Γνωρίστε τη δυνατότητα συγχώνευσης αλληλογραφίας του Word 2007

Το Mail M erge είναι μια δυνατότητα στο Word 2007 που σας επιτρέπει να λαμβάνετε ένα μεμονωμένο έγγραφο, όπως ένα γράμμα, να ανακατεύετε σε μια λίστα ονομάτων και δεδομένων και να συνδυάζετε (συγχωνεύετε ) τα πάντα σε ένα τελικό σύνολο εγγράφων, καθένα από τα οποία είναι προσαρμοσμένο και σχεδόν προσωπική. Μπορείτε επίσης να συγχωνεύσετε μηνύματα e-mail, φακέλους, ετικέτες και λίστες πληροφοριών.

Προφανώς, η συγχώνευση αλληλογραφίας είναι χρήσιμη, αλλά προτού βυθιστείτε στη διαδικασία, μπορεί να σας φανεί χρήσιμο να εξοικειωθείτε με τους ακόλουθους όρους:

• Κύριο έγγραφο: Αυτό είναι το έντυπο γράμμα, το έγγραφο που περιέχει τις διάφορες θέσεις συμπλήρωσης των κενών. Αλλά ξεκινά όπως κάθε άλλο έγγραφο στο Word, με μορφοποίηση, αριθμούς σελίδων ή οτιδήποτε άλλο θέλετε να προσθέσετε.

• Λίστα διευθύνσεων: Οι πληροφορίες που χρησιμοποιείτε για τη δημιουργία προσαρμοσμένων γραμμάτων διατηρούνται σε έναν τύπο αρχείου βάσης δεδομένων — βασικά, σε μια λίστα ονομάτων και άλλων δεδομένων. Είναι αυτά τα ονόματα και άλλα που συγχωνεύονται με το κύριο έγγραφο για να σχηματίσουν μεμονωμένα προσαρμοσμένα γράμματα. Εάν σκοπεύετε να κάνετε μια συγχώνευση αλληλογραφίας ως μέρος της τακτικής ρουτίνας σας, θέλετε να δημιουργήσετε μια λίστα διευθύνσεων που μπορείτε να χρησιμοποιείτε ξανά και ξανά.

• Πεδία: Αυτά είναι τα στοιχεία συμπλήρωσης των κενών μέσα στο κύριο έγγραφο. Κάθε πεδίο αντιπροσωπεύει ένα στοιχείο από τη λίστα διευθύνσεων, μια πληροφορία δεδομένων. Τα περιεχόμενα του πεδίου ρέουν από τη λίστα διευθύνσεων και στο κύριο έγγραφο, όπου εμφανίζονται τα δεδομένα του πεδίου (μετά τη συγχώνευση). Τα πεδία είναι αυτά που καθιστούν δυνατή τη συγχώνευση αλληλογραφίας.

Το να συνεργαστούν αυτά τα τρία πράγματα είναι η ουσία του Mail Merge. Στο Word 2007, τα εργαλεία για να συμβεί αυτό βρίσκονται στην καρτέλα Αλληλογραφία.