Δέκα παγίδες διαχείρισης έργου και πώς να τις αποφύγετε

Η διαχείριση ενός έργου είναι δύσκολη. Το πεδίο εφαρμογής, οι πόροι, οι προσδοκίες, τα χρονοδιαγράμματα και οι προϋπολογισμοί αλλάζουν πάντα. Παρόλο που το Microsoft Project μπορεί να σας βοηθήσει με τους μηχανισμούς οργάνωσης, σχεδιασμού και παρακολούθησης ενός έργου, δεν μπορεί να σας βοηθήσει να αποτρέψετε όλες τις παγίδες στη διαχείριση έργου. Ακολουθεί μια ματιά σε δέκα από τις πιο κοινές παγίδες και συμβουλές για το πώς να τις αποφύγετε.

Ξεκινήστε πολύ μικρό

Για να ξεκινήσετε με το δεξί πόδι σε ένα νέο έργο, ξεκινήστε στοχαζόμενοι τη μεγάλη εικόνα και προχωρήστε συστηματικά στις λεπτομέρειες. Πρέπει να κατανοήσετε τον σκοπό, τους στόχους και τη στρατηγική σημασία του έργου προτού βουτήξετε στις λεπτομερείς εργασίες που είναι απαραίτητες για την ολοκλήρωση του έργου.

Ξεκινήστε κάνοντας αυτές τις ερωτήσεις: Πρέπει το έργο να οργανωθεί κατά παραδοτέο; Κατά φάση; Κατά γεωγραφία; Ανά τύπο τεχνολογίας; Σκεφτείτε τις συνέπειες της οργάνωσης του έργου σας με καθέναν από αυτούς τους τρόπους. Αφού καθορίσετε πώς θέλετε να οργανώσετε το έργο, μπορείτε να ξεκινήσετε τη δομή ανάλυσης εργασίας (WBS). Εάν αποφασίσετε να το οργανώσετε ανά φάση, κάθε φάση του έργου σας αντικατοπτρίζεται στο ανώτατο επίπεδο του WBS. εάν αποφασίσετε ότι τα παραδοτέα είναι ένας καλύτερος τρόπος οργάνωσης του έργου, αυτά είναι το κορυφαίο επίπεδο. Μόλις καθοριστεί το ανώτατο επίπεδο, μπορείτε να αρχίσετε να αποσυνθέτετε το ανώτερο επίπεδο σε πιο λεπτομερή πακέτα εργασίας και από πακέτα εργασίας σε εργασίες.

Αποτυγχάνετε να καλύψετε τις υποθέσεις σας

Δεν θα μπορούσες να σχεδιάσεις ένα έργο χωρίς κάποιες υποθέσεις. Το να κάνετε υποθέσεις δεν είναι πρόβλημα, αλλά το να πιστεύετε ότι οι άλλοι άνθρωποι γνωρίζουν - ή ακόμα και μοιράζονται - τις υποθέσεις σας είναι πρόβλημα.

Κάθε φορά που ξεκινάτε ένα νέο έργο, δημιουργήστε ένα αρχείο καταγραφής υποθέσεων — είτε σε υπολογιστικό φύλλο Excel είτε ως πίνακα του Word. Τεκμηριώστε την υπόθεση, καθορίστε την προθεσμία για την επικύρωσή της και προσθέστε ένα πεδίο για σχόλια. Είναι πολύ απλό, αλλά διασφαλίζει ότι όλοι λειτουργούν με το ίδιο σύνολο υποθέσεων.

Επικολλήστε την υπόθεση στην ενότητα Σημειώσεις των εργασιών που επηρεάζονται από την υπόθεση.

Αντιμετωπίστε το έργο σας ως το μοναδικό VIP (Πολύ Σημαντικό Έργο)

Το έργο σας είναι σημαντικό για εσάς. στην πραγματικότητα, μπορεί να είναι η πιο σημαντική πτυχή της δουλειάς σας. Ωστόσο, μπορεί να μην είναι τόσο σημαντικό για όλους τους άλλους. Εάν εργάζεστε σε έναν οργανισμό που έχει πολλά έργα σε εξέλιξη, το δικό σας πιθανότατα δεν είναι η Νο. 1 προτεραιότητα. Κάθε φορά που αντλούνται πόροι από το έργο σας για να βοηθήσετε σε ένα άλλο, απλώς επιστρέψτε στο χρονοδιάγραμμα και αναθεωρήστε το σχέδιό σας για να ολοκληρώσετε την εργασία. Ίσως χρειαστεί να αναθεωρήσετε τη γραμμή βάσης ή ακόμα και να δημιουργήσετε μια νέα.

Πιστέψτε ότι η διαθεσιμότητα είναι ένα σύνολο δεξιοτήτων

Όταν εργάζεστε βαθιά μέσα στο έργο και προσπαθείτε να εξισορροπήσετε τη διαθεσιμότητα πόρων με την εργασία που πρέπει να ολοκληρωθεί, η πιο εύκολη στρατηγική είναι να αναζητήσετε τον πρώτο μη κατανεμημένο ή υποκατανεμημένο πόρο και να αναθέσετε σε αυτό το άτομο μια εργασία. Το πρόβλημα είναι ότι ο μη κατανεμημένος πόρος μπορεί να μην έχει τις δεξιότητες για να κάνει τη δουλειά. Η θέση ενός υπαλλήλου στο τμήμα Πληροφορικής, για παράδειγμα, δεν εγγυάται, ούτε υπονοεί, ότι μπορεί να δημιουργήσει μια βάση δεδομένων ή να δημιουργήσει ένα σύστημα. Προσδιορίστε τις δεξιότητες που είναι απαραίτητες για την ολοκλήρωση της εργασίας και προσδιορίστε τα σύνολα δεξιοτήτων των διαθέσιμων πόρων. Ίσως χρειαστεί ακόμη και να προσδιορίσετε τα επίπεδα δεξιοτήτων , όπως το αρχικό επίπεδο, το μεσαίο επίπεδο και το ειδικό.

Εγγραφείτε στον μύθο των απεριόριστων πόρων

Εάν δεν υπολογίζετε την προσπάθεια και τη διάρκεια κάθε εργασίας, διατρέχετε τον κίνδυνο να αναθέσετε υπερβολική εργασία σε έναν μόνο πόρο. Στις περισσότερες περιπτώσεις, οι πόροι δεν διατίθενται σε έργα πλήρους απασχόλησης. Πολλοί πόροι λειτουργούν σε μια οργάνωση matrix . εργάζονται σε πολλά έργα ή κάνουν εργασίες έργου.

Εάν δεν καθορίσετε πόσο χρόνο πρέπει να δαπανηθούν οι πόροι για το έργο και δεν ισοπεδώσετε την εργασία αναλόγως, αντιμετωπίζετε μια δυσάρεστη έκπληξη όταν το έργο καθυστερεί επειδή οι πόροι του δεν είναι αφιερωμένοι 100 τοις εκατό ή επειδή τους έχετε υπερκατανείμει.

Βασιστείτε σε μη ρεαλιστικές εκτιμήσεις

Ως διαχειριστής έργου, βασίζεστε στα μέλη της ομάδας για να παρέχουν ακριβείς εκτιμήσεις κόστους και διάρκειας της εργασίας τους. Εξάλλου, δεν μπορείς να είσαι ειδικός σε κάθε τομέα. Ωστόσο, επειδή εξακολουθείτε να είστε υπόλογοι για το χρονοδιάγραμμα και τον προϋπολογισμό που αναπτύσσετε, θα πρέπει να κατανοήσετε πώς αναπτύχθηκαν οι εκτιμήσεις και στη συνέχεια να επαληθεύσετε την κατάλληλη μέθοδο εκτίμησης.

Στην ενότητα Σημειώσεις, τεκμηριώστε τη βάση των εκτιμήσεων και τις παραδοχές που χρησιμοποιούνται για την ανάπτυξη μιας εκτίμησης που θα σας βοηθήσει να παρακολουθείτε τις μεταβλητές που σχετίζονται με την εκτίμηση.

Ξεχάστε να προετοιμαστείτε για τον Νόμο του Μέρφι

Ένας διαχειριστής έργου έχει μια στάση can-do. Το να ασχολείσαι με την επίλυση προβλημάτων και την παροχή αποτελεσμάτων, ωστόσο, δεν σημαίνει ότι μπορείς να αντέχεις να είσαι τυφλά αισιόδοξος για τα έργα. Η έγκαιρη παράδοση και ο προϋπολογισμός εξαρτάται εν μέρει από τη δημιουργία αποθεματικού έκτακτης ανάγκης τόσο για το χρονοδιάγραμμα όσο και για τον προϋπολογισμό. Μπορείτε να δημιουργήσετε αποθεματικό για μεμονωμένες εργασίες που είναι εγγενώς επικίνδυνες και να ορίσετε ένα συνολικό αποθεματικό έργου. Για απλούστερα έργα, αρκεί ένα αποθεματικό 10 τοις εκατό. Για τεχνολογία αιχμής, μπορεί να χρειαστείτε ένα απόθεμα 50 τοις εκατό ή περισσότερο.

Υποκύψτε στη συνάντηση της τρέλας

Το Νο. 1 εμπόδιο στην ολοκλήρωση των εργασιών είναι αναμφίβολα η Συνάντηση. Μπορεί να θυμηθείτε τις εργάσιμες ημέρες που περάσατε από τη μια συνάντηση στην άλλη, μόνο για να φτάσετε στο τέλος της ημέρας και να συνειδητοποιήσετε ότι δεν καταφέρατε να ολοκληρώσετε καμία από τις δικές σας εργασίες. Πιθανότατα δεν χρειαζόταν να τα παρακολουθήσετε όλα — ή ότι αν τουλάχιστον είχαν γίνει πιο αποτελεσματικά, θα μπορούσαν να είχαν ολοκληρωθεί στον μισό χρόνο.

Σταματήστε την τρέλα των συναντήσεων! Προγραμματίστε συσκέψεις — ακόμη και εβδομαδιαίες συναντήσεις κατάστασης — μόνο όταν είναι απαραίτητο. Πειραματιστείτε πραγματοποιώντας συναντήσεις ομάδας κάθε δύο εβδομάδες ή πραγματοποιώντας κατ' ιδίαν συναντήσεις με μεμονωμένα μέλη της ομάδας.

Εάν ένα συγκεκριμένο θέμα της ημερήσιας διάταξης απαιτεί τη συμβολή ενός ενδιαφερόμενου μέρους, προσκαλέστε αυτό το άτομο να παραστεί μόνο σε αυτό το μέρος της συνάντησης και, στη συνέχεια, δικαιολογηθείτε να επιστρέψετε στην εργασία σας.

Ξεχάστε ότι είναι μόνο ένα μοντέλο

Αφού μάθετε πώς να δημιουργήσετε ένα αποτελεσματικό χρονοδιάγραμμα χρησιμοποιώντας το Project, μην μπερδεύετε το χρονοδιάγραμμα με την πραγματικότητα. Το χρονοδιάγραμμα είναι απλώς ένα μοντέλο πραγματικότητας, δεδομένων των πληροφοριών που ήταν διαθέσιμες εκείνη τη στιγμή. Οι πληροφορίες, οι υποθέσεις, οι εκτιμήσεις και οι πόροι αλλάζουν, οι κίνδυνοι και τα ζητήματα είναι πάντα παρόντα, και φυσικά αλλάζει το εύρος του έργου. Ως εκ τούτου, μόλις βάλετε τη βάση του έργου, είναι πιθανώς ξεπερασμένο.

Φυσικά, κάντε ό,τι καλύτερο μπορείτε για να ενημερώσετε το μοντέλο με τις πιο πρόσφατες πληροφορίες, αλλά να θυμάστε ότι ο απλός προγραμματισμός ενός συμβάντος δεν εγγυάται ότι θα συμβεί.

Βασιζόμενος στα θαύματα

Εάν δεν μπορείτε να καταλάβετε πώς να τηρήσετε μια προθεσμία δεδομένων των πόρων και των πληροφοριών που εισάγετε στο Project, είναι απίθανο να τηρήσετε αυτήν την προθεσμία. Στην πραγματικότητα, το Project μπορεί να σας βοηθήσει να επικοινωνήσετε τα προβλήματα που ενυπάρχουν σε μια επιθετική ημερομηνία παράδοσης. Μπορείτε να δείξετε στους ενδιαφερόμενους το χρονοδιάγραμμα και να τους ζητήσετε να σας βοηθήσουν να καθορίσετε πώς να επιταχύνετε την ολοκλήρωση των εργασιών. Σε ορισμένες περιπτώσεις, οι ενδιαφερόμενοι μπορούν να παρέχουν σχετικές πληροφορίες που σας βοηθούν να ολοκληρώσετε νωρίτερα. Σε άλλες περιπτώσεις, ωστόσο, θέλουν το έργο να έχει ολοκληρωθεί μέχρι μια συγκεκριμένη ημερομηνία, αλλά δεν υπάρχει εύλογος τρόπος να τηρηθεί η ημερομηνία λήξης.

Όταν αντιμετωπίζετε μια μη ρεαλιστική προθεσμία, τηρήστε την όσο καλύτερα μπορείτε. Εάν η προθεσμία είναι απλώς αδύνατη, ωστόσο, αναγνωρίστε την. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Project για να αναζητήσετε εναλλακτικές προσεγγίσεις για την επίτευξη των παραδοτέων του έργου — αν και δεν μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε για τη συμπίεση του χρόνου.