Βελτιώστε τις αναφορές σας στο Excel αποβάλλοντας την έμφαση στα σύνορα

Ο σχεδιασμός πινάκων είναι μια από τις πιο υποτιμημένες προσπάθειες στην αναφορά του Excel. Είτε το πιστεύετε είτε όχι, τα σύνορα εμποδίζουν τη γρήγορη ανάγνωση των δεδομένων σε έναν πίνακα. Επειδή τα περιγράμματα βοηθούν στο διαχωρισμό των δεδομένων σε όμορφα διαχωρισμένα τμήματα, αυτό μπορεί να φαίνεται αντιφατικό, αλλά η πραγματικότητα είναι ότι τα περιγράμματα ενός πίνακα είναι το πρώτο πράγμα που βλέπουν τα μάτια σας όταν κοιτάζετε έναν πίνακα.

Δεν το πιστεύετε; Μείνε λίγο πίσω από ένα τραπέζι του Excel και στραβοκοίταξε. Τα σύνορα θα σου βγουν έξω.

Θα πρέπει πάντα να προσπαθείτε να αποτονίζετε τα σύνορα και τις γραμμές πλέγματος όπου μπορείτε. Προσπαθήστε να χρησιμοποιήσετε το φυσικό λευκό διάστημα μεταξύ των στηλών για τη διαίρεση των τμημάτων. Εάν τα περιγράμματα είναι απαραίτητα, μορφοποιήστε τα σε πιο ανοιχτές αποχρώσεις από τα δεδομένα σας. Τα ανοιχτά γκρι είναι συνήθως ιδανικά. Η ιδέα είναι να υποδεικνύονται ενότητες χωρίς να αποσπάται η προσοχή από τις πληροφορίες που εμφανίζονται.

Αυτό το σχήμα δείχνει έναν πίνακα με πολλές γραμμές πλέγματος, επικεφαλίδες και χρώματα που αποσπούν την προσοχή.

Αυτό το σχήμα δείχνει την επίδραση της ελαχιστοποίησης της χρήσης περιγραμμάτων και της χρήσης των μεμονωμένων λογιστικών υπογραμμίσεων για να τονιστούν οι κεφαλίδες των στηλών. Παρατηρήστε πώς οι αριθμοί δεν είναι πλέον εγκλωβισμένοι σε γραμμές πλέγματος και ότι οι επικεφαλίδες σας ξεπερνούν τώρα με την προσθήκη των υπογραμμίσεων Ενιαίας Λογιστικής.

Οι μεμονωμένες λογιστικές υπογραμμίσεις διαφέρουν από τις τυπικές υπογραμμίσεις που εφαρμόζετε συνήθως πατώντας Ctrl+U στο πληκτρολόγιο. Οι τυπικές υπογραμμίσεις τραβούν μια γραμμή μόνο όσο φτάνει το κείμενο — δηλαδή, εάν υπογραμμίσετε τη λέξη ΝΑΙ, οι τυπικές υπογραμμίσεις σας δίνουν μια γραμμή κάτω από τα τρία γράμματα.

Η μεμονωμένη λογιστική υπογραμμίζει, από την άλλη πλευρά, σχεδιάστε μια γραμμή σε ολόκληρη τη στήλη, ανεξάρτητα από το πόσο μεγάλη ή μικρή είναι η λέξη. Αυτό δημιουργεί μια ελάχιστη, αλλά προφανή οπτική οριοθέτηση που αναδεικνύει όμορφα τις κεφαλίδες των στηλών σας.

Για να μορφοποιήσετε τα περιγράμματά σας, επισημάνετε τα κελιά με τα οποία εργάζεστε, κάντε δεξί κλικ και επιλέξτε Μορφοποίηση κελιών. Στην καρτέλα Περίγραμμα του παραθύρου διαλόγου Μορφοποίηση κελιών, ακολουθήστε τα ακόλουθα βήματα όπως φαίνεται στην εικόνα:

Επιλέξτε το κατάλληλο πάχος γραμμής.

Συνήθως, αυτό σημαίνει ότι πρέπει να επιλέξετε τη γραμμή με το μικρότερο βάρος.

Επιλέξτε το κατάλληλο χρώμα.

Και πάλι, οι πιο ανοιχτές αποχρώσεις είναι η καλύτερη επιλογή.

Χρησιμοποιήστε τα κουμπιά περιγράμματος για να ελέγξετε πού τοποθετούνται τα περιθώριά σας.

Για να εφαρμόσετε την ενιαία υπογράμμιση λογιστικής, κάντε δεξί κλικ στις επικεφαλίδες στηλών και επιλέξτε Μορφοποίηση κελιών. Κάντε κλικ στην καρτέλα Γραμματοσειρά του παραθύρου διαλόγου Μορφοποίηση κελιών και στο αναπτυσσόμενο μενού Υπογράμμιση, επιλέξτε την επιλογή Ενιαία Λογιστική όπως φαίνεται σε αυτό το σχήμα.