Η διατήρηση όλων των επιλογών σας σε ένα πεδίο Επιλογή μπορεί να είναι δυσκίνητη και επιρρεπής σε σφάλματα. Το SharePoint 2010 χρησιμοποιεί ένα παρόμοιο μοντέλο με τις σχεσιακές βάσεις δεδομένων, διαχωρίζοντας τις πληροφορίες αναζήτησης από τη λίστα συναλλαγών .
Σκεφτείτε όλα τα δεδομένα αναζήτησης που θα μπορούσαν να διατηρηθούν σε ξεχωριστές λίστες. Για παράδειγμα, οι λίστες αναζήτησης αποθέματος υλικού υπολογιστή θα μπορούσαν να περιλαμβάνουν τύπο υλικού, σύμβαση συντήρησης και τοποθεσία τμήματος. Αυτές οι λίστες μπορούν να διατηρηθούν ανεξάρτητα από τη λίστα συναλλαγών — το ίδιο το απόθεμα.
Για παράδειγμα, μπορείτε να δημιουργήσετε μια προσαρμοσμένη λίστα Τμήματος με ένα μόνο πεδίο — Τίτλος — και να τη συμπληρώσετε με τα ονόματα των τμημάτων στον οργανισμό σας. Δημιουργήστε τη λίστα συναλλαγών Εθελοντικά Έργα (όπου παρακολουθείτε υπαλλήλους που εργάζονται σε εθελοντικά έργα) και τα Τμήματα είναι μια στήλη σε αυτήν τη λίστα.
Αντί να δημιουργήσετε ένα πεδίο Επιλογή, χρησιμοποιήστε τον τύπο δεδομένων Αναζήτησης για να συνδεθείτε στη λίστα των τμημάτων σας και χρησιμοποιήστε το πεδίο Τίτλος ως δεδομένα για τη στήλη Τμήμα στη λίστα Εθελοντικά έργα.
Μπορείτε επίσης να προσθέσετε άλλες στήλες από τη λίστα αναζήτησης στην αναπτυσσόμενη λίστα για να βοηθήσετε τους χρήστες να επιλέξουν τη σωστή επιλογή. Όταν ένας χρήστης επιλέγει την τιμή από την αναπτυσσόμενη λίστα, εμφανίζονται και οι τιμές για τις πρόσθετες στήλες.
Ακολουθεί ένα σενάριο που χρησιμοποιεί μια στήλη αναζήτησης για να εμφανίσει την περιοχή πωλήσεων ενός πελάτη. Το όνομα του πελάτη και η περιοχή πωλήσεων αποθηκεύονται σε μια λίστα και εμφανίζονται σε άλλη λίστα χρησιμοποιώντας μια στήλη αναζήτησης.
Για χρήστες που είναι εξοικειωμένοι με τις βάσεις δεδομένων και την ακεραιότητα αναφοράς, το SharePoint 2010 προσθέτει επιλογές για την υποστήριξη αυτής της υλοποίησης. Οι στήλες αναζήτησης μπορούν επίσης να χρησιμοποιηθούν για τη δημιουργία μιας αλυσίδας ενωμένων λιστών που μπορούν να χρησιμοποιηθούν για την υποβολή ερωτημάτων και την εμφάνιση τιμών από πρόσθετες στήλες.