Δέκα αξεσουάρ για το Outlook 2013

Το Outlook 2013 μπορεί να κάνει πολλά για εσάς χωρίς εξωτερική βοήθεια, αλλά μερικά καλά μελετημένα αξεσουάρ μπορούν να κάνουν τη ζωή σας ακόμα πιο εύκολη. Ορισμένα αγαπημένα αξεσουάρ αντισταθμίζουν τις δυνατότητες που θα έπρεπε να έχει το Outlook αλλά δεν τις έχει. Ορισμένα αξεσουάρ σάς βοηθούν να χρησιμοποιείτε τα δεδομένα του Outlook οπουδήποτε και οποτεδήποτε.

Smartphones

Τα smartphone είναι παντού σήμερα και είναι ίσως το πιο ισχυρό «αξεσουάρ» του Outlook. Εάν δεν έχετε ψωνίσει για νέο κινητό τηλέφωνο τελευταία, τα smartphone είναι κινητά τηλέφωνα με ενσωματωμένο λογισμικό προσωπικής οργάνωσης. Τα κορυφαία smartphone αυτή τη στιγμή περιλαμβάνουν το iPhone και συσκευές που βασίζονται σε Android, όπως το Motorola Droid. (Το BlackBerry χάνει γρήγορα έδαφος.)

Παρόλο που μπορείτε να εισαγάγετε και να διαχειριστείτε δεδομένα σε μια στιγμή με το Outlook, μπορείτε να έχετε τις πιο σημαντικές πληροφορίες του Outlook στην τσέπη σας σε οποιοδήποτε smartphone που έχετε μαζί σας. Μπορείτε ακόμη και να διαβάσετε το email σας στο μετρό χρησιμοποιώντας ένα smartphone.

Το Outlook δεν θα εκτελεί smartphone, αλλά πολλές εφαρμογές τρίτων θα συνδέσουν το smartphone σας με το Outlook. Ελέγξτε το κατάστημα εφαρμογών του smartphone σας.

το γραφείο της Microsoft

Όταν κυκλοφόρησε για πρώτη φορά το Outlook, ήταν μέρος της σουίτας Microsoft Office 97. Σε ορισμένες περιπτώσεις, η Microsoft προσφέρει το Outlook ως αυτόνομο προϊόν (ή σε πακέτο με τον Internet Explorer), επομένως ενδέχεται να μην έχετε πάντα τα πλεονεκτήματα της συνδυασμένης χρήσης του Microsoft Office και του Outlook.

Το Office σάς δίνει τη δυνατότητα να κάνετε κάθε είδους κόλπα με εξερχόμενα e-mail και γραφικά, ενώ το Outlook καθιστά εύκολη την ανταλλαγή της εργασίας που έχετε δημιουργήσει στο Office μέσω e-mail.

Ένας σαρωτής επαγγελματικών καρτών

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε πολλές μάρκες σαρωτών επαγγελματικών καρτών για να αντιγράψετε στοιχεία επικοινωνίας στο Outlook από τις επαγγελματικές κάρτες που συλλέγετε σε συσκέψεις, συνέδρια και εμπορικές εκθέσεις. Φυσικά, μπορείτε να εισαγάγετε όλες τις πληροφορίες χειροκίνητα, αλλά εάν συλλέγετε περισσότερες από μερικές δεκάδες κάρτες την εβδομάδα, ένας σαρωτής επαγγελματικών καρτών μπορεί να σας εξοικονομήσει πολλή δουλειά.

Υπηρεσία δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας Mozy

Δοκιμάστε την υπηρεσία δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας Mozy για να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας των δεδομένων σας στο Outlook. Το Mozy είναι μια υπηρεσία που δημιουργεί αυτόματα αντίγραφα ασφαλείας των πιο κρίσιμων δεδομένων στον υπολογιστή σας και τα αποθηκεύει στο Διαδίκτυο όπου είναι ασφαλή. Εάν ο υπολογιστής σας καταρρεύσει ή εάν, ο παράδεισος, πρέπει να υποστείτε πυρκαγιά, πλημμύρα ή άλλη καταστροφή που καταστρέφει τον υπολογιστή σας, μπορείτε να ανακτήσετε τις πληροφορίες σας και να ξεκινήσετε από εκεί που σταματήσατε.

Θα χρειαστείτε σύνδεση στο Διαδίκτυο υψηλής ταχύτητας για να χρησιμοποιήσετε το Mozy. Κοστίζει ανά μήνα, αλλά η ηρεμία αξίζει κάθε δεκάρα.

Xobni πρόσθετο

Τα Εισερχόμενα που γράφονται προς τα πίσω είναι το Xobni, ένα πρόσθετο που σας βοηθά να αναζητήσετε, να ταξινομήσετε και να αναλύσετε τις πληροφορίες που αποθηκεύετε στο Outlook. Μπορεί ακόμη και να σας πει ποια ώρα της ημέρας σας στέλνει πιο συχνά email το αφεντικό σας. (Ακολουθεί μια υπόδειξη: Να είστε διαθέσιμοι τότε.) Μερικά από τα καλύτερα κόλπα του Xobni έχουν ήδη προστεθεί στο Outlook, αλλά μπορείτε να δώσετε στη δωρεάν δοκιμαστική έκδοση του Xobni μια περιστροφή για να δείτε αν σας αρέσει.

Microsoft SharePoint

Μέχρι τώρα, το Microsoft SharePoint βρισκόταν πιο συχνά σε μεγάλους οργανισμούς που χρειάζονταν έναν τρόπο να μοιράζονται πληροφορίες και να συνεργάζονται ομαλά. Το πρόγραμμα ήταν πολύ δυσκίνητο και ακριβό για ιδιώτες χρήστες και οικιακές επιχειρήσεις. Τώρα οποιοσδήποτε μπορεί να αγοράσει μια υπηρεσία που ονομάζεται SharePoint Online, όπως αποκαλεί η Microsoft τη συνδρομητική έκδοση του SharePoint που πουλάει. Πληρώνετε ανάλογα με το επίπεδο εξυπηρέτησης που θέλετε.

Εάν έχετε μια τακτική ομάδα που συνεργάζεται σε επαγγελματικά έργα, μπορείτε να δοκιμάσετε το SharePoint ως εργαλείο για την κοινή χρήση εγγράφων και άλλων πληροφοριών.

Microsoft Exchange

Πολλές από τις δυνατότητες που φαίνεται να είναι ενσωματωμένες στο Outlook απαιτούν στην πραγματικότητα να εκτελέσετε ένα πρόγραμμα που ονομάζεται Microsoft Exchange. Το Exchange σάς επιτρέπει να μοιράζεστε τις πληροφορίες του Outlook με άλλα άτομα στο γραφείο σας και να συντονίζετε συσκέψεις και εργασίες.

Μπορείτε να νοικιάσετε λογαριασμούς Microsoft Exchange από πολλούς διαφορετικούς προμηθευτές, συμπεριλαμβανομένης της Microsoft, με μηνιαία χρέωση ανά χρήστη.

Πιλοτάρισμα

Με τους διαδικτυακούς γίγαντες όπως η Google να αναπνέουν από το λαιμό της, η Microsoft σπεύδει να δημιουργήσει διαδικτυακές υπηρεσίες που μπορούν να κρατήσουν πελάτες. Το SkyDrive είναι η είσοδος cloud της Microsoft και αντικαθιστά το Windows Live. Είναι η ομπρέλα κάτω από την οποία μπορείτε να βρείτε μια ολόκληρη σειρά από δωρεάν υπηρεσίες που βελτιώνουν και επεκτείνουν το Microsoft Office, συμπεριλαμβανομένης της πρόσβασης στα αρχεία σας μέσω του ιστού.

Αυτό το εξαιρετικό εργαλείο εγκαθίσταται αυτόματα με το Office ή μπορείτε να κάνετε λήψη της εφαρμογής . Από την κοινή χρήση αρχείων έως τη δημοσίευση ημερολογίου, θα έχετε μεγάλη αξία από το SkyDrive.

Υπηρεσίες γραπτών μηνυμάτων

Υποστήριξη για τις υπηρεσίες Outlook Mobile Services, την υπηρεσία που παρέχει υποστήριξη για μηνύματα SMS (μηνύματα κειμένου), σημαίνει ότι θα χρειαστείτε έναν διακομιστή MS Exchange που υποστηρίζει μηνύματα SMS/MMS (βασικά επιλεγμένους εταιρικούς χρήστες). Για όσους από εσάς δεν είστε ένας από τους επιλεγμένους, θα χρειαστεί να εντοπίσετε έναν τρίτο πάροχο υπηρεσιών. Αναζητήστε στον ιστό μια υπηρεσία που καλύπτει τις ανάγκες σας.

Dymo LabelWriter

Οι άνθρωποι που σχεδίασαν το Outlook ενθουσιάστηκαν τόσο πολύ με το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο που ξέχασαν τελείως αυτό το παλιομοδίτικο σύστημα γραμματοσήμων και χαρτιού που ορισμένοι εξακολουθούν να προτιμούν. (Τι γραφικό!) Το Outlook από μόνο του μπορεί να αποθηκεύσει δισεκατομμύρια ταχυδρομικές διευθύνσεις, αλλά δεν κάνει πολύ καλή δουλειά όταν βάζει μια διεύθυνση σε έναν φάκελο.

Το Dymo LabelWriter μπορεί να γεφυρώσει αυτό το χάσμα, εκτυπώνοντας οποιαδήποτε διεύθυνση από το Outlook σε μια βολική ετικέτα που μπορείτε να κολλήσετε σε μια συσκευασία ή φάκελο πιο γρήγορα από ό,τι μπορείτε να πείτε Ταχυδρομική Υπηρεσία Ηνωμένων Πολιτειών.