Ανανεώστε και διαχειριστείτε τις συνδέσεις εξωτερικών δεδομένων Power Pivot

Όταν φορτώνετε δεδομένα από μια εξωτερική πηγή δεδομένων στο Power Pivot, ουσιαστικά δημιουργείτε ένα στατικό στιγμιότυπο αυτής της πηγής δεδομένων τη στιγμή της δημιουργίας. Το Power Pivot χρησιμοποιεί αυτό το στατικό στιγμιότυπο στο μοντέλο εσωτερικών δεδομένων του.

Με την πάροδο του χρόνου, η εξωτερική πηγή δεδομένων μπορεί να αλλάξει και να αυξηθεί με τις νέες εγγραφές που προστέθηκαν. Ωστόσο, το Power Pivot εξακολουθεί να χρησιμοποιεί το στιγμιότυπο του, επομένως δεν μπορεί να ενσωματώσει καμία από τις αλλαγές στην πηγή δεδομένων σας μέχρι να τραβήξετε ένα άλλο στιγμιότυπο.

Η ενέργεια της ενημέρωσης του μοντέλου δεδομένων Power Pivot με τη λήψη ενός άλλου στιγμιότυπου της πηγής δεδομένων σας ονομάζεται ανανέωση των δεδομένων. Μπορείτε να κάνετε ανανέωση με μη αυτόματο τρόπο ή μπορείτε να ρυθμίσετε μια αυτόματη ανανέωση.

Μη αυτόματη ανανέωση δεδομένων Power Pivot

Στην αρχική καρτέλα του παραθύρου Power Pivot, βλέπετε την εντολή Ανανέωση. Κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο βέλος κάτω από αυτό για να δείτε δύο επιλογές: Ανανέωση και Ανανέωση όλων.

Το Power Pivot σάς επιτρέπει να ανανεώσετε έναν πίνακα ή όλους τους πίνακες.

Χρησιμοποιήστε την επιλογή Ανανέωση για να ανανεώσετε τον ενεργό πίνακα Power Pivot. Δηλαδή, εάν βρίσκεστε στην καρτέλα Dim_Products στο Power Pivot, κάνοντας κλικ στο Refresh μεταβαίνει στον εξωτερικό διακομιστή SQL και ζητά ενημέρωση μόνο για τον πίνακα Dim_Products. Αυτό λειτουργεί καλά όταν χρειάζεται να ανανεώσετε στρατηγικά μόνο ορισμένες πηγές δεδομένων.

Χρησιμοποιήστε την επιλογή Ανανέωση όλων για να ανανεώσετε όλους τους πίνακες στο μοντέλο δεδομένων Power Pivot.

Ρύθμιση αυτόματης ανανέωσης

Μπορείτε να διαμορφώσετε τις πηγές δεδομένων σας ώστε να αντλούν αυτόματα τα πιο πρόσφατα δεδομένα και να ανανεώνουν το Power Pivot.

Μεταβείτε στην καρτέλα Δεδομένα στην κορδέλα του Excel και επιλέξτε την εντολή Συνδέσεις. Ανοίγει το παράθυρο διαλόγου Συνδέσεις βιβλίου εργασίας. Επιλέξτε τη σύνδεση δεδομένων με την οποία θέλετε να εργαστείτε και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Ιδιότητες.

Επιλέξτε μια σύνδεση και κάντε κλικ στο κουμπί Ιδιότητες.

Με ανοιχτό το πλαίσιο διαλόγου Ιδιότητες, επιλέξτε την καρτέλα Χρήση. Εδώ, θα βρείτε μια επιλογή για ανανέωση της επιλεγμένης σύνδεσης δεδομένων κάθε Χ λεπτά και μια επιλογή για ανανέωση της σύνδεσης δεδομένων όταν ανοίγει η εργασία του Excel:

• Ανανέωση κάθε Χ λεπτά: Η τοποθέτηση ενός ελέγχου δίπλα σε αυτήν την επιλογή λέει στο Excel να ανανεώσει αυτόματα την επιλεγμένη σύνδεση δεδομένων για έναν καθορισμένο αριθμό λεπτών. Αυτό ανανεώνει όλους τους πίνακες που σχετίζονται με αυτήν τη σύνδεση.
• Ανανέωση δεδομένων κατά το άνοιγμα του αρχείου: Η τοποθέτηση ενός σημάδι επιλογής δίπλα σε αυτήν την επιλογή λέει στο Excel να ανανεώσει αυτόματα την επιλεγμένη σύνδεση δεδομένων μετά το άνοιγμα του βιβλίου εργασίας. Αυτό ανανεώνει όλους τους πίνακες που σχετίζονται με αυτήν τη σύνδεση μόλις ανοίξει το βιβλίο εργασίας.

Το πλαίσιο διαλόγου Ιδιότητες σάς επιτρέπει να διαμορφώσετε την επιλεγμένη σύνδεση δεδομένων ώστε να ανανεώνεται αυτόματα.

Πρόληψη ανανέωσης όλων

Μπορείτε να ανανεώσετε όλες τις συνδέσεις που τροφοδοτούν το Power Pivot, χρησιμοποιώντας την εντολή Refresh All. Λοιπόν, υπάρχουν στην πραγματικότητα δύο ακόμη μέρη όπου μπορείτε να κάνετε κλικ στην επιλογή Ανανέωση όλων στο Excel: στην καρτέλα Δεδομένα στην κορδέλα του Excel και στην καρτέλα Ανάλυση που βλέπετε όταν εργάζεστε σε έναν συγκεντρωτικό πίνακα.

Στο Excel 2010, αυτά τα δύο κουμπιά ανανέωσαν μόνο τυπικούς συγκεντρωτικούς πίνακες και συνδέσεις δεδομένων βιβλίου εργασίας και τα κουμπιά ανανέωσης Power Pivot επηρέασαν μόνο το Power Pivot. Τώρα ενεργοποιούν όλοι την ίδια επέμβαση. Έτσι, κάνοντας κλικ σε οποιοδήποτε κουμπί Ανανέωση όλων οπουδήποτε στο Excel, ουσιαστικά επαναφορτώνεται πλήρως το Power Pivot, ανανεώνονται όλοι οι συγκεντρωτικοί πίνακες και ενημερώνονται όλες οι συνδέσεις δεδομένων βιβλίου εργασίας. Εάν το μοντέλο δεδομένων Power Pivot εισάγει εκατομμύρια γραμμές δεδομένων από μια εξωτερική πηγή δεδομένων, καλό θα ήταν να αποφύγετε τη χρήση της δυνατότητας Ανανέωση όλων.

Ευτυχώς, έχετε έναν τρόπο να αποτρέψετε την ανανέωση ορισμένων συνδέσεων δεδομένων όταν είναι επιλεγμένο το Refresh All. Μεταβείτε στην καρτέλα Δεδομένα στην κορδέλα του Excel και επιλέξτε την εντολή Συνδέσεις. Αυτό ανοίγει το παράθυρο διαλόγου Συνδέσεις βιβλίου εργασίας, όπου επιλέγετε τη σύνδεση δεδομένων που θέλετε να διαμορφώσετε και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Ιδιότητες.

Όταν ανοίξει το παράθυρο διαλόγου Ιδιότητες, επιλέξτε την καρτέλα Χρήση και, στη συνέχεια, αφαιρέστε το σημάδι επιλογής δίπλα στο στοιχείο Ανανέωση αυτής της σύνδεσης στο Ανανέωση όλων (όπως φαίνεται).

Το πλαίσιο διαλόγου Ιδιότητες σάς επιτρέπει να ρυθμίσετε τις παραμέτρους της επιλεγμένης σύνδεσης δεδομένων για να αγνοήσετε την εντολή Ανανέωση όλων.

Επεξεργασία της σύνδεσης δεδομένων

Σε ορισμένες περιπτώσεις, μπορεί να χρειαστεί να επεξεργαστείτε τη σύνδεση δεδομένων πηγής αφού την έχετε ήδη δημιουργήσει. Σε αντίθεση με την ανανέωση, όπου απλώς τραβάτε ένα άλλο στιγμιότυπο της ίδιας πηγής δεδομένων, η επεξεργασία της σύνδεσης δεδομένων πηγής σάς επιτρέπει να επιστρέψετε και να διαμορφώσετε εκ νέου την ίδια τη σύνδεση. Ακολουθούν μερικοί λόγοι για τους οποίους μπορεί να χρειαστεί να επεξεργαστείτε τη σύνδεση δεδομένων:

• Η τοποθεσία ή ο διακομιστής ή το αρχείο προέλευσης δεδομένων άλλαξε.
• Το όνομα του διακομιστή ή του αρχείου προέλευσης δεδομένων έχει αλλάξει.
• Πρέπει να επεξεργαστείτε τα διαπιστευτήρια σύνδεσής σας ή τη λειτουργία ελέγχου ταυτότητας.
• Πρέπει να προσθέσετε πίνακες που παραλείψατε κατά την αρχική εισαγωγή.

Στο παράθυρο Power Pivot, μεταβείτε στην καρτέλα Αρχική σελίδα και κάντε κλικ στο κουμπί εντολής Υπάρχουσες συνδέσεις. Ανοίγει το πλαίσιο διαλόγου Υπάρχουσες συνδέσεις. Οι συνδέσεις σας στο Power Pivot βρίσκονται κάτω από τον υπότιτλο Συνδέσεις δεδομένων Power Pivot. Επιλέξτε τη σύνδεση δεδομένων που χρειάζεται επεξεργασία.

Χρησιμοποιήστε το πλαίσιο διαλόγου Υπάρχουσες συνδέσεις για να διαμορφώσετε εκ νέου τις συνδέσεις δεδομένων πηγής Power Pivot.

Αφού επιλεγεί η σύνδεση δεδομένων προορισμού, ανατρέξτε στα κουμπιά Επεξεργασία και Άνοιγμα. Το κουμπί που κάνετε κλικ εξαρτάται από το τι πρέπει να αλλάξετε:

• Κουμπί Επεξεργασία: Σας επιτρέπει να διαμορφώσετε εκ νέου τη διεύθυνση του διακομιστή, τη διαδρομή αρχείου και τις ρυθμίσεις ελέγχου ταυτότητας.
• Κουμπί Άνοιγμα: Σας επιτρέπει να εισάγετε έναν νέο πίνακα από την υπάρχουσα σύνδεση, κάτι που είναι χρήσιμο όταν χάσατε κατά λάθος έναν πίνακα κατά την αρχική φόρτωση δεδομένων.