Αποθήκευση αρχείων του Office 2016

Οι περισσότεροι άνθρωποι απορρίπτουν τα έγγραφά τους μέσα σε έναν φάκελο στο φάκελο Documents. Ωστόσο, αποθηκεύστε πάρα πολλά έγγραφα σε αυτόν τον φάκελο και θα διαπιστώσετε ότι είναι σχεδόν αδύνατο να βρείτε οτιδήποτε. Για να διευκολύνετε την ανάκτηση αρχείων, είναι καλή ιδέα να αποθηκεύετε διαφορετικά δεδομένα σε διαφορετικούς φακέλους, όπως η αποθήκευση φορολογικών πληροφοριών σε έναν ειδικό φάκελο Φορολογικές δηλώσεις ή τιμολόγια σε έναν ειδικό φάκελο Τιμολογίων 2017.

Αφήνοντας τις δικές του συσκευές, φυσικά, το Office 2016 θα αποθηκεύσει ευχάριστα όλα τα αρχεία σας στο φάκελο Documents, επομένως θα πρέπει να πείτε στο Office 2016 πού θέλετε να αποθηκεύει αρχεία.

Εκτός από τον ορισμό ενός προεπιλεγμένου φακέλου για την αποθήκευση αρχείων, μπορείτε επίσης να ορίσετε μια προεπιλεγμένη μορφή αρχείου για τα προγράμματα του Office 2016. Αυτό μπορεί να είναι ιδιαίτερα χρήσιμο εάν χρειάζεται να κάνετε κοινή χρήση αρχείων με άλλους, όπως άτομα που εξακολουθούν να έχουν κολλήσει χρησιμοποιώντας μια παλαιότερη έκδοση του Microsoft Office (97/2000/XP/2003).

Τέλος, για να προστατεύσετε τα δεδομένα σας (όσο το δυνατόν περισσότερο) από αναπόφευκτα σφάλματα υπολογιστή και αποτυχίες σκληρού δίσκου, τα προγράμματα του Office 2016 περιλαμβάνουν μια ειδική δυνατότητα αυτόματης ανάκτησης, η οποία αποθηκεύει ένα προσωρινό αντίγραφο του αρχείου σας σε σταθερά χρονικά διαστήματα, όπως κάθε δέκα λεπτά. Με αυτόν τον τρόπο, αν κοπεί το ρεύμα, χάνετε μόνο αυτές τις αλλαγές που κάνατε τα τελευταία δέκα λεπτά και όχι όλες τις αλλαγές σας. Ωστόσο, η Access δεν προσφέρει δυνατότητα αυτόματης ανάκτησης, επειδή ούτως ή άλλως αποθηκεύει αυτόματα τυχόν αλλαγές στα δεδομένα σας.

Για να προσαρμόσετε τη θέση, τη μορφή και τη δυνατότητα αυτόματης ανάκτησης ενός προγράμματος του Office 2013, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

Φορτώστε το πρόγραμμα του Office 2016 που θέλετε να προσαρμόσετε (όπως το Word ή το PowerPoint).

Κάντε κλικ στην καρτέλα Αρχείο.

Κάντε κλικ στο Επιλογές.

Εμφανίζεται ένα πλαίσιο διαλόγου Επιλογές.

Κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση στο αριστερό παράθυρο.

Το πλαίσιο διαλόγου Επιλογές εμφανίζει διάφορες επιλογές αποθήκευσης.

(Προαιρετικό) Κάντε κλικ στο πλαίσιο λίστας Αποθήκευση αρχείων σε αυτήν τη μορφή και επιλέξτε μια μορφή αρχείου, όπως η μορφή 97 – 2003 για να αποθηκεύσετε αρχεία που είναι συμβατά με προηγούμενες εκδόσεις του Office.

(Προαιρετικό) Κάντε κλικ στο πλαίσιο κειμένου Προεπιλεγμένη τοποθεσία τοπικού αρχείου και πληκτρολογήστε τη μονάδα δίσκου και το φάκελο που θέλετε να ορίσετε ως προεπιλεγμένο φάκελο. (Ή κάντε κλικ στο κουμπί Αναζήτηση και, στη συνέχεια, επιλέξτε έναν φάκελο.)

(Προαιρετικό) Επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Αποθήκευση πληροφοριών αυτόματης ανάκτησης κάθε φορά, κάντε κλικ στο πλαίσιο κειμένου Λεπτά και πληκτρολογήστε μια τιμή ή κάντε κλικ στα πάνω/κάτω βέλη για να ορίσετε μια τιμή, όπως 7 λεπτά.

Κάντε κλικ στο OK.