Ανακαλύπτοντας τους πολλούς τρόπους προβολής των μηνυμάτων σας στο Outlook 2000

Μπορείτε να προβάλετε τα μηνύματά σας με τουλάχιστον δέκα τρόπους, ξεκινώντας από το σύνολο που συνοδεύει το Microsoft Outlook. Μπορείτε να τροποποιήσετε κάθε προβολή ταξινομώντας σε οποιαδήποτε στήλη πληροφοριών σε οποιαδήποτε προβολή, κάνοντας κλικ στον τίτλο αυτής της στήλης.

Για να αλλάξετε την προβολή των μηνυμάτων σας στο Outlook, επιλέξτε Προβολή–>Τρέχουσα προβολή και, στη συνέχεια, επιλέξτε μία από τις ακόλουθες προβολές από το μενού:

• Μηνύματα. Αυτή είναι η απίθανη εικόνα των Εισερχομένων σας — Από, Προς, Θέμα — μόνο τα βασικά. Τα μηνύματα που δεν έχετε διαβάσει ακόμη παρατίθενται με έντονη γραφή. τα άλλα παρατίθενται σε απλό τύπο.

• Μηνύματα με Αυτόματη Προεπισκόπηση. Όταν δεν έχετε χρόνο να διαβάσετε όλα τα μηνύματα που λαμβάνετε, μια προεπισκόπηση είναι χρήσιμη. Οι πρώτες γραμμές μπορούν να σας δώσουν μια υπόδειξη για το ποια μηνύματα θέλετε να διαβάσετε. Η Αυτόματη Προεπισκόπηση σάς δείχνει αυτές τις πρώτες γραμμές.

• Κανονικά, βλέπετε προεπισκοπήσεις μόνο μηνυμάτων που δεν έχετε διαβάσει ακόμα. Βλέπετε μόνο τους τίτλους των μηνυμάτων που έχετε διαβάσει. Στην πραγματικότητα, το Outlook υποθέτει ότι έχετε διαβάσει οποιοδήποτε μήνυμα έχετε ανοίξει. Μπορείτε επίσης να επισημάνετε ένα μήνυμα ως αναγνωσμένο ή μη, κάνοντας δεξί κλικ σε αυτό και επιλέγοντας Επισήμανση ως αναγνωσμένου ή Επισήμανση ως μη αναγνωσμένου.

• Με σημαία παρακολούθησης. Μπορείτε να επισημάνετε τα εισερχόμενα μηνύματα για να σας βοηθήσουν να παρακολουθείτε τι πρέπει να κάνετε ως απάντηση σε κάθε μήνυμα. Η προβολή με επισήμανση ομαδοποιεί τα μηνύματά σας ανάλογα με το αν έχουν οριστεί σημαίες στα μηνύματα και παραθέτει τα είδη των σημαιών που έχουν οριστεί και πότε πρέπει να ληφθούν.

• Ορισμένοι ειδικοί λένε ότι ο πιο αποτελεσματικός τρόπος για να αντιμετωπίσετε όλα τα εισερχόμενα μηνύματά σας είναι να τα αρχειοθετήσετε σύμφωνα με το τι πρέπει να κάνετε με αυτά και στη συνέχεια να ενεργήσετε σύμφωνα με την προτεραιότητα και το χρόνο κάθε μηνύματος. Οι σημαίες μηνυμάτων είναι ένας εύχρηστος τρόπος για να καταλάβετε τι έχετε να κάνετε με τα μηνύματα που λαμβάνετε. Η προβολή επισήμανσης By Follow-Up οργανώνει αυτόματα τα μηνύματά σας σύμφωνα με την ενέργεια που απαιτούν, καθιστώντας σας άμεσα αποτελεσματικούς, σωστά;

• Τελευταίες επτά ημέρες. Όταν σας ζητείται να προβείτε άμεσα σε ένα μήνυμα που λάβατε πριν από λίγες ημέρες, δεν είναι πάντα εύκολο να βρείτε το μήνυμα που σας είπε τι να κάνετε, ειδικά αν λαμβάνετε πολλά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Η προβολή "Τελευταίες επτά ημέρες" σάς δείχνει μόνο τα μηνύματα που λάβατε την περασμένη εβδομάδα. Η εύρεση ενός αντικειμένου σε μια σύντομη λίστα είναι ευκολότερη από ό,τι σε μια μεγάλη.

• Η λίστα "Τελευταίες επτά ημέρες" περιορίζει την προβολή σας σε μηνύματα που φτάνουν σε μια χρονική περίοδο επτά ημερών. Δεν ταξινομεί τα μηνύματα σύμφωνα με το τι περιέχει ή ποιος τα έστειλε. Μπορείτε να ταξινομήσετε τα μηνύματά σας σύμφωνα με το όνομα του αποστολέα ή το θέμα του μηνύματος κάνοντας κλικ στους τίτλους στο επάνω μέρος των στηλών στην προβολή.

• Επισημάνθηκε για τις επόμενες επτά ημέρες. Εάν επισημαίνετε μηνύματα που είναι πραγματικά σημαντικά, τα μηνύματα που έχετε επισημάνει για να τραβήξουν την προσοχή σας τις επόμενες ημέρες είναι πιθανό να απαιτούν πρώτα την προσοχή σας. Για μια γρήγορη ματιά στα πιο δημοφιλή από τα πιο δημοφιλή στοιχεία, χρησιμοποιήστε την προβολή Επισήμανση για τις επόμενες επτά ημέρες.

• Όπως και η προβολή με επισήμανση, η προβολή με επισήμανση για τις επόμενες επτά ημέρες περιορίζεται στα βασικά: ποιος έστειλε το μήνυμα, ποιο είναι το θέμα του μηνύματος και πότε πρέπει να γίνει ενέργεια στο μήνυμα που έχει επισημανθεί.

• Ανά Θέμα Συνομιλίας. Θα πρέπει πάντα να συμπεριλαμβάνετε μια γραμμή θέματος που να είναι εύκολα κατανοητή, έτσι ώστε το άτομο που λαμβάνει το μήνυμά σας να γνωρίζει με την πρώτη ματιά το θέμα του μηνύματός σας και τι πρέπει να κάνει για αυτό. Με κάθε τύχη, άλλοι άνθρωποι κάνουν το ίδιο πράγμα για εσάς. Στη συνέχεια, μπορείτε πραγματικά να πάρετε μερικά χιλιόμετρα από τα μηνύματά σας ταξινομώντας τα στην προβολή Ανά θέμα συνομιλίας.

• Από Αποστολέα. Όταν το αφεντικό τηλεφωνεί και ρωτά: "Λάβατε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σχετικά με τα μπόνους που σας έστειλα πριν από τρεις εβδομάδες;" πιθανώς δεν θέλετε να ξοδέψετε πολύ χρόνο για να ταξινομήσετε τα μηνύματα όλων των άλλων από τις τελευταίες τρεις εβδομάδες. Ο πιο γρήγορος τρόπος για να απαντήσετε άμεσα στην ερώτηση του αφεντικού είναι να μεταβείτε στην προβολή Από αποστολέα.

• Μπορείτε να βρείτε αμέσως το όνομα του αφεντικού στην προβολή Από αποστολέα. Κάντε διπλό κλικ στο μήνυμα με τίτλο Μπόνους. Τότε μπορείτε να πείτε στο αφεντικό: «Σίγουρα το έκανα. είναι ακριβώς εδώ μπροστά μου». Θα μπορείτε να απαντήσετε τόσο γρήγορα που το αφεντικό θα χαρεί να σας δώσει αυτό το μπόνους.

• Μη αναγνωσμένα μηνύματα. Δεν χρειάζεται να διαβάζετε κάθε μήνυμα που εμφανίζεται στην οθόνη σας, αλλά ο νόμος του Μέρφι λέει ότι οι πιο σημαντικές πληροφορίες θα βρίσκονται σε ένα μήνυμα που δεν έχετε διαβάσει ακόμα. Η προβολή Μη αναγνωσμένα μηνύματα σάς δίνει μια γρήγορη ματιά σε πράγματα που δεν έχετε ρίξει μια γρήγορη ματιά ακόμα.

• Μην αφήνετε συνεχώς τα Εισερχόμενά σας στην προβολή Μη αναγνωσμένα μηνύματα, επειδή τα μηνύματα θα φαίνεται να εξαφανίζονται όταν ολοκληρώσετε την ανάγνωσή τους. Είναι πιο εύκολο να χρησιμοποιείτε την προβολή Μηνυμάτων τις περισσότερες φορές και να μεταβείτε στην προβολή Μη αναγνωσμένων μηνυμάτων κάθε τόσο ως στρατηγική εύρεσης πραγμάτων.

• Αποστέλλονται. Μπορεί να φαίνεται ανόητο να ταξινομείται η προβολή των Εισερχομένων σας σύμφωνα με το όνομα του ατόμου στο οποίο αποστέλλεται κάθε μήνυμα. Μετά από όλα, είναι τα Εισερχόμενά σας. Όλα θα πρέπει να σας σταλούν, αλλιώς δεν θα ήταν εδώ, σωστά;

• Έχετε δύο λόγους για να χρησιμοποιήσετε Απεσταλμένα για προβολή. Ορισμένα μηνύματα που έρχονται σε εσάς απευθύνονται σε όλους στην εταιρεία σας, για παράδειγμα, επομένως είναι καλό να γνωρίζετε ότι ορισμένα μηνύματα δεν πρέπει να λαμβάνονται προσωπικά. Ο δεύτερος λόγος είναι ότι το ίδιο σύνολο προβολών είναι διαθέσιμο στα Εισερχόμενα και στο φάκελο Απεσταλμένα. Ο φάκελος Απεσταλμένα είναι όπου το Outlook διατηρεί αντίγραφα των μηνυμάτων που έχετε στείλει σε άλλα άτομα. Το να γνωρίζετε τι στείλατε σε ποιον μπορεί να είναι πολύ χρήσιμο.

• Απεσταλμένα για προβολή είναι μόνο ταξινομημένη, όχι ομαδοποιημένη, πράγμα που σημαίνει ότι τα μηνύματα εμφανίζονται με τη σειρά των ονομάτων των ατόμων που τα έστειλαν. Μια ομαδοποιημένη προβολή θα εμφανίζει ως επικεφαλίδα μιας ομάδας το όνομα κάθε ατόμου που σας έχει στείλει αλληλογραφία. Εάν κάνετε κλικ στη στήλη Θέμα, χάνετε το πλεονέκτημα της ταξινόμησης της λίστας κατά αποστολέα. Εάν η λίστα "Απεσταλμένα σε" φαίνεται να έχει ταξινομηθεί εσφαλμένα, απλώς κάντε κλικ στη λέξη Προς στο επάνω μέρος της στήλης Προς.

• Χρονολόγιο μηνυμάτων. Η προβολή "Χρονολόγιο μηνυμάτων" είναι μία από τις πιο ενδιαφέρουσες προβολές στο Outlook. σας σχεδιάζει ένα γράφημα όλων των μηνυμάτων σας ανάλογα με το πότε έφτασαν. Η προβολή Χρονολόγιο μηνυμάτων έχει σχεδιαστεί για να σας βοηθά να βρίσκετε μηνύματα όταν μπορείτε να θυμάστε πότε έφτασαν αλλά όχι γιατί έφτασαν ή ποιος τα έστειλε.

• Τα μικρά εικονίδια που αντιπροσωπεύουν τα μηνύματα είναι στην πραγματικότητα συντομεύσεις για τα μηνύματα που αντιπροσωπεύουν. Μπορείτε να ανοίξετε ένα μήνυμα κάνοντας διπλό κλικ στο εικονίδιο για αυτό το μήνυμα. Μπορείτε επίσης να κάνετε δεξί κλικ στο εικονίδιο μηνύματος για να απαντήσετε σε ένα μήνυμα, να διαγράψετε ένα μήνυμα ή να μετακινήσετε ένα μήνυμα σε άλλο φάκελο.