Βιβλιοθήκες για διαδικτυακούς ιστότοπους του SharePoint

Όταν χρειάζεστε έναν τρόπο να οργανώνετε τα αρχεία έτσι ώστε να είναι προσβάσιμα μέσω μιας τοποθεσίας του SharePoint Online, βρίσκετε μια επιλογή προκατασκευασμένη για τους πιο συνηθισμένους τύπους βιβλιοθηκών στο SharePoint Online. Ρίξτε μια ματιά σε αυτές τις τυπικές βιβλιοθήκες και τις σύντομες περιγραφές του τι κάνουν:

• Βιβλιοθήκη στοιχείων: Εδώ αποθηκεύετε στοιχεία πληροφοριών εκτός των εγγράφων — έτοιμες προς χρήση πληροφορίες με τη μορφή εικόνων, αρχείων ήχου, αρχείων βίντεο — για να τα κάνετε διαθέσιμα και να ρυθμίσετε τη χρήση τους.

• Βιβλιοθήκη σύνδεσης δεδομένων: Αυτός ο τύπος βιβλιοθήκης είναι όπου μπορείτε να τοποθετήσετε και να μοιραστείτε αρχεία που καθορίζουν και περιγράφουν εξωτερικές συνδέσεις δεδομένων. Για παράδειγμα, μπορεί να θέλετε οι χρήστες σας να μπορούν να αντλούν δεδομένα από μια αποθήκη δεδομένων. Η δημιουργία μιας σύνδεσης με την αποθήκη δεδομένων και η σωστή λήψη όλων των ονομάτων διακομιστή, των ονομάτων χρήστη και των πληροφοριών σύνδεσης μπορεί να είναι κουραστική.

  Χρησιμοποιώντας μια βιβλιοθήκη σύνδεσης δεδομένων, ένας διαχειριστής θα μπορούσε να ρυθμίσει τις συνδέσεις και να τις αποθηκεύσει στη βιβλιοθήκη. Οι χρήστες θα χρησιμοποιούσαν απλώς τη σύνδεση με την αποθήκη δεδομένων όποτε θέλουν να αντλήσουν δεδομένα και να τα αναλύσουν.

• Βιβλιοθήκη εγγράφων: Εκτελείτε — και δημιουργείτε — πολλά από αυτά στο SharePoint. Τέτοιες βιβλιοθήκες είναι για την αποθήκευση εγγράφων, την οργάνωσή τους σε φακέλους, τον έλεγχο των εκδόσεων τους και τη ρύθμιση της χρήσης τους με ένα σύστημα check-in/check-out.

• Βιβλιοθήκη φορμών: Εδώ αποθηκεύετε και διαχειρίζεστε ηλεκτρονικές εκδόσεις κενών επιχειρηματικών φορμών για καθημερινή τεκμηρίωση, όπως εντολές αγοράς και αναφορές κατάστασης. Για να δημιουργήσετε και να διατηρήσετε βιβλιοθήκες αυτού του τύπου, χρειάζεστε ένα πρόγραμμα επεξεργασίας XML συμβατό με τη Microsoft.

  Όπως συμβαίνει, η Microsoft παρέχει ένα — InfoPath. Λάβετε υπόψη, ωστόσο, ότι η βιβλιοθήκη φορμών είναι απλώς ένα μέρος για την αποθήκευση των δεδομένων που έχουν εισαχθεί στη φόρμα. Για να δημιουργήσετε την πραγματική φόρμα, πρέπει να χρησιμοποιήσετε το InfoPath.

• Βιβλιοθήκη εικόνων: Αυτός ο τύπος βιβλιοθήκης προορίζεται για αποθήκευση και κοινή χρήση ψηφιακών εικόνων. Η διαφορά μεταξύ της Βιβλιοθήκης στοιχείων και της Βιβλιοθήκης εικόνων μπορεί να είναι λεπτή, επειδή και οι δύο αποθηκεύουν εικόνες. Η βασική διάκριση βρίσκεται στο όνομα. Η βιβλιοθήκη εικόνων έχει σχεδιαστεί ειδικά για την αποθήκευση εικόνων και η βιβλιοθήκη στοιχείων χρησιμοποιείται για την αποθήκευση εικόνων.

  Εάν σκεφτείτε μια εικόνα ως φωτογραφία και μια εικόνα σαν κάτι σαν λογότυπο ή γραφικό, οι διαφορές αρχίζουν να εμφανίζονται. Για παράδειγμα, οι εικόνες σε μια βιβλιοθήκη εικόνων εμφανίζουν μια εικόνα μικρογραφίας όταν εμφανίζονται στις αναζητήσεις, αλλά οι εικόνες σε μια βιβλιοθήκη εικόνων όχι.

• Βιβλιοθήκη εγγραφών: Αποθηκεύετε εγγραφές επιχειρήσεων σε αυτήν τη βιβλιοθήκη. Όταν δημιουργείτε μια Βιβλιοθήκη Εγγραφών, προσθέτετε κάποια λειτουργικότητα που επιτρέπει στο SharePoint να δημιουργεί χρονοδιαγράμματα διαχείρισης και διατήρησης εγγραφών. Αυτός ο τύπος λειτουργικότητας είναι σημαντικός όταν θέλετε να βεβαιωθείτε ότι κάνετε τη δέουσα επιμέλειά σας για την παρακολούθηση των αρχείων της επιχείρησής σας, αφήνοντας το SharePoint να κάνει τη βαριά ανύψωση.

• Βιβλιοθήκη αναφορών: Αυτός ο τύπος βιβλιοθήκης είναι αφιερωμένος σε ιστοσελίδες και έγγραφα που παρακολουθούν την απόδοση (και άλλες τέτοιες μετρήσεις), την πρόοδο προς τους επιχειρηματικούς στόχους και άλλες πληροφορίες που χρησιμοποιούνται στην επιχειρηματική ευφυΐα.

• Βιβλιοθήκη διαφανειών: Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτόν τον τύπο βιβλιοθήκης για να εμφανίσετε διαφάνειες του Microsoft PowerPoint (ή εκείνες που δημιουργούνται σε συμβατές παρόμοιες εφαρμογές) σε πολλούς θεατές μέσω του συστήματος SharePoint. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε αυτόν τον τύπο βιβλιοθήκης για να βρείτε, να οργανώσετε και να επαναχρησιμοποιήσετε υπάρχουσες διαφάνειες.

• Βιβλιοθήκη σελίδων Wiki: Οι βιβλιοθήκες αυτού του τύπου έχουν διασυνδεδεμένες ιστοσελίδες που περιέχουν περιεχόμενο, όπως κείμενο ή εικόνες και λειτουργικότητα με τη μορφή τμημάτων Ιστού που πολλοί χρήστες μπορούν να επεξεργαστούν εύκολα.