Βιβλία διευθύνσεων του Outlook 2013

Το Outlook 2013 εξακολουθεί να χρησιμοποιεί πολλά διαφορετικά βιβλία διευθύνσεων που αποτελούν πραγματικά μέρος του Microsoft Exchange Server. Τα Βιβλία Διευθύνσεων έχουν πολλές ξεχωριστές, ανεξάρτητες λίστες ονομάτων και διευθύνσεων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου — είναι αρκετά μπερδεμένο. Η Microsoft απλοποίησε το ζήτημα της αντιμετώπισης των Βιβλίων διευθύνσεων στο Outlook 2002 και νεότερες εκδόσεις, αλλά αυτό δεν βοηθάει εάν χρησιμοποιείτε το Outlook σε μεγάλο εταιρικό δίκτυο.

Η λίστα επαφών του Outlook (αυτό που βλέπετε όταν κάνετε κλικ στο κουμπί Επαφές στη γραμμή πλοήγησης) περιέχει όλα τα είδη προσωπικών πληροφοριών, ενώ ένα Βιβλίο διευθύνσεων (αυτό που βλέπετε όταν κάνετε κλικ στο κουμπί Προς σε ένα νέο μήνυμα) εστιάζει μόνο σε e - διευθύνσεις αλληλογραφίας.

Ένα Βιβλίο Διευθύνσεων μπορεί επίσης να αντιμετωπίσει τις λεπτές λεπτομέρειες της αποστολής του μηνύματός σας σε άτομα στο εταιρικό σας σύστημα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ειδικά εάν αυτό το σύστημα είναι ο Microsoft Exchange Server.

Ακολουθεί η μείωση της πληθώρας των Βιβλίων διευθύνσεων:

• Η λίστα καθολικών διευθύνσεων: Εάν χρησιμοποιείτε το Outlook σε εταιρικό δίκτυο, η λίστα καθολικών διευθύνσεων, την οποία διατηρεί ο διαχειριστής του συστήματός σας, έχει συνήθως τα ονόματα και τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου όλων στην εταιρεία σας. Η λίστα καθολικών διευθύνσεων σάς επιτρέπει να απευθύνετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε οποιονδήποτε στην εταιρεία σας, χωρίς να χρειάζεται να αναζητήσετε τη διεύθυνση e-mail.

• Το Βιβλίο Διευθύνσεων Επαφών: Το Βιβλίο Διευθύνσεων Επαφών είναι οι διευθύνσεις e-mail από τη λίστα Επαφών. Το Outlook συμπληρώνει αυτόματα το Βιβλίο διευθύνσεων Επαφών, ώστε να μπορείτε εύκολα να προσθέτετε άτομα σε ένα μήνυμα που στέλνετε όταν κάνετε κλικ στο κουμπί Προς.

• Πρόσθετα βιβλία διευθύνσεων: Εάν δημιουργήσετε φακέλους για επαφές του Outlook, αυτοί οι φάκελοι γίνονται επίσης ξεχωριστοί Βιβλία διευθύνσεων. Ο διαχειριστής του συστήματός σας μπορεί επίσης να δημιουργήσει επιπλέον Βιβλία διευθύνσεων και εάν συνδέσετε το Outlook σε υπηρεσίες όπως το LinkedIn, οι επαφές σας στο LinkedIn ενδέχεται να εμφανίζονται και ως ξεχωριστό Βιβλίο διευθύνσεων.

Εάν είστε τυχεροί, δεν θα δείτε ποτέ το Βιβλίο διευθύνσεων. Όλες οι διευθύνσεις όλων των ατόμων στα οποία στέλνετε ποτέ μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου παρατίθενται στη λίστα καθολικών διευθύνσεων που διατηρεί κάποιος άλλος, όπως σε ένα εταιρικό δίκτυο. Υπό αυτές τις συνθήκες, το Outlook είναι ένα όνειρο.

Δεν χρειάζεται να γνωρίζετε τι είναι το Βιβλίο διευθύνσεων τις περισσότερες φορές — απλώς πληκτρολογήστε το όνομα του ατόμου που στέλνετε e-mail στο πλαίσιο Προς ενός μηνύματος. Το Outlook ελέγχει το όνομα για ορθογραφία και φροντίζει για την αποστολή του μηνύματός σας. Θα ορκιζόσασταν ότι ένα μικροσκοπικό μέντιουμ που ξέρει ακριβώς τι χρειάζεστε ζει μέσα στον υπολογιστή σας.

Ωστόσο, εκτός εάν ο θείος σας Μπομπ εργάζεται για την εταιρεία σας ή είναι τακτικός πελάτης, είναι αμφίβολο εάν η διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του θα βρεθεί στη λίστα Παγκόσμια Διεύθυνση.

Υπό λιγότερο από ιδανικές συνθήκες, όταν προσπαθείτε να στείλετε ένα μήνυμα, το Outlook είτε παραπονιέται ότι δεν ξέρει πώς να στείλει το μήνυμα είτε δεν μπορεί να καταλάβει για ποιον μιλάτε. Τότε πρέπει να μπλέξετε με τη διεύθυνση.

Αυτή η κατάσταση συμβαίνει μόνο όταν η διεύθυνση δεν βρίσκεται σε ένα από τα Βιβλία διευθύνσεων ή δεν είναι σε μορφή που κατανοεί το Outlook. Σε αυτές τις περιπτώσεις, πρέπει είτε να εισαγάγετε την πλήρη διεύθυνση με μη αυτόματο τρόπο είτε να προσθέσετε το όνομα και τη διεύθυνση του παραλήπτη σας στη λίστα επαφών σας.