Αρχή σχεδίασης πίνακα εργαλείων του Excel — Διατηρήστε το απλό

Ο ειδικός σχεδιασμού ταμπλό, Stephen Few, έχει το μάντρα, "Απλοποιήστε, απλοποιήστε, απλοποιήστε". Η βασική ιδέα είναι ότι οι πίνακες εργαλείων που είναι γεμάτοι με πάρα πολλά μέτρα ή πάρα πολλά γλυκά μπορεί να μειώσουν τις σημαντικές πληροφορίες που προσπαθείτε να παρουσιάσετε. Πόσες φορές σας έχει πει κάποιος ότι οι αναφορές σας φαίνονται «απασχολημένες»; Στην ουσία, αυτό το παράπονο σημαίνει ότι συμβαίνουν πάρα πολλά στη σελίδα ή στην οθόνη, γεγονός που καθιστά δύσκολη την προβολή των πραγματικών δεδομένων.

Ακολουθούν ορισμένες ενέργειες που μπορείτε να κάνετε για να διασφαλίσετε απλούστερους και αποτελεσματικότερους σχεδιασμούς του ταμπλό.

Μην μετατρέπετε τον πίνακα ελέγχου σας σε αποθήκη δεδομένων

Παραδέξου το. Συμπεριλαμβάνετε όσο το δυνατόν περισσότερες πληροφορίες σε μια αναφορά, κυρίως για να αποφύγετε να σας ζητηθούν πρόσθετες πληροφορίες. Αλλά στην κατάσταση του μυαλού του ταμπλό, πρέπει να καταπολεμήσετε την επιθυμία να επιβάλλετε κάθε διαθέσιμο κομμάτι δεδομένων στους πίνακες εργαλείων σας.

Οι συντριπτικοί χρήστες με πάρα πολλά δεδομένα μπορεί να τους κάνουν να χάσουν την προσοχή τους στον πρωταρχικό στόχο του πίνακα εργαλείων και να εστιάσουν σε ασήμαντα δεδομένα. Τα μέτρα που χρησιμοποιούνται σε έναν πίνακα εργαλείων θα πρέπει να υποστηρίζουν τον αρχικό σκοπό αυτού του πίνακα εργαλείων. Αποφύγετε την επιθυμία να γεμίσετε το λευκό χώρο για χάρη της συμμετρίας και της εμφάνισης. Μην συμπεριλάβετε δεδομένα που γνωρίζουν καλά μόνο και μόνο επειδή τα δεδομένα είναι διαθέσιμα. Εάν τα δεδομένα δεν υποστηρίζουν τον βασικό σκοπό του πίνακα εργαλείων, αφήστε τον εκτός.

Αποφύγετε τη φανταχτερή μορφοποίηση

Το κλειδί για την αποτελεσματική επικοινωνία με τους πίνακες εργαλείων σας είναι να παρουσιάζετε τα δεδομένα σας όσο πιο απλά γίνεται. Δεν χρειάζεται να το τυλίξετε με μάτι για να το κάνετε πιο ενδιαφέρον. Είναι εντάξει να έχετε ένα ταμπλό με ελάχιστο έως καθόλου χρώμα ή μορφοποίηση. Θα διαπιστώσετε ότι η έλλειψη φανταχτερής μορφοποίησης χρησιμεύει μόνο για να επιστήσει την προσοχή στα πραγματικά δεδομένα. Εστιάστε στα δεδομένα και όχι στα λαμπερά χαρούμενα γραφικά. Ακολουθούν μερικές οδηγίες:

• Αποφύγετε να χρησιμοποιείτε χρώματα ή γεμίσματα φόντου για να χωρίσετε τους πίνακες εργαλείων σας. Τα χρώματα, γενικά, θα πρέπει να χρησιμοποιούνται με φειδώ, για την παροχή πληροφοριών σχετικά με βασικά σημεία δεδομένων. Για παράδειγμα, η αντιστοίχιση των χρωμάτων κόκκινο, κίτρινο και πράσινο σε μέτρα υποδηλώνει παραδοσιακά επίπεδο απόδοσης. Η προσθήκη αυτών των χρωμάτων σε άλλες ενότητες του πίνακα ελέγχου σας αποσπά μόνο την προσοχή του κοινού σας.

• Καταργήστε την έμφαση στα περιγράμματα, τα φόντο και άλλα στοιχεία που καθορίζουν τις περιοχές του πίνακα εργαλείων. Προσπαθήστε να χρησιμοποιήσετε το φυσικό λευκό διάστημα μεταξύ των εξαρτημάτων για να χωρίσετε το ταμπλό. Εάν τα περιγράμματα είναι απαραίτητα, μορφοποιήστε τα σε πιο ανοιχτόχρωμες αποχρώσεις από αυτές που έχετε χρησιμοποιήσει για τα δεδομένα σας. Τα ανοιχτά γκρι είναι συνήθως ιδανικά για περιγράμματα. Η ιδέα είναι να υποδεικνύονται ενότητες χωρίς να αποσπάται η προσοχή από τις πληροφορίες που εμφανίζονται.

• Αποφύγετε την εφαρμογή φανταχτερών εφέ όπως ντεγκραντέ, γεμίσματα μοτίβων, σκιές, λάμψεις, απαλές ακμές και άλλη μορφοποίηση. Το Excel διευκολύνει την εφαρμογή εφέ που κάνουν τα πάντα να φαίνονται λαμπερά, λαμπερά και γενικά χαρούμενα. Αν και αυτές οι δυνατότητες μορφοποίησης δημιουργούν εξαιρετικά εργαλεία μάρκετινγκ, δεν κάνουν τη χάρη στους μηχανισμούς αναφοράς σας.

• Μην προσπαθήσετε να βελτιώσετε τους πίνακες εργαλείων σας με clip art ή εικόνες. Όχι μόνο δεν κάνουν τίποτα για την περαιτέρω παρουσίαση δεδομένων, αλλά συχνά φαίνονται απλώς κολλώδεις.

Περιορίστε κάθε πίνακα εργαλείων σε μία εκτυπώσιμη σελίδα

Οι πίνακες ελέγχου, γενικά, θα πρέπει να παρέχουν με μια ματιά απόψεις βασικών μέτρων που σχετίζονται με συγκεκριμένους στόχους ή επιχειρηματικές διαδικασίες. Αυτό σημαίνει ότι όλα τα δεδομένα είναι άμεσα ορατά στη μία σελίδα. Παρόλο που η συμπερίληψη όλων των δεδομένων σας σε μία σελίδα δεν είναι πάντα το πιο εύκολο πράγμα, υπάρχει μεγάλο όφελος από τη δυνατότητα προβολής των πάντων σε μία σελίδα ή οθόνη.

Μπορείτε να συγκρίνετε ενότητες πιο εύκολα, μπορείτε να επεξεργάζεστε σχέσεις αιτίας-αποτελέσματος πιο αποτελεσματικά και βασίζεστε λιγότερο στη βραχυπρόθεσμη μνήμη. Όταν ένας χρήστης πρέπει να κάνει κύλιση αριστερά, δεξιά ή κάτω, αυτά τα οφέλη μειώνονται. Επιπλέον, οι χρήστες τείνουν να πιστεύουν ότι όταν οι πληροφορίες τοποθετούνται εκτός κανονικής προβολής (περιοχές που απαιτούν κύλιση), είναι κατά κάποιο τρόπο λιγότερο σημαντικές.

Τι γίνεται όμως αν δεν μπορείτε να χωρέσετε όλα τα δεδομένα σε ένα φύλλο; Αρχικά, ελέγξτε τα μέτρα στον πίνακα εργαλείων σας και προσδιορίστε εάν πρέπει πραγματικά να υπάρχουν. Στη συνέχεια, μορφοποιήστε τον πίνακα ελέγχου σας ώστε να χρησιμοποιεί λιγότερο χώρο (μορφοποιήστε γραμματοσειρές, μειώστε τον λευκό χώρο και προσαρμόστε το πλάτος στηλών και σειρών). Τέλος, δοκιμάστε να προσθέσετε διαδραστικότητα στον πίνακα ελέγχου σας, επιτρέποντας στους χρήστες να αλλάζουν δυναμικά τις προβολές για να εμφανίζουν μόνο εκείνα τα μέτρα που σχετίζονται με αυτούς.