Βελτιώστε τις αναφορές σας στο Excel με αποτελεσματική μορφοποίηση αριθμών

Ο τρόπος με τον οποίο σχεδιάζεται ένας πίνακας έχει άμεση επίδραση στο πόσο καλά ένα κοινό απορροφά και ερμηνεύει τα δεδομένα σε αυτόν τον πίνακα. Στην αναφορά του Excel, κάθε πληροφορία στον πίνακά σας θα πρέπει να έχει έναν λόγο για να βρίσκεται εκεί. Σε μια προσπάθεια διευκρίνισης, οι πίνακες συχνά κατακλύζουν το κοινό με περιττό μελάνι που δεν προσθέτει αξία στις πληροφορίες.

Για παράδειγμα, θα βλέπετε συχνά πίνακες που δείχνουν έναν αριθμό όπως 145,57 $ όταν ένα απλό 145 θα ήταν μια χαρά.

Γιατί να συμπεριλάβετε τα επιπλέον δεκαδικά ψηφία, τα οποία χρησιμεύουν μόνο για να προσθέσετε στη μάζα των αριθμών που πρέπει να οργώσει το κοινό σας;

Ακολουθούν ορισμένες οδηγίες που πρέπει να έχετε υπόψη κατά την εφαρμογή μορφών στους αριθμούς στον πίνακά σας:

• Χρησιμοποιήστε δεκαδικά ψηφία μόνο εάν απαιτείται αυτό το επίπεδο ακρίβειας.

• Σε ποσοστά, χρησιμοποιήστε μόνο τον ελάχιστο αριθμό δεκαδικών που απαιτούνται για την αποτελεσματική αναπαράσταση των δεδομένων.

• Αντί να χρησιμοποιείτε σύμβολα νομισμάτων (όπως $ ή £), αφήστε τις ετικέτες σας να διευκρινίσουν ότι αναφέρεστε σε χρηματικές αξίες.

• Μορφοποιήστε πολύ μεγάλους αριθμούς στο μέρος χιλιάδων ή εκατομμυρίων.

• Στοίχιση των αριθμών προς τα δεξιά ώστε να είναι ευκολότερο να διαβαστούν και να συγκριθούν.

Αυτό το σχήμα δείχνει έναν κακοσχεδιασμένο πίνακα.

Αυτό το σχήμα δείχνει τον ίδιο πίνακα με την κατάλληλη μορφοποίηση αριθμών. Παρατηρήστε ότι τα μεγάλα ποσά εσόδων και περιθωρίου σε δολάρια έχουν μετατραπεί σε χιλιάδες θέσεις. Επιπλέον, οι ετικέτες πάνω από τους αριθμούς δηλώνουν πλέον ξεκάθαρα κάτι τέτοιο.

Τα ποσοστά έχουν περικοπεί για να μην εμφανίζονται δεκαδικά ψηφία. Επίσης, η χρωματική κωδικοποίηση εφιστά την προσοχή στη στήλη Περιθώριο %, τη βασική μέτρηση σε αυτόν τον πίνακα.

Παραδόξως, όλες αυτές οι βελτιώσεις έχουν γίνει απλώς με τη μορφοποίηση αριθμών. Σωστά; Δεν χρησιμοποιήθηκαν τύποι για τη μετατροπή μεγάλων αριθμών στη θέση χιλιάδων, δεν χρησιμοποιήθηκε μορφοποίηση υπό όρους για τον χρωματικό κώδικα του πεδίου % Margin και δεν υπήρχαν άλλα περιφερειακά κόλπα κανενός είδους.