Γνωριμία με τις προβολές στο Outlook 2007

Στο Outlook 2007, κάθε λειτουργική μονάδα του Outlook έχει τη δική της επιλογή προβολών. Κάθε τύπος προβολής είναι οργανωμένος για να κάνει ένα συγκεκριμένο χαρακτηριστικό των πληροφοριών σας εμφανές με την πρώτη ματιά. Μπορείτε να αλλάξετε τον τρόπο προβολής μιας προβολής ταξινομώντας, φιλτράροντας ή ομαδοποιώντας. Δεν μπορείτε να κάνετε πολύ στραβά με τις προβολές, επειδή μπορείτε εύκολα να δημιουργήσετε νέες προβολές, εάν οι παλιές μπερδευτούν. Μη διστάσετε λοιπόν να πειραματιστείτε.

Δεν χρειάζεται να κάνετε τίποτα για να δείτε μια θέα. Το Outlook εμφανίζει πάντα μια προβολή. Η θέα είναι αυτό που καταλαμβάνει το μεγαλύτερο μέρος της οθόνης τις περισσότερες φορές. Οι περισσότεροι άνθρωποι δεν γνωρίζουν καν ότι έχουν μια επιλογή από προβολές του Outlook. χρησιμοποιούν απλώς τις προβολές που εμφανίζονται την πρώτη φορά που χρησιμοποιούν το Outlook. Τώρα λοιπόν είστε ένα βήμα μπροστά από το παιχνίδι.

Κάθε προβολή έχει ένα όνομα, το οποίο μπορείτε να δείτε σε πολλά διαφορετικά σημεία:

• Όταν κάνετε κλικ στο κουμπί Οργάνωση και επιλέγετε Χρήση προβολών, το όνομα της τρέχουσας προβολής επισημαίνεται.

• Μερικές φορές, η λίστα με τις διαθέσιμες προβολές εμφανίζεται στο παράθυρο περιήγησης.

• Εάν όλα τα άλλα αποτύχουν, ανατρέξτε στο μενού Τρέχουσα προβολή, όπου εμφανίζεται ένα σημάδι δίπλα στο όνομα της τρέχουσας προβολής.

Για να δείτε το μενού Τρέχουσα προβολή, επιλέξτε Προβολή –> Τρέχουσα προβολή. Το μενού Τρέχουσα προβολή παραθέτει όλες τις προβολές που είναι διαθέσιμες στην τρέχουσα λειτουργική μονάδα.

Προβολή πίνακα/λίστας

Όλες οι λειτουργικές μονάδες περιέχουν κάποια έκδοση της προβολής πίνακα — ένα ορθογώνιο που αποτελείται από σειρές και στήλες. Ορισμένα μενού του Outlook αναφέρονται επίσης σε αυτήν τη διάταξη ως προβολή λίστας. Και στις δύο περιπτώσεις, εάν δημιουργήσετε ένα νέο στοιχείο (προσθέτοντας μια νέα εργασία στη Λίστα εργασιών σας, για παράδειγμα), εμφανίζεται μια νέα σειρά στην προβολή πίνακα. Βλέπετε μία σειρά για κάθε εργασία στην προβολή πίνακα.

Τα ονόματα των προβολών πίνακα περιέχουν συχνά τη λέξη Λίστα, όπως στην Απλή λίστα, στη Λίστα τηλεφώνων ή απλώς στη Λίστα. Η λέξη Λίστα σημαίνει ότι σχηματίζουν έναν απλό πίνακα με είδη βανίλιας, ακριβώς όπως μια λίστα παντοπωλείου. Άλλα ονόματα προβολής πίνακα ξεκινούν με τη λέξη By, που σημαίνει ότι τα στοιχεία στην προβολή ομαδοποιούνται με συγκεκριμένο τύπο πληροφοριών, όπως τύπο καταχώρισης ή όνομα επαφής.

Προβολή εικονιδίων

Η προβολή εικονιδίων είναι η απλούστερη προβολή — απλώς μια δέσμη εικονιδίων με ονόματα ενωμένα στην οθόνη. Οι μόνες προβολές εικονιδίων που παρέχονται με το Outlook είναι για την προβολή σημειώσεων και φακέλων αρχείων. Η προβολή εικονιδίων δεν εμφανίζει πολλές πληροφορίες και σε κάποιους αρέσει έτσι. Μπορείτε εύκολα να μεταβείτε σε άλλη προβολή εάν χρειαστεί να δείτε περισσότερα.

Προβολή χρονολογίου

Η προβολή λωρίδας χρόνου σάς δείχνει ένα σύνολο μικρών εικονιδίων τακτοποιημένα σε όλη την οθόνη. Τα εικονίδια ψηλότερα στην οθόνη αντιπροσωπεύουν δημιουργημένα αντικείμενα ή εργασίες που ξεκίνησαν νωρίτερα μέσα στην ημέρα. Τα εικονίδια πιο αριστερά δημιουργήθηκαν σε παλαιότερη ημερομηνία.

Το Timeline στη λειτουργική μονάδα Tasks σχεδιάζει επίσης μια γραμμή που αντιπροσωπεύει το χρονικό διάστημα που απαιτείται για την εκτέλεση μιας εργασίας, εάν έχετε καθορίσει τους χρόνους έναρξης και λήξης της.

Μια προβολή Χρονολογίου περιλαμβάνει τέσσερα κουμπιά γραμμής εργαλείων που σας επιτρέπουν να αλλάξετε τη χρονική διάρκεια που θέλετε να προβάλετε:

• Σήμερα

• Ημέρα (όχι απαραίτητα σήμερα)

• Εβδομάδα

• Μήνας

Όπως μπορείτε σε όλες τις άλλες ρυθμίσεις προβολής, μπορείτε να κάνετε κλικ για να μετακινηθείτε μεταξύ των προβολών μιας ημέρας και των επτά ημερών και αντίστροφα. (Είναι σαν να αλλάζετε τηλεοπτικά κανάλια, αλλά δεν χρειάζεται να διαφωνείτε για το ποιος θα πάρει το τηλεχειριστήριο.)

Προβολή καρτών

Η προβολή καρτών έχει σχεδιαστεί για τη λειτουργική μονάδα Επαφές. Κάθε στοιχείο επαφής λαμβάνει το δικό του μικρό μπλοκ πληροφοριών. Κάθε μικρό μπλοκ εμφανίζει λίγες ή πολλές πληροφορίες για το αντικείμενο, ανάλογα με το είδος της κάρτας.

Η προβολή Κάρτες σάς δείχνει μόνο μερικά στοιχεία κάθε φορά, επειδή οι κάρτες είναι πολύ μεγάλες. Για να βρείτε ένα όνομα στη λίστα επαφών σας, πληκτρολογήστε το πρώτο γράμμα του ονόματος στο οποίο έχει καταχωρηθεί η επαφή σας. Προτού το καταλάβετε, βλέπετε την Κάρτα Διεύθυνσης αυτού του ατόμου. Επίσης, να είστε συνεπείς με τη σειρά ονόματος: Να βάζετε πάντα το όνομα πρώτο (ή τελευταίο) όταν εισάγετε μια επαφή.

Προβολή ημέρας/εβδομάδας/μήνας

Η προβολή ημέρας/εβδομάδας/μήνας έχει σχεδιαστεί ειδικά για το ημερολόγιο. Όπως μια προβολή Χρονολογίου, αυτή η προβολή προσθέτει τα κουμπιά Ημέρα, Εβδομάδα Εργασίας, Εβδομάδα και Μήνας στη γραμμή εργαλείων, επιτρέποντάς σας να κάνετε εναλλαγή μεταξύ των προβολών εύκολα. Όλες αυτές οι προβολές εμφανίζουν επίσης ένα μηνιαίο ημερολόγιο. Μπορείτε να κάνετε κλικ σε οποιαδήποτε ημερομηνία σε αυτό το ημερολόγιο για να αλλάξετε την προβολή σας σε αυτήν την ημερομηνία.