Βρείτε τον δρόμο σας με το παράθυρο περιήγησης στο Outlook 2003

Η πλοήγηση μέσω ορισμένων προγραμμάτων υπολογιστή μπορεί να είναι επώδυνη, αλλά το Outlook μπορεί να μειώσει κάπως την ταλαιπωρία σας με τη βοήθεια του Παραθύρου πλοήγησης. Αυτό το τμήμα της οθόνης του Outlook ονομαζόταν παλαιότερα Γραμμή του Outlook, αλλά για να αποτρέψει οποιονδήποτε από το να διαπράξει EWI (E-mail ενώ ήταν σε κατάσταση μέθης), η Microsoft άλλαξε το όνομα αυτού του πλάσματος σε Παράθυρο πλοήγησης. Τώρα θα πρέπει να κάνετε την ανατροπή σας σε κάποιο άλλο πρόγραμμα.

Η στήλη στην αριστερή πλευρά της οθόνης του Outlook είναι αυτή που ονομάζεται Παράθυρο πλοήγησης. Περιέχει πολλά κουμπιά με ονόματα όπως Αλληλογραφία, Ημερολόγιο, Επαφές, Εργασίες και Σημειώσεις — τις βασικές μονάδες του Outlook.

Το παράθυρο περιήγησης αποτελείται από δύο τμήματα: ένα επάνω τμήμα παραθύρου και ένα κάτω τμήμα που αποτελείται από κουμπιά. Κάθε κουμπί στην κάτω ενότητα συνδέεται με μία από τις κύριες λειτουργικές μονάδες του Outlook — αλληλογραφία, ημερολόγιο, επαφές, εργασίες κ.λπ. Απλώς κάντε κλικ σε ένα κουμπί, σε οποιοδήποτε κουμπί, και θα δείτε τι θέτει σε κίνηση. Κάνοντας κλικ στο κουμπί αλλάζει το περιεχόμενο στην κύρια οθόνη για να ταιριάζει με αυτό που περιγράφει αυτό το κουμπί. Κάντε κλικ στο κουμπί Ημερολόγιο, για παράδειγμα, και εμφανίζεται μια οθόνη Ημερολογίου. Κάντε κλικ στις Επαφές και θα εμφανιστεί μια οθόνη για ονόματα και διευθύνσεις. Η διαδικασία είναι σαν να αλλάζετε τα κανάλια στην τηλεόραση. Εάν μεταβείτε σε ένα κανάλι που δεν θέλετε, μεταβείτε σε άλλο — κανένα πρόβλημα.

Η επάνω ενότητα του παραθύρου πλοήγησης εμφανίζει διαφορετικά είδη πληροφοριών σε διαφορετικές χρονικές στιγμές. Μερικές φορές το επάνω μισό του παραθύρου πλοήγησης εμφανίζει τη λίστα φακέλων, μερικές φορές εμφανίζει μια λίστα με τις διαθέσιμες προβολές και μερικές φορές περιέχει φράσεις με μπλε γράμματα. Μπορείτε να κάνετε κλικ σε μια φράση για να κάνετε κάτι όπως "Άνοιγμα κοινόχρηστου ημερολογίου". Εάν θέλετε να εμφανιστεί η λίστα φακέλων σε αυτήν την ενότητα του επάνω παραθύρου, επιλέξτε Μετάβαση –> Λίστα φακέλων.

Ακριβώς πάνω από το εικονίδιο αλληλογραφίας στο παράθυρο περιήγησης υπάρχει ένα γκρι περίγραμμα που χωρίζει κουμπιά στο κάτω μέρος από το επάνω μέρος της γραμμής. Εάν σύρετε αυτό το γκρι περίγραμμα προς τα κάτω με το ποντίκι σας, τα κουμπιά στο παράθυρο περιήγησης εξαφανίζονται ένα προς ένα. Αυτό είναι κάτι που ίσως θέλετε να κάνετε για να έχετε καλύτερη προβολή της λίστας φακέλων σας. Μπορείτε να κάνετε αυτά τα κουμπιά να εμφανίζονται ξανά σύροντας ξανά το γκρι περίγραμμα προς τα πάνω.

The Information Viewer: Το hotspot του Outlook

Το πρόγραμμα προβολής πληροφοριών είναι το μέρος όπου το μεγαλύτερο μέρος της ενέργειας συμβαίνει στο Outlook. Εάν το παράθυρο περιήγησης μοιάζει με τον επιλογέα καναλιών στην τηλεόρασή σας, τότε το πρόγραμμα προβολής πληροφοριών είναι σαν την οθόνη της τηλεόρασης. Όταν διαβάζετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, κοιτάζετε στο πρόγραμμα προβολής πληροφοριών για να διαβάσετε τα μηνύματά σας. εάν προσθέτετε ή αναζητάτε επαφές, βλέπετε ονόματα επαφών εδώ. Το πρόγραμμα προβολής πληροφοριών είναι επίσης όπου μπορείτε να κάνετε όλα τα φανταχτερά κόλπα ταξινόμησης που σας επιτρέπει να εκτελείτε κάθε λειτουργική μονάδα στο Outlook.

Επειδή μπορείτε να αποθηκεύσετε περισσότερες πληροφορίες στο Outlook από όσες θέλετε να δείτε ανά πάσα στιγμή, το πρόγραμμα προβολής πληροφοριών σάς εμφανίζει μόνο ένα τμήμα των διαθέσιμων πληροφοριών. Το Ημερολόγιο, για παράδειγμα, μπορεί να αποθηκεύσει ημερομηνίες από το έτος 1601 έως και το 4500. Αυτός είναι πολύς χρόνος, αλλά το Outlook τον αναλύει και σας τον εμφανίζει σε διαχειρίσιμα τμήματα στο πρόγραμμα προβολής πληροφοριών. Το μικρότερο κομμάτι Ημερολογίου που μπορείτε να δείτε είναι μια μέρα. η μεγαλύτερη φέτα είναι ένας μήνας.

Το πρόγραμμα προβολής πληροφοριών οργανώνει τα στοιχεία που σας εμφανίζει σε μονάδες που ονομάζονται προβολές. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τις προβολές που περιλαμβάνονται στο Outlook κατά την εγκατάσταση ή μπορείτε να δημιουργήσετε τις δικές σας προβολές και να τις αποθηκεύσετε.

Μπορείτε να πλοηγηθείτε μεταξύ των τμημάτων πληροφοριών που σας εμφανίζει το Outlook κάνοντας κλικ σε διάφορα μέρη του προγράμματος προβολής πληροφοριών. Μερικοί άνθρωποι χρησιμοποιούν τη λέξη περιήγηση για τη διαδικασία μετακίνησης στο πρόγραμμα προβολής πληροφοριών — είναι λίγο σαν να διαβάζετε τις σελίδες του βιβλίου ημερομηνιών τσέπης σας).

Μπορείτε να αλλάξετε την εμφάνιση του προγράμματος προβολής πληροφοριών με άπειρους τρόπους για να κάνετε την εργασία που κάνετε στο Outlook να έχει νόημα για εσάς. Για παράδειγμα, μπορεί να χρειαστεί να δείτε τα ραντεβού για μια μέρα ή μόνο τα στοιχεία που έχετε αντιστοιχίσει σε μια συγκεκριμένη κατηγορία. Οι προβολές μπορούν να σας βοηθήσουν να ρίξετε μια γρήγορη ματιά ακριβώς στο τμήμα των πληροφοριών που χρειάζεστε.

Πλοήγηση στη λίστα φακέλων

Εάν θέλετε να πλοηγηθείτε στο Outlook με πιο λεπτομερή τρόπο από ό,τι μπορείτε με το παράθυρο περιήγησης, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη λίστα φακέλων. Εάν πιστεύετε ότι τα κουμπιά του Πλαίσιο πλοήγησης είναι σαν τα κουμπιά επιλογής ενός αυτοκινήτου για την επιλογή αγαπημένων σταθμών, τότε η Λίστα φακέλων είναι σαν το κουμπί λεπτομέρειας που συντονίζει τους σταθμούς μεταξύ των αγαπημένων σας. Η Λίστα φακέλων σάς δείχνει απλώς τους φακέλους — τους φακέλους των Windows ή τους φακέλους του Outlook — όπου αποθηκεύονται τα αρχεία και τα στοιχεία του Outlook.

Μια ιστορία δύο φακέλων

Οι φάκελοι μπορεί να φαίνονται πιο συγκεχυμένοι από όσο πρέπει, επειδή, για άλλη μια φορά, η Microsoft έδωσε το ίδιο όνομα σε δύο διαφορετικά πράγματα. Όπως υπάρχουν δύο είδη Explorer (Windows και Internet), υπάρχουν περισσότερα από δύο είδη Outlook και περισσότερα από δύο είδη Windows (3.1, 95, 98, 2000, CE, NT, Me και XP). Ενδέχεται να εκτελείτε δύο διαφορετικά είδη φακέλων όταν χρησιμοποιείτε το Outlook — και ο καθένας συμπεριφέρεται διαφορετικά.

Ενδέχεται να είστε συνηθισμένοι σε φακέλους στα Windows 95 ή 98, τους οποίους αναζητάτε για την οργάνωση αρχείων. Μπορείτε να αντιγράψετε, να μετακινήσετε και να διαγράψετε αρχεία προς και από φακέλους στη μονάδα δίσκου σας. Το Outlook δεν ασχολείται με τέτοιου είδους φακέλους. Εάν χρειάζεται να διαχειριστείτε τα αρχεία που έχετε δημιουργήσει στον υπολογιστή σας, κάντε κλικ στο κουμπί Έναρξη των Windows XP και, στη συνέχεια, επιλέξτε Τα έγγραφά μου.

Το Outlook έχει τους δικούς του ειδικούς φακέλους για την αποθήκευση στοιχείων (στοιχεία ημερολογίου, ονόματα επαφών, εργασίες κ.λπ.) που δημιουργείτε στις διάφορες λειτουργικές μονάδες του Outlook. Κάθε λειτουργική μονάδα έχει το δικό της φάκελο και η Λίστα φακέλων σάς δίνει άμεση πρόσβαση σε οποιονδήποτε από αυτούς.

Εάν κοιτάζετε μια λειτουργική μονάδα του Outlook, όπως τα Εισερχόμενα, για παράδειγμα, και ενεργοποιείτε τη Λίστα φακέλων επιλέγοντας Μετάβαση –> Λίστα φακέλων, βλέπετε μια λίστα φακέλων που αντιπροσωπεύουν τις άλλες τυπικές λειτουργικές μονάδες του Outlook, όπως το Λίστα εργασιών, Επαφές, Ημερολόγιο και ούτω καθεξής.

Χρήση της λίστας φακέλων

Η μόνη φορά που πρέπει οπωσδήποτε να χρησιμοποιήσετε τη Λίστα φακέλων είναι όταν θέλετε να δημιουργήσετε έναν νέο φάκελο για έναν ξεχωριστό τύπο αντικειμένου (όπως μια ειδική λίστα επαφών ή έναν φάκελο για την υποβολή e-mail) ή να βρείτε ξανά αυτόν τον φάκελο για να χρησιμοποιήσετε τα στοιχεία έχετε αποθηκεύσει εκεί.

Πιθανότατα να μην χρησιμοποιήσετε ποτέ τη Λίστα φακέλων. Το παράθυρο περιήγησης περιλαμβάνει τις επιλογές φακέλων που χρησιμοποιούν οι περισσότεροι άνθρωποι τις περισσότερες φορές. Μπορεί να μην χρειαστεί ποτέ να πάρετε ένα διαφορετικό. Ευτυχώς, η Λίστα φακέλων εμφανίζεται μόνη της όταν είναι πιθανό να τη χρειαστείτε. Εάν δεν βλέπετε τη λίστα φακέλων αλλά θέλετε, επιλέξτε Μετάβαση –> Λίστα φακέλων (ή πατήστε Ctrl + 6). Είναι θέμα γούστου, οπότε διαλέξτε.