Αρχειοθέτηση φακέλων του Outlook

Σε ορισμένες περιπτώσεις, το Outlook τοποθετεί μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, εργασίες και συναντήσεις παλαιότερα των έξι μηνών στο φάκελο Archive — έναν ειδικό φάκελο για στοιχεία που το Outlook πιστεύει ότι είναι μπαγιάτικα ή δεν αξίζει να διατηρηθούν. Το Outlook καλεί την αποστολή αυτών των στοιχείων στον φάκελο "Αρχείο" αυτόματη αρχειοθέτηση. Ωστόσο, τα στοιχεία που τα αρχεία του Outlook δεν χάνονται για πάντα. Μπορείτε να τα επισκεφτείτε ανοίγοντας τον φάκελο Αρχειοθέτηση και τους υποφακέλους του στη Λίστα φακέλων. Το Outlook δημιουργεί αυτόματα τον φάκελο Archive και τους υποφακέλους του την πρώτη φορά που αρχειοθετείτε στοιχεία.

Μπορείτε να αποφασίσετε πώς και πότε το Outlook αρχειοθετεί στοιχεία. Για την αρχειοθέτηση στοιχείων, δημιουργείτε ένα προεπιλεγμένο σύνολο κανόνων αρχειοθέτησης που ισχύουν για όλους τους φακέλους και εάν ένας φάκελος χρειάζεται ατομική προσοχή (που σημαίνει ότι δεν θέλετε να υπόκειται στους προεπιλεγμένους κανόνες αρχειοθέτησης), μπορείτε να ορίσετε ειδικούς κανόνες για αυτό ντοσιέ. Κάθε φάκελος μπορεί να έχει το δικό του σύνολο κανόνων αρχειοθέτησης ή να υπόκειται στους προεπιλεγμένους κανόνες.

Για να πείτε στο Outlook πώς να αρχειοθετεί παλιά πράγματα, ξεκινήστε εμφανίζοντας ένα πλαίσιο διαλόγου AutoArchive:

• Καθιέρωση προεπιλεγμένων κανόνων αρχειοθέτησης: Επιλέξτε Εργαλεία –> Επιλογές και, στο πλαίσιο διαλόγου Επιλογές, επιλέξτε την καρτέλα Άλλα. Κάντε κλικ στο κουμπί AutoArchive.

• Καθιέρωση κανόνων για έναν συγκεκριμένο φάκελο: Κάντε δεξί κλικ στο φάκελο και επιλέξτε Ιδιότητες ή εμφανίστε τον φάκελο και επιλέξτε Αρχείο –> Φάκελος –> Ιδιότητες για Όνομα φακέλου. Στη συνέχεια, στο πλαίσιο διαλόγου Ιδιότητες, επιλέξτε την καρτέλα Αυτόματη Αρχειοθέτηση. (Επειδή δεν έχει συνδεθεί ημερομηνία με στοιχεία στο φάκελο Επαφές, δεν μπορείτε να αρχειοθετήσετε αυτόματα ονόματα και διευθύνσεις.)

Διαπραγματευτείτε αυτές τις επιλογές για να δημιουργήσετε προεπιλεγμένους κανόνες αρχειοθέτησης:

• Εκτέλεση AutoArchive Every: Εισαγάγετε έναν αριθμό για να ενημερώσετε το Outlook πόσο συχνά να αρχειοθετεί στοιχεία.

• Ερώτηση πριν από την εκτέλεση της αρχειοθέτησης: Εάν επιλέξετε αυτό το πλαίσιο ελέγχου, θα δείτε ένα πλαίσιο μηνύματος πριν ξεκινήσει η αρχειοθέτηση και μπορείτε να απορρίψετε την αρχειοθέτηση, εάν θέλετε, επιλέγοντας Όχι στο πλαίσιο μηνύματος.

• Διαγραφή ληγμένων αντικειμένων (Μόνο φάκελοι email): Επιλέξτε αυτό το πλαίσιο ελέγχου για να διαγράψετε όλα τα μηνύματα email όταν λήξει η περίοδος.

• Αρχειοθέτηση ή Διαγραφή παλαιών αντικειμένων: Καταργήστε αυτήν την επιλογή εάν δεν θέλετε να αρχειοθετήσετε στοιχεία.

• Εμφάνιση φακέλου αρχειοθέτησης στη λίστα φακέλων: Επιλέξτε αυτήν την επιλογή εάν θέλετε να διατηρήσετε τον φάκελο Αρχειοθέτηση στη Λίστα φακέλων. Αυτός ο φάκελος περιέχει αρχειοθετημένα στοιχεία.

• Εκκαθάριση αντικειμένων παλαιότερων από: Επιλέξτε μια χρονική περίοδο αποκοπής μετά την οποία θα αρχειοθετηθούν τα στοιχεία.

• Μετακίνηση παλαιών αντικειμένων σε: Κάντε κλικ στο κουμπί Αναζήτηση και επιλέξτε έναν φάκελο εάν θέλετε να αποθηκεύσετε το αρχείο Αρχειοθέτησης σε μια συγκεκριμένη τοποθεσία.

• Μόνιμη διαγραφή παλαιών αντικειμένων: Επιλέξτε αυτήν την επιλογή εάν θέλετε να διαγράψετε, όχι να αρχειοθετήσετε, παλιά στοιχεία.

Επιλέξτε μεταξύ αυτών των επιλογών για να δημιουργήσετε κανόνες αρχειοθέτησης για έναν συγκεκριμένο φάκελο:

• Να μην αρχειοθετούνται τα στοιχεία σε αυτόν τον φάκελο: Ορίστε αυτήν την επιλογή εάν τα στοιχεία του φακέλου δεν αξίζει να αρχειοθετηθούν.

• Αρχειοθέτηση στοιχείων σε αυτόν τον φάκελο με χρήση των προεπιλεγμένων ρυθμίσεων: Επιλέξτε αυτήν την επιλογή για να μεταβείτε στους προεπιλεγμένους κανόνες αρχειοθέτησης για το φάκελο.

• Αρχειοθέτηση αυτού του φακέλου με χρήση αυτών των ρυθμίσεων: Ορίστε αυτήν την επιλογή για να ορίσετε κανόνες αρχειοθέτησης για το φάκελο.

• Εκκαθάριση αντικειμένων παλαιότερων από: Επιλέξτε μια χρονική περίοδο αποκοπής μετά την οποία θα αρχειοθετήσετε τα στοιχεία στο φάκελο.

• Μετακίνηση παλαιών αντικειμένων σε: Κάντε κλικ στο κουμπί Αναζήτηση και επιλέξτε έναν φάκελο εάν θέλετε να αποθηκεύσετε τα αρχειοθετημένα στοιχεία σε μια συγκεκριμένη τοποθεσία.

• Μόνιμη διαγραφή παλαιών αντικειμένων: Επιλέξτε αυτήν την επιλογή εάν θέλετε να διαγράψετε, όχι να αρχειοθετήσετε, στοιχεία σε αυτόν τον φάκελο.

Περιοδικά συμπυκνώστε το αρχείο στο οποίο αποθηκεύετε δεδομένα του Outlook για να συρρικνωθεί το αρχείο και να αποκτήσετε περισσότερο χώρο στον σκληρό σας δίσκο. Για να συμπυκνώσετε το αρχείο δεδομένων του Outlook, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

1. Επιλέξτε Αρχείο –> Διαχείριση αρχείων δεδομένων.

2. Επιλέξτε Προσωπικοί φάκελοι στο πλαίσιο διαλόγου Αρχεία δεδομένων του Outlook.

3. Κάντε κλικ στο κουμπί Ρυθμίσεις.

Εμφανίζεται ένα παράθυρο διαλόγου Personal Folder.

4. Επιλέξτε το κουμπί Compact Now.

Η συμπύκνωση ενός αρχείου του Outlook μπορεί να πάρει χρόνο εάν το αρχείο είναι γεμάτο με δεδομένα.