Βελτιώστε τις αναφορές σας στο Excel με συγκρατημένες ετικέτες και κεφαλίδες

Μπορείτε να βελτιώσετε την αναγνωσιμότητα των αναφορών σας στο Excel χρησιμοποιώντας συγκρατημένες ετικέτες και κεφαλίδες. Κανείς δεν θα υποστήριζε ότι οι ετικέτες και οι κεφαλίδες ενός πίνακα δεν είναι σημαντικές. Αντίθετα, παρέχουν στο κοινό σας την καθοδήγηση και τη δομή που χρειάζονται για να κατανοήσουν τα δεδομένα μέσα.

Ωστόσο, πολλοί άνθρωποι έχουν τη συνήθεια να δίνουν υπερβολική έμφαση στις ετικέτες και τις κεφαλίδες σε σημείο που να επισκιάζουν τα δεδομένα μέσα στον πίνακα.

Πόσες φορές έχετε δει έντονη ή υπερμεγέθη γραμματοσειρά να εφαρμόζεται σε κεφαλίδες; Η πραγματικότητα είναι ότι το κοινό σας θα επωφεληθεί περισσότερο με τις υποτονικές ετικέτες.

Η απομάκρυνση της έμφασης στις ετικέτες με τη μορφοποίηση τους σε πιο ανοιχτόχρωμες αποχρώσεις κάνει πραγματικά τον πίνακα πιο ευανάγνωστο και εφιστά περισσότερη προσοχή στα δεδομένα μέσα στον πίνακα. Οι ελαφρώς χρωματισμένες ετικέτες δίνουν στους χρήστες σας τις πληροφορίες που χρειάζονται χωρίς να τους αποσπούν την προσοχή από τις πληροφορίες που παρουσιάζονται. Τα ιδανικά χρώματα για χρήση στις ετικέτες είναι το απαλό γκρι, το ανοιχτό καφέ, το απαλό μπλε και το πράσινο.

Το μέγεθος και η ευθυγράμμιση της γραμματοσειράς επηρεάζουν επίσης την αποτελεσματική εμφάνιση των πινάκων. Η στοίχιση των κεφαλίδων στηλών στην ίδια ευθυγράμμιση με τους αριθμούς από κάτω τους βοηθά στην ενίσχυση των δομών στηλών στον πίνακά σας. Διατηρώντας το μέγεθος γραμματοσειράς των ετικετών σας κοντά σε αυτό των δεδομένων μέσα στον πίνακα, βοηθάτε να κρατάτε τα μάτια σας εστιασμένα στα δεδομένα και όχι στις ετικέτες.

Αυτό το σχήμα δείχνει έναν κακοσχεδιασμένο πίνακα.

Αυτό το σχήμα δείχνει πώς φαίνεται αυτός ο ίδιος πίνακας με συγκρατημένες κεφαλίδες και ετικέτες. Σημειώστε πώς τα δεδομένα γίνονται πλέον το επίκεντρο, ενώ οι ετικέτες σε σίγαση λειτουργούν στο παρασκήνιο.

Η ταξινόμηση είναι ένας άλλος βασικός παράγοντας για την αναγνωσιμότητα των δεδομένων σας. Πολλοί πίνακες ταξινομούνται βάσει ετικετών (για παράδειγμα αλφαβητικά κατά διαδρομή). Η ταξινόμηση του πίνακα με βάση ένα βασικό σημείο δεδομένων εντός των δεδομένων βοηθά στη δημιουργία ενός μοτίβου που μπορεί να χρησιμοποιήσει το κοινό σας για να αναλύσει γρήγορα τις επάνω και τις κάτω τιμές.

Σημειώστε σε αυτό το σχήμα ότι τα δεδομένα έχουν ταξινομηθεί κατά δολάρια εσόδων. Αυτό προσθέτει και πάλι ένα επίπεδο ανάλυσης, παρέχοντας μια γρήγορη ματιά στις διαδρομές παραγωγής πάνω και κάτω.

Εάν είναι δυνατόν, εξετάστε το ενδεχόμενο να χρησιμοποιήσετε γραμματοσειρές με μοντέρνα εμφάνιση, όπως το Calibri και το Segoe UI στις αναφορές και τους πίνακες εργαλείων σας. Γραμματοσειρές όπως το Times New Roman ή το Arial μπορούν να κάνουν τις αναφορές σας να φαίνονται παλιές σε σύγκριση με τις στρογγυλεμένες άκρες των πιο μοντέρνων γραμματοσειρών που χρησιμοποιούνται τώρα. Αυτή η αλλαγή στην αντίληψη της γραμματοσειράς οφείλεται κυρίως σε δημοφιλείς διαδικτυακούς ιστότοπους που χρησιμοποιούν συχνά γραμματοσειρές με στρογγυλεμένες άκρες.