Βασικές ερωτήσεις που πρέπει να κάνετε πριν από τη διανομή του πίνακα ελέγχου του Excel

Πριν στείλετε τον ολοκληρωμένο πίνακα εργαλείων του Excel, αξίζει τον χρόνο σας για να κάνετε ένα βήμα πίσω και να κάνετε μερικές βασικές ερωτήσεις. Χρησιμοποιήστε αυτές τις ερωτήσεις ως λίστα ελέγχου πριν διανείμετε τον πίνακα ελέγχου σας.

Ο πίνακας ελέγχου σας παρουσιάζει τις σωστές πληροφορίες;

Κοιτάξτε τις πληροφορίες που παρουσιάζετε και προσδιορίστε εάν πληρούν τον σκοπό του πίνακα εργαλείων που προσδιορίστηκε κατά τη συλλογή απαιτήσεων. Μην διστάζετε να διευκρινίσετε ξανά τον σκοπό του πίνακα ελέγχου με τους βασικούς σας χρήστες. Θέλετε να αποφύγετε την κατασκευή του ταμπλό στο κενό. Επιτρέψτε σε μερικούς δοκιμαστικούς χρήστες να δουν επαναλήψεις καθώς το αναπτύσσετε. Με αυτόν τον τρόπο, η επικοινωνία παραμένει ανοιχτή και δεν θα πάτε πολύ μακριά προς τη λάθος κατεύθυνση.

Τα πάντα στο ταμπλό σας έχουν κάποιο σκοπό;

Ρίξτε μια ειλικρινή ματιά στο πόσες πληροφορίες στον πίνακα ελέγχου σας δεν υποστηρίζουν τον κύριο σκοπό τους. Για να διατηρήσετε τον πίνακα εργαλείων σας όσο το δυνατόν πιο πολύτιμο, δεν θέλετε να τον αραιώσετε με γνωστά δεδομένα που είναι ενδιαφέροντα αλλά δεν μπορούν να χρησιμοποιηθούν.

Εάν τα δεδομένα δεν υποστηρίζουν τον βασικό σκοπό του πίνακα εργαλείων, αφήστε τον εκτός. Τίποτα δεν λέει ότι πρέπει να γεμίσετε κάθε κενή θέση στη σελίδα.

Ο πίνακας εργαλείων σας εμφανίζει ευδιάκριτα το βασικό μήνυμα;

Κάθε πίνακας εργαλείων έχει ένα ή περισσότερα βασικά μηνύματα. Θέλετε να βεβαιωθείτε ότι αυτά τα μηνύματα εμφανίζονται ευκρινώς. Για να ελέγξετε εάν τα βασικά μηνύματα σε έναν πίνακα εργαλείων είναι ευδιάκριτα, μείνετε πίσω και κοιτάξτε το βλέμμα σας ενώ κοιτάτε το ταμπλό. Κοιτάξτε μακριά και μετά κοιτάξτε το ταμπλό αρκετές φορές. Τι είναι αυτό που σας έρχεται πρώτο; Εάν δεν είναι τα βασικά στοιχεία που θέλετε να εμφανίσετε, θα πρέπει να αλλάξετε κάτι.

Ακολουθούν ορισμένες ενέργειες που μπορείτε να κάνετε για να διασφαλίσετε ότι τα βασικά σας στοιχεία έχουν εξέχουσα θέση.

• Τοποθετήστε τα βασικά στοιχεία του πίνακα εργαλείων στο επάνω αριστερό ή μεσαίο αριστερό μέρος της σελίδας. Μελέτες δείχνουν ότι αυτές οι περιοχές προσελκύουν τη μεγαλύτερη προσοχή για μεγαλύτερες περιόδους.

• Καταργήστε την έμφαση στα περιγράμματα, τα φόντο και άλλα στοιχεία που καθορίζουν τις περιοχές του πίνακα εργαλείων. Προσπαθήστε να χρησιμοποιήσετε το φυσικό λευκό διάστημα μεταξύ των στοιχείων σας για να χωρίσετε τον πίνακα εργαλείων σας. Εάν τα περιγράμματα είναι απαραίτητα, μορφοποιήστε τα σε πιο ανοιχτές αποχρώσεις από τα δεδομένα σας.

• Μορφοποιήστε ετικέτες και άλλο κείμενο σε πιο ανοιχτόχρωμες αποχρώσεις από τα δεδομένα σας. Οι ελαφρώς χρωματισμένες ετικέτες δίνουν στους χρήστες σας τις πληροφορίες που χρειάζονται χωρίς να τους αποσπούν την προσοχή από τις πληροφορίες που εμφανίζονται.

Μπορείτε να συντηρήσετε αυτόν τον πίνακα ελέγχου;

Υπάρχει μεγάλη διαφορά μεταξύ της ενημέρωσης ενός πίνακα εργαλείων και της εκ νέου κατασκευής ενός πίνακα εργαλείων. Προτού στείλετε με ενθουσιασμό τον όμορφο ταμπλό που μόλις κατασκευάσατε, αφιερώστε λίγο χρόνο για να σκεφτείτε τη συντήρηση ενός τέτοιου ταμπλό. Θέλετε να σκεφτείτε τη συχνότητα των ενημερώσεων και τις διαδικασίες που πρέπει να κάνετε κάθε φορά που ενημερώνετε τα δεδομένα. Εάν πρόκειται για ένα συμβάν αναφοράς μίας χρήσης, ορίστε αυτήν την προσδοκία στους χρήστες σας. Εάν γνωρίζετε ότι θα γίνει επαναλαμβανόμενη αναφορά, θα θέλετε πραγματικά να διαπραγματευτείτε τον χρόνο ανάπτυξης, τα διαστήματα ανανέωσης και τη σταδιακή ανανέωση πριν συμφωνήσετε σε οποιοδήποτε χρονοδιάγραμμα.

Ο πίνακας εργαλείων σας εμφανίζει ξεκάθαρα το εύρος και τη διάρκεια ζωής του;

Ένας πίνακας οργάνων πρέπει να προσδιορίζει με σαφήνεια το εύρος και τη διάρκεια ζωής του. Δηλαδή, οποιοσδήποτε θα πρέπει να μπορεί να δει τον πίνακα εργαλείων σας και να γνωρίζει την περίοδο με την οποία σχετίζεται και το εύρος των πληροφοριών στον πίνακα εργαλείων. Αυτό οφείλεται σε μερικά απλά πράγματα που μπορείτε να κάνετε για να επισημάνετε αποτελεσματικά τους πίνακες εργαλείων και τις αναφορές σας.

• Να συμπεριλαμβάνετε πάντα μια χρονική σήμανση στον πίνακα ελέγχου σας. Αυτό ελαχιστοποιεί τη σύγχυση κατά τη διανομή του ίδιου πίνακα ελέγχου ή αναφοράς σε μηνιαίες ή εβδομαδιαίες δόσεις.

• Να συμπεριλαμβάνετε πάντα κάποιο κείμενο που υποδεικνύει πότε ανακτήθηκαν τα δεδομένα για τα μέτρα. Σε πολλές περιπτώσεις, ο χρονισμός των δεδομένων είναι μια κρίσιμη πληροφορία κατά την ανάλυση ενός μέτρου.

• Χρησιμοποιήστε περιγραφικούς τίτλους για κάθε στοιχείο στον πίνακα εργαλείων σας. Φροντίστε να αποφύγετε κρυπτικούς τίτλους με πολλά ακρωνύμια και σύμβολα.

Είναι καλά τεκμηριωμένος ο πίνακας εργαλείων σας;

Είναι σημαντικό να τεκμηριώσετε τον πίνακα εργαλείων σας και το μοντέλο δεδομένων πίσω από αυτόν. Όποιος έχει κληρονομήσει ποτέ ένα φύλλο εργασίας του Excel γνωρίζει πόσο δύσκολο μπορεί να είναι να μεταφράσει τις διάφορες αναλυτικές περιστροφές που περιλαμβάνονται σε μια αναφορά. Εάν είστε τυχεροί, το μοντέλο δεδομένων θα είναι αρκετά μικρό για να συναρμολογηθεί σε μια εβδομάδα περίπου. Εάν δεν είστε τόσο τυχεροί, θα πρέπει να εγκαταλείψετε ολόκληρο το μοντέλο και να ξεκινήσετε από το μηδέν.

Η τεκμηρίωση δεν χρειάζεται καν να είναι φανταχτερά πράγματα hifalutin. Μερικά απλά πράγματα μπορούν να βοηθήσουν στην τεκμηρίωση του πίνακα ελέγχου σας.

• Προσθέστε μια καρτέλα "Χάρτης μοντέλου" στο μοντέλο δεδομένων σας. Η καρτέλα "Χάρτης μοντέλου" είναι ένα ξεχωριστό φύλλο που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να συνοψίσετε τις περιοχές κλειδιών στο μοντέλο δεδομένων και να εξηγήσετε πώς αλληλεπιδρά κάθε περιοχή με τα στοιχεία αναφοράς στο τελικό επίπεδο παρουσίασης.

• Χρησιμοποιήστε τα σχόλια και τις ετικέτες ελεύθερα. Είναι εκπληκτικό πώς μερικά επεξηγηματικά σχόλια και ετικέτες μπορούν να βοηθήσουν στην αποσαφήνιση του μοντέλου σας, ακόμη και αφού έχετε απομακρυνθεί από το μοντέλο δεδομένων σας για μεγάλο χρονικό διάστημα.

• Χρησιμοποιήστε χρώματα για να προσδιορίσετε τα εύρη στο μοντέλο δεδομένων σας. Η χρήση χρωμάτων στο μοντέλο δεδομένων σας σάς δίνει τη δυνατότητα να δείτε γρήγορα μια σειρά κελιών και να λάβετε μια βασική ένδειξη για το τι κάνει αυτό το εύρος. Κάθε χρώμα μπορεί να αντιπροσωπεύει έναν τύπο εύρους. Για παράδειγμα, το κίτρινο θα μπορούσε να αντιπροσωπεύει πίνακες σταδιοποίησης, το γκρι θα μπορούσε να αντιπροσωπεύει τύπους και το μωβ θα μπορούσε να αντιπροσωπεύει πίνακες αναφοράς.

Είναι το ταμπλό σας φιλικό προς το χρήστη;

Προτού διανείμετε τον πίνακα ελέγχου σας, θέλετε να βεβαιωθείτε ότι είναι φιλικός προς τον χρήστη. Δεν είναι δύσκολο να μαντέψει κανείς τι σημαίνει φιλικό προς τον χρήστη:

• Διαισθητικό: Ο πίνακας εργαλείων σας θα πρέπει να είναι διαισθητικός σε κάποιον που δεν τον έχει δει ποτέ. Δοκιμάστε το σε κάποιον και ρωτήστε το αν έχει νόημα. Αν πρέπει να αρχίσετε να εξηγείτε τι λέει το ταμπλό, κάτι δεν πάει καλά. Χρειάζεται ο πίνακας εργαλείων περισσότερες ετικέτες, λιγότερο περίπλοκα γραφήματα, καλύτερη διάταξη, περισσότερα δεδομένα, λιγότερα δεδομένα; Είναι καλή ιδέα να λαμβάνετε σχόλια από πολλούς χρήστες.

• Εύκολη πλοήγηση: Εάν ο πίνακας εργαλείων σας είναι δυναμικός, επιτρέποντας τη διαδραστικότητα με μακροεντολές ή συγκεντρωτικούς πίνακες, βεβαιωθείτε ότι η πλοήγηση λειτουργεί καλά. Πρέπει ο χρήστης να κάνει κλικ σε πολλά σημεία για να φτάσει στα δεδομένα του; Είναι κατάλληλος ο αριθμός των ασκήσεων; Χρειάζεται πολύς χρόνος για την εναλλαγή από τη μια προβολή στην άλλη; Και πάλι, δοκιμάστε τον πίνακα ελέγχου σας σε πολλούς χρήστες. Και φροντίστε να δοκιμάσετε τυχόν δυνατότητες διαδραστικού πίνακα εργαλείων σε πολλούς υπολογιστές εκτός από τον δικό σας.

• Εκτυπώνει σωστά: Τίποτα δεν είναι πιο ενοχλητικό από την εκτύπωση ενός πίνακα εργαλείων μόνο για να διαπιστώσετε ότι το άτομο που δημιούργησε τον πίνακα εργαλείων δεν αφιέρωσε χρόνο για να διασφαλίσει ότι εκτυπώνεται σωστά. Βεβαιωθείτε ότι έχετε ορίσει τις επιλογές εκτύπωσης στα αρχεία σας Excel, έτσι ώστε οι πίνακες εργαλείων σας να εκτυπώνονται σωστά.

Είναι ακριβής ο πίνακας ελέγχου σας;

Τίποτα δεν σκοτώνει έναν πίνακα εργαλείων ή μια αναφορά πιο γρήγορα από την αντίληψη ότι τα δεδομένα σε αυτόν είναι ανακριβή. Δεν είναι στις δυνατότητές μου να σας πω πώς να προσδιορίσετε εάν τα δεδομένα σας είναι ακριβή. Μπορείτε, ωστόσο, να επισημάνετε τρεις παράγοντες που καθιερώνουν την αντίληψη ότι ένας πίνακας εργαλείων είναι ακριβής:

• Συνέπεια με έγκυρες πηγές: Είναι προφανές ότι εάν τα δεδομένα σας δεν ταιριάζουν με άλλες πηγές αναφοράς, θα έχετε πρόβλημα αξιοπιστίας δεδομένων — ειδικά εάν αυτές οι άλλες πηγές θεωρούνται οι έγκυρες πηγές. Να γνωρίζετε τις πηγές δεδομένων που θεωρούνται ευαγγέλιο στον οργανισμό σας. Εάν ο πίνακας εργαλείων σας περιέχει δεδομένα που σχετίζονται με μια έγκυρη πηγή, συγκρίνετε τα δεδομένα σας με αυτήν την πηγή για να εξασφαλίσετε συνέπεια.

• Εσωτερική συνέπεια: Δεν είναι ποτέ διασκεδαστικό να εξηγείς γιατί ένα μέρος του πίνακα εργαλείων σου δεν ταιριάζει με άλλα μέρη του ίδιου πίνακα εργαλείων. Θέλετε να εξασφαλίσετε κάποιο επίπεδο εσωτερικής συνέπειας στον πίνακα ελέγχου σας. Βεβαιωθείτε ότι συγκρίσιμα εξαρτήματα σε διαφορετικές περιοχές του ταμπλό σας είναι συνεπή μεταξύ τους. Εάν υπάρχει λόγος ασυνέπειας, σημειώστε με σαφήνεια αυτούς τους λόγους. Είναι εκπληκτικό πόσο καλά μια απλή σημειογραφία ξεκαθαρίζει ερωτήσεις σχετικά με τα δεδομένα.

• Προσωπική εμπειρία: Έχετε δει ποτέ κάποιον να κοιτάζει μια αναφορά και να λέει "Δεν φαίνεται σωστό;" Χρησιμοποιούν αυτό που μερικοί άνθρωποι αποκαλούν «εντερική αίσθηση» για να αξιολογήσουν την ορθότητα των δεδομένων. Κανείς δεν κοιτάζει τους αριθμούς στο κενό. Όταν εξετάζετε οποιαδήποτε ανάλυση, φέρνετε μαζί σας χρόνια προσωπικής γνώσης, αλληλεπίδρασης και εμπειρίας. Χρησιμοποιείτε υποσυνείδητα αυτές τις εμπειρίες στην αξιολόγηση των πληροφοριών σας. Όταν προσδιορίζετε την ακρίβεια του πίνακα εργαλείων σας, λάβετε υπόψη τις οργανωτικές "ανέκδοτες γνώσεις". Εάν είναι δυνατόν, δείξτε τον πίνακα ελέγχου σας σε μερικούς ειδικούς περιεχομένου στην εταιρεία σας.