορείτε να το διαβάσετε. Εάν δεν μπορείτε, πρέπει να κάνετε μια προσαρμογή.

Να θυμάστε ότι η όραση όλων μπορεί να μην είναι τόσο καλή όσο η δική σας. Εάν έχετε τέλεια όραση, στραβίστε λίγο όταν φτάσετε στο πίσω μέρος του δωματίου για να δείτε πώς μπορεί να φαίνεται η τσουλήθρα σε κάποιον του οποίου η όραση δεν είναι τέλεια.

Εάν ένας προβολέας δεν είναι βολικός, βεβαιωθείτε ότι μπορείτε να διαβάσετε τις διαφάνειές σας σε απόσταση 10 ή 15 ποδιών από την οθόνη του υπολογιστή σας.

Αποφύγετε το μικρό κείμενο

Εάν δεν μπορείτε να διαβάσετε μια διαφάνεια από το πίσω μέρος του δωματίου, πιθανότατα οφείλεται στο ότι το κείμενο είναι πολύ μικρό. Ο κανόνας είναι ότι ο τύπος 24 σημείων είναι ο μικρότερος που πρέπει να χρησιμοποιήσετε για κείμενο που θέλετε να διαβάσουν οι άνθρωποι. Ένας τύπος 12 σημείων μπορεί να είναι τέλεια αναγνώσιμος σε ένα έγγραφο του Word, αλλά είναι πολύ μικρός για το PowerPoint.

Όχι περισσότερες από πέντε σφαίρες, παρακαλώ

Έχετε παρατηρήσει ποτέ πώς ο Ντέιβιντ Λέτερμαν χρησιμοποιεί δύο διαφάνειες για να εμφανίσει τις λίστες του με το Top Ten; Οι παραγωγοί του Dave γνωρίζουν ότι δέκα αντικείμενα είναι πάρα πολλά για μία οθόνη. Το Five είναι σωστό. Μπορεί να μπορείτε να γλιστρήσετε σε έξι ξανά και ξανά, αλλά αν είστε μέχρι επτά ή οκτώ, δοκιμάστε να σπάσετε τη διαφάνεια σε δύο διαφάνειες.

Οι σφαίρες έχουν γίνει κλισέ. Εάν είναι δυνατόν, αφαιρέστε τα εντελώς από την παρουσίασή σας. Μια μεμονωμένη, σωστά επιλεγμένη φωτογραφία είναι συχνά ένας πολύ καλύτερος τρόπος για να επικοινωνήσετε ένα βασικό σημείο από μια λίστα με κουκκίδες.

Αποφύγετε τον υπερβολικό λεκτικό δανεισμό σε υπερβολικά μακροσκελές κείμενο που δεν είναι μόνο περιττό αλλά και επαναλαμβανόμενο και επαναλαμβανόμενο

Ίσως η επικεφαλίδα θα έπρεπε να ήταν "Να είσαι σύντομος".

Χρησιμοποιήστε συνεπή διατύπωση

Ένα σημάδι μιας ερασιτεχνικής παρουσίασης είναι η διατύπωση σε λίστες κουκκίδων που δεν είναι γραμματικά συνεπής. Σκεφτείτε αυτήν τη λίστα:

• Τα κέρδη θα βελτιωθούν

• Επέκταση των αγορών

• Θα μειώσει τον όγκο του ανταγωνισμού στο εξωτερικό

• Αύξηση παραγωγής

Κάθε στοιχείο λίστας χρησιμοποιεί διαφορετική γραμματική κατασκευή. Τα ίδια σημεία που αναφέρονται με συνεπή διατύπωση έχουν μια πιο φυσική ροή και κάνουν μια πιο συναρπαστική υπόθεση:

• Βελτιωμένα κέρδη

• Διευρυμένες αγορές

• Μειωμένος ανταγωνισμός στο εξωτερικό

• Αυξημένη παραγωγή

Αποφύγετε τους αντιαισθητικούς χρωματικούς συνδυασμούς

Οι επαγγελματικά επιλεγμένοι συνδυασμοί χρωμάτων που συνοδεύουν το PowerPoint έχουν σχεδιαστεί για να δημιουργούν διαφάνειες που είναι ευανάγνωστες. Αν τολμήσετε μακριά τους, να είστε προσεκτικοί στην επιλογή χρωμάτων που είναι δύσκολο να διαβαστούν.

Παρακολουθήστε τις καταλήξεις των γραμμών

Μερικές φορές, το PowerPoint σπάει μια γραμμή σε ένα άβολο σημείο, γεγονός που μπορεί να κάνει τις διαφάνειες δυσανάγνωστες. Για παράδειγμα, μια κουκκίδα μπορεί να είναι μια λέξη πολύ μεγάλη για να χωρέσει σε μια γραμμή. Όταν συμβεί αυτό, μπορεί να θέλετε να σπάσετε τη γραμμή αλλού, ώστε η δεύτερη γραμμή να έχει περισσότερες από μία λέξεις. (Πατήστε Shift+Enter για να δημιουργήσετε μια αλλαγή γραμμής που δεν ξεκινά μια νέα παράγραφο.)

Εναλλακτικά, μπορεί να θέλετε να σύρετε το δεξί περιθώριο του σύμβολο κράτησης θέσης κειμένου για να αυξήσετε το πλάτος του περιθωρίου, έτσι ώστε η γραμμή να μην χρειάζεται να σπάσει καθόλου.

Οι διευθύνσεις Ιστού (URL) είναι γνωστό ότι είναι δύσκολο να συμπιεστούν σε μία μόνο γραμμή. Εάν η παρουσίασή σας περιλαμβάνει μεγάλες διευθύνσεις URL, δώστε ιδιαίτερη προσοχή στο πώς ταιριάζουν.

Διατηρήστε το φόντο απλό

Μην εκτοξεύετε ένα σωρό κλιπ που αποσπούν την προσοχή στο φόντο, εκτός εάν είναι απαραίτητο. Ο σκοπός του φόντου είναι να παρέχει έναν καλά καθορισμένο οπτικό χώρο για το περιεχόμενο της διαφάνειας. Πολύ συχνά, οι παρουσιαστές ανεβάζουν διαφάνειες με κείμενο που εμφανίζεται στην κορυφή των εικόνων των βουνών ή του ορίζοντα της πόλης, γεγονός που καθιστά το κείμενο σχεδόν αδύνατο να διαβαστεί.

Χρησιμοποιήστε μόνο δύο επίπεδα σφαιρών

Σίγουρα, είναι δελεαστικό να αναπτύξετε τα υποσημεία σας σε υποσημεία και υπο-υποσημεία, αλλά κανείς δεν θα μπορέσει να ακολουθήσει τη λογική σας. Μην κάνετε τις διαφάνειές σας πιο μπερδεμένες από όσο πρέπει. Εάν πρέπει να δημιουργήσετε υπο-υποσημεία, πιθανότατα χρειάζεστε μερικές ακόμη διαφάνειες.

Διατηρήστε τα διαγράμματα και τα διαγράμματα απλά

Το PowerPoint μπορεί να δημιουργήσει περίτεχνα γραφήματα που θα θαυμάσουν ακόμη και οι καλύτεροι στατιστικολόγοι. Ωστόσο, τα πιο αποτελεσματικά γραφήματα είναι απλά γραφήματα πίτας με τρεις ή τέσσερις φέτες και απλά γραφήματα στηλών με τρεις ή τέσσερις στήλες. Ομοίως, τα διαγράμματα πυραμίδας, Venn και άλλοι τύποι διαγραμμάτων χάνουν τον αντίκτυπό τους όταν προσθέτετε περισσότερα από τέσσερα ή πέντε στοιχεία.

Εάν θυμάστε μόνο έναν κανόνα όταν δημιουργείτε τις παρουσιάσεις σας, θυμηθείτε αυτόν: Διατηρήστε τον απλό, καθαρό και συνοπτικό.