Γιατί να κάνετε πρόβλεψη με το Excel;

Οι άνθρωποι τείνουν να σκέφτονται τη διαδικασία της πρόβλεψης πωλήσεων ως μια απότομη απάντηση σε μια ξέφρενη έκκληση για επιβεβαίωση από κάποιο νευρικό, νευρικό, διεγερτικό αντιπρόεδρο που ανησυχεί μήπως χρειαστεί να ξεσκονίσει το βιογραφικό. Και συχνά, έχετε κάποιους λόγους να πιστεύετε ότι αυτό ακριβώς συμβαίνει.

Υπάρχουν όμως πολλοί πιο παραγωγικοί λόγοι για να μπείτε στον κόπο να συγκεντρώσετε βασικά δεδομένα, να τα βάλετε στη σωστή μορφή για να υποστηρίξετε μια αξιόπιστη πρόβλεψη, να κάνετε την ανάλυση και μετά να την ερμηνεύσετε από το να απαντήσετε απλώς σε έναν αντιπρόεδρο που φοβάται ότι η δουλειά είναι στη γραμμή. Εδώ είναι μερικοί από αυτούς τους λόγους.

Για να σχεδιάσετε στρατηγικές πωλήσεων

Εάν μπορείτε να χρησιμοποιήσετε προβλέψεις πωλήσεων για να ελέγξετε είτε τα μελλοντικά έσοδα είτε τις πωλήσεις μονάδων είτε και τα δύο, μπορείτε να βοηθήσετε ομάδες όπως το Μάρκετινγκ, η Διαχείριση Προϊόντων και η Παραγωγή να λαμβάνουν αποφάσεις σχετικά με δραστηριότητες όπως η προώθηση, η τιμολόγηση και η αγορά — καθεμία από τις οποίες επηρεάζει τα αποτελέσματα των πωλήσεων της εταιρείας σας καθώς και τα καθαρά της έσοδα.

Ας υποθέσουμε ότι ρίχνετε μια ματιά στα αποτελέσματα των τριμηνιαίων πωλήσεων σε μια περίοδο αρκετών ετών και βλέπετε ότι κατά τη διάρκεια αυτής της περιόδου οι πωλήσεις ενός συγκεκριμένου προϊόντος μειώνονται ελαφρά. (Εάν η πτώση ήταν απότομη, δεν θα χρειαζόταν να κοιτάξετε μια γραμμή βάσης - όλοι, από το τμήμα πωλήσεων μέχρι τον Διευθύνοντα Σύμβουλο θα κροτάλιζε το κλουβί σας.) Η πρόβλεψή σας δείχνει ότι η πτώση είναι πιθανό να συνεχιστεί. Εξαφανίζεται η αγορά του προϊόντος; Αυτο εξαρταται. Πρέπει πρώτα να ρωτήσεις και να απαντήσεις κάποιες άλλες ερωτήσεις.

• Είναι το προϊόν εμπόρευμα; Μερικοί επιχειρησιακοί αναλυτές χλευάζουν τα εμπορεύματα — δεν είναι πολύ λαμπερά, τελικά — αλλά τα εμπορεύματα μπορεί να είναι πολύ κερδοφόρα προϊόντα εάν κυριαρχείτε στην αγορά. Εάν δεν κυριαρχείτε στην αγορά, ίσως δεν θα έπρεπε να είστε στην αγορά για αυτό το εμπόρευμα. Έτσι, οι ανταγωνιστές σας έχουν μειώσει το μερίδιο αγοράς σας ή το συνολικό μέγεθος της αγοράς συρρικνώνεται; Εάν το πρόβλημα είναι ο ανταγωνισμός, ίσως θέλετε να κάνετε κάτι για να πάρετε πίσω το μερίδιό σας, ακόμα κι αν αυτό απαιτεί τη διάθεση περισσότερων πόρων στη σειρά προϊόντων — όπως η ανανέωση του εξοπλισμού της κατασκευής του, η διάθεση περισσότερων δολαρίων σε προσφορές ή η μείωση της τιμής. Αλλά εάν η ίδια η συνολική αγορά συρρικνώνεται, ίσως είναι καιρός να διασωθεί.
• Πόσο χρονών είναι το προϊόν; Τα προϊόντα έχουν κύκλους ζωής. Όταν τα προϊόντα είναι φωτεινά και λαμπερά, τα έσοδα από τις πωλήσεις μπορεί να αυξηθούν απότομα σε αρκετά σύντομο χρονικό διάστημα. Όταν τα προϊόντα φθάνουν στην ωριμότητα, οι πωλήσεις συνήθως ισοπεδώνονται. Και μετά, καθώς φτάνουν νεότερα, καλύτερα, πιο εντυπωσιακά προϊόντα, οι πωλήσεις αρχίζουν να πέφτουν. Σκεφτείτε ροή βίντεο έναντι DVD. Αποκτήστε το Μάρκετινγκ και τη Διαχείριση Προϊόντων για να αξιολογήσετε εάν το προϊόν μακρύνει στο δόντι. Αν είναι, ίσως είναι καιρός να βγούμε έξω. Εναλλακτικά, μπορεί να είναι έξυπνο να εμπλουτίσετε το προϊόν και να το διαφοροποιήσετε από τις εκδόσεις του ανταγωνισμού, προκειμένου να αποσπάσετε κάποια πιο κερδοφόρα έσοδα από αυτό προτού το εγκαταλείψετε. Η πρόβλεψη μπορεί να δώσει μια τέτοια απόφαση, αν και δεν μπορεί να την κάνει για εσάς.
• Πώς θα υποστηρίξουν οι πωλήσεις το προϊόν; Εάν η εταιρεία σας αποφασίσει ότι δεν είναι ακόμη ώρα να εγκαταλείψει το προϊόν, η Διοίκηση Πωλήσεων πρέπει να λάβει κάποιες αποφάσεις σχετικά με τον τρόπο κατανομής των πόρων της — δηλαδή τους αντιπροσώπους πωλήσεών της. Ένας τρόπος για να το κάνετε αυτό, φυσικά, είναι να βγάλετε το προϊόν από τις τσάντες ορισμένων αντιπροσώπων και να το αντικαταστήσετε με ένα άλλο, πιο στιβαρό προϊόν. (Λάβετε υπόψη ότι ορισμένοι εκπρόσωποι προτιμούν παλαιότερα προϊόντα επειδή μπορούν να χρησιμοποιήσουν γνωστές στρατηγικές πωλήσεων.)
• Είναι δυνατόν η μείωση των πωλήσεων να οφείλεται περισσότερο σε οικονομικές συνθήκες μεγάλης κλίμακας παρά σε προβλήματα με το ίδιο το προϊόν; Αν ναι, μπορεί να αποφασίσετε να παραμείνετε και να περιμένετε τη βελτίωση της οικονομίας, της εμπιστοσύνης των καταναλωτών ή του δείκτη των κορυφαίων οικονομικών δεικτών, αντί να πάρετε μια δραστική απόφαση να εγκαταλείψετε μια σειρά προϊόντων.

Υπάρχει τουλάχιστον μια καλή πτυχή σε ένα προϊόν που εισέρχεται στο τελικό στάδιο του κύκλου ζωής του: Είναι πολύ πιθανό να έχετε πολλά ιστορικά δεδομένα για τα στοιχεία των πωλήσεών του. Και γενικά, όσο περισσότερα ιστορικά δεδομένα έχετε για να βασίσετε μια πρόβλεψη, τόσο περισσότερη εμπιστοσύνη μπορείτε να έχετε σε αυτήν την πρόβλεψη.

Για το μέγεθος των αποθεμάτων

Για παράδειγμα, όταν διαχειρίζεστε αποθέματα εξοπλισμού μεταπώλησης, μπορείτε να μειώσετε το μέγεθος του εξοπλισμού που προορίζεται για πώληση σε πελάτες, χωρίς να καταφύγετε σε απομειώσεις. Κάνετε αυτό προβλέποντας τις πωλήσεις ανά σειρά προϊόντων, κάτι που σας βοηθά να πείτε ποια προϊόντα αναμένεται να έχουν υψηλές αναλογίες στροφών (την ταχύτητα με την οποία θα πουλούσε η σειρά προϊόντων) και αγοράστε εκείνα σε ποσότητες που αύξησαν τις εκπτώσεις από τους προμηθευτές.

Ωστόσο, η απλή μείωση του μεγέθους του αποθέματος δεν είναι το τέλος της ιστορίας. Η πρόβλεψη πωλήσεων σάς βοηθά να σχεδιάζετε τη διαχείριση αποθέματος ακριβώς στην ώρα (JIT), ώστε να μπορείτε να χρονομετρήσετε τις αγορές σας ώστε να αντιστοιχούν στο πότε πρέπει να εκπληρωθούν οι πωλήσεις. Όσο λιγότερο χρόνο ξοδεύει το απόθεμα στην αποθήκη, τόσο λιγότερα χρήματα πληρώνετε για να το αφήσετε να παραμείνει εκεί περιμένοντας να πουληθεί.