Βιβλιοθήκες εγγράφων και SharePoint 2010

Οι βιβλιοθήκες εγγράφων του SharePoint 2010 σάς επιτρέπουν να αποθηκεύετε και να μοιράζεστε αρχεία με ασφάλεια και προσθέτουν επίσης δυνατότητες που σας βοηθούν να διαχειριστείτε πράγματα όπως η ροή εργασιών εγγράφων (οι διαδικασίες που επιτρέπουν στους χρήστες να επεξεργάζονται, να σχολιάζουν και να εγκρίνουν έγγραφα) και τα ιστορικά εκδόσεων (τι συνέβη σε ένα αρχείο, και ποιος έκανε τι).

Και παρόλο που τα κοινόχρηστα αρχεία σάς παρέχουν μία διαδρομή μέσω φακέλων προς το έγγραφό σας, οι βιβλιοθήκες εγγράφων του SharePoint σάς παρέχουν άλλες διαδρομές για να αποκαλύψετε περιεχόμενο. Μπορείτε να αποκτήσετε πρόσβαση σε έγγραφα απευθείας μέσω του προγράμματος περιήγησης, μπορείτε να τα προσθέσετε σε φυσαλίδες σε Τμήματα Ιστού και μπορείτε να τα ταξινομήσετε και να τα φιλτράρετε με τα μεταδεδομένα και τους τύπους περιεχομένου τους. Και με τις βιβλιοθήκες εγγράφων, μπορείτε να εκθέσετε αρχεία με βάση τον τίτλο τους, όχι μόνο το όνομα του αρχείου τους.

Οι βιβλιοθήκες εγγράφων σάς δίνουν επίσης πολλές επιλογές σχετικά με τον τρόπο εισαγωγής των εγγράφων σε αυτές. Μπορείτε να αποθηκεύσετε ένα έγγραφο με τη διεύθυνση URL της βιβλιοθήκης εγγράφων, αλλά μπορείτε επίσης να στείλετε έγγραφα μέσω e-mail σε βιβλιοθήκες εγγράφων ή να κάνετε μεταφορά και απόθεση από την Εξερεύνηση των Windows. Και μπορείτε να δημιουργήσετε έγγραφα απευθείας στις βιβλιοθήκες εγγράφων τους.

Εάν κάνετε μια αναζήτηση σε ένα κοινόχρηστο αρχείο, ενδεχομένως να ανακτήσετε επισκέψεις σε έγγραφα που δεν έχετε τα δικαιώματα να ανοίξετε. Το SharePoint, από την άλλη πλευρά, επιτρέπει στα αποτελέσματα να περικόπτονται με ασφάλεια, έτσι ώστε, αν δεν έχετε πρόσβαση, να μην μπορείτε να το δείτε καν στα αποτελέσματα αναζήτησής σας.

Τα πάντα στο SharePoint είναι μια λίστα. Μια βιβλιοθήκη εγγράφων είναι απλώς ένα ειδικό είδος λίστας. Αν και οι περισσότερες άλλες λίστες του SharePoint οργανώνονται γύρω από πράγματα που ορίζονται κυρίως από τα μεταδεδομένα τους, οι βιβλιοθήκες εγγράφων οργανώνονται γύρω από αρχεία που υπάρχουν χωριστά και περιγράφονται από τα μεταδεδομένα τους.

Μια βιβλιοθήκη εγγράφων δεν χρειάζεται απλώς να περιέχει αρχεία Microsoft Word. Οι βιβλιοθήκες εγγράφων μπορούν να περιέχουν πολλούς τύπους αρχείων, συμπεριλαμβανομένων των αρχείων Excel, PDF και Visio. Ακόμη και ιστοσελίδες αποθηκεύονται σε βιβλιοθήκες εγγράφων.

Οι βιβλιοθήκες εγγράφων προσθέτουν τη δυνατότητα εύρεσης των εγγράφων σας. Σε αντίθεση με ένα κοινόχρηστο αρχείο, το οποίο αντιμετωπίζει τα αρχεία ως ξεχωριστά αντικείμενα, οι βιβλιοθήκες εγγράφων αντιμετωπίζουν τα έγγραφα ως περιεχόμενο και σας επιτρέπουν να συσχετίσετε ορισμένες πληροφορίες ( μεταδεδομένα ) με τα σύνολα εγγράφων σε αυτά. Αυτό σημαίνει ότι τα έγγραφα μπορούν να βρεθούν με βάση τις ομοιότητες που περιγράφονται από τα μεταδεδομένα και όχι μόνο από τις επιλογές αναζήτησης που έχετε σε ένα κοινόχρηστο αρχείο.

Ίσως αναρωτιέστε γιατί το να αφήνετε τα έγγραφά σας σε μια κοινόχρηστη μονάδα δίσκου δικτύου δεν είναι ευκολότερο από τη χρήση μιας βιβλιοθήκης εγγράφων στο SharePoint 2010. Ο πιο συναρπαστικός λόγος είναι ότι το SharePoint προσφέρει πολλούς τρόπους οργάνωσης των εγγράφων σας, όπως π.χ.

• Οι βιβλιοθήκες εγγράφων παρέχουν μια μοναδική διεύθυνση web για την πρόσβαση σε μια ομάδα εγγράφων. Οι βιβλιοθήκες εγγράφων καθιστούν δυνατή την εφαρμογή ασφάλειας σε ομάδες σχετικών εγγράφων και μέσω της περικοπής ασφαλείας, εμποδίζουν τους μη εξουσιοδοτημένους χρήστες να τα δουν στα αποτελέσματα αναζήτησης.

• Οι ιδιότητες του εγγράφου καθιστούν δυνατή τη δημιουργία πολλών προβολών των ίδιων εγγράφων.

• Οι φάκελοι καθιστούν δυνατή την ομαδοποίηση ενός υποσυνόλου εγγράφων με βάση τις απαιτήσεις άδειας.