Ανάγνωση και απάντηση σε ηλεκτρονικό ταχυδρομείο του Outlook

Το Outlook έχει πολλούς τρόπους να σας ενημερώνει πότε έχετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που δεν έχετε διαβάσει:

• Η γραμμή κατάστασης στην κάτω αριστερή γωνία της οθόνης του Outlook σάς ενημερώνει πόσα μηνύματα email έχετε συνολικά και πόσα από αυτά δεν έχετε διαβάσει.

• Η λέξη Εισερχόμενα στη Λίστα φακέλων αλλάζει σε έντονους χαρακτήρες όταν έχετε μη αναγνωσμένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

• Όταν κοιτάζετε στα Εισερχόμενα, βλέπετε τους τίτλους των μη αναγνωσμένων μηνυμάτων με έντονη γραφή.

• Όταν συνδέεστε στα Windows XP, βλέπετε μια μικρή ειδοποίηση σχετικά με τα μη αναγνωσμένα μηνύματα.

Διαβάζοντας ένα μήνυμα

Για να ανοίξετε και να διαβάσετε ένα μήνυμα email, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

1. Κάντε κλικ στο κουμπί Αλληλογραφία στο παράθυρο περιήγησης (ή πατήστε Ctrl+1).

Ανοίγει η οθόνη Εισερχόμενα, εμφανίζοντας την εισερχόμενη αλληλογραφία σας.

2. Κάντε διπλό κλικ στον τίτλο του μηνύματος που θέλετε να διαβάσετε.

Το μήνυμα ανοίγει και μπορείτε να δείτε το κείμενο του μηνύματος. Εάν το μήνυμα είναι πολύ μεγάλο, πατήστε το πλήκτρο με το κάτω βέλος ή το πλήκτρο PgDn για κύλιση στο κείμενο.

3. Για να κλείσετε την οθόνη Μηνύματα, επιλέξτε Αρχείο –> Κλείσιμο (ή πατήστε Alt+F4).

Η οθόνη μηνυμάτων κλείνει και βλέπετε τη λίστα των μηνυμάτων στα Εισερχόμενά σας.

Αποστολή απάντησης

Με email, μπορείτε να στείλετε μια απάντηση πολύ εύκολα. Δεν χρειάζεται καν να γνωρίζετε τη διεύθυνση του ατόμου όταν στέλνετε μια απάντηση. απλώς κάντε κλικ στο κουμπί Απάντηση και το Outlook θα το φροντίσει για εσάς.

Δείτε πώς απαντάτε σε ένα μήνυμα:

1. Κάντε κλικ στο κουμπί Αλληλογραφία στο παράθυρο περιήγησης (ή πατήστε Ctrl+1).

Ανοίγει η οθόνη Εισερχόμενα, εμφανίζοντας την εισερχόμενη αλληλογραφία σας.

2. Κάντε διπλό κλικ στον τίτλο του μηνύματος στο οποίο θέλετε να απαντήσετε.

Ανοίγει το μήνυμα στο οποίο κάνετε διπλό κλικ και μπορείτε να δείτε τα περιεχόμενα του μηνύματος. (Εάν έχετε ήδη ανοιχτό το μήνυμα, μπορείτε να παραλείψετε τα δύο πρώτα βήματα και να μεταβείτε απευθείας στο Βήμα 3.)

3. Για να απαντήσετε στα άτομα που εμφανίζονται στη γραμμή Από:, κάντε κλικ στο κουμπί Απάντηση.

4. Για να απαντήσετε στα άτομα που εμφανίζονται στη γραμμή Κοιν.:, καθώς και στη γραμμή Από:, κάντε κλικ στο κουμπί Απάντηση σε όλα.

Εμφανίζεται η οθόνη Απάντηση.

Μπορείτε να λάβετε (ή να στείλετε) email που απευθύνεται σε ένα σωρό άτομα ταυτόχρονα. Πρέπει να ονομάσετε τουλάχιστον ένα άτομο στη γραμμή Προς: μπορείτε να ονομάσετε περισσότερα από ένα άτομα στη γραμμή Κοιν.:, η οποία αφορά άτομα στα οποία στέλνετε μόνο ένα αντίγραφο. Υπάρχει μικρή διαφορά μεταξύ του τι συμβαίνει στην αλληλογραφία που πηγαίνει σε άτομα στη γραμμή Προς: και στην αλληλογραφία που πηγαίνει στα άτομα στη γραμμή Κοιν.: — όλοι μπορούν να απαντήσουν, να προωθήσουν ή να αγνοήσουν το μήνυμα. Δεν χρειάζεται πάντα να απαντάτε στα άτομα στη γραμμή Κοιν.: ή μπορεί να θέλετε να απαντήσετε μόνο σε ορισμένα από αυτά. Εάν θέλετε να επιλέξετε και να επιλέξετε σε ποιον θα απαντήσετε από τη γραμμή Κοιν.:, πρέπει να κάνετε κλικ στο κουμπί Απάντηση (όχι Απάντηση σε όλους) και να τους προσθέσετε ξανά στη γραμμή Κοιν.:.

5. Πληκτρολογήστε την απάντησή σας στο πλαίσιο Μήνυμα.

Μην ανησυχείτε όταν ανακαλύψετε κάποιο κείμενο ήδη στο πλαίσιο κειμένου — είναι μέρος του μηνύματος στο οποίο απαντάτε. Ο κέρσορας που αναβοσβήνει εμφανίζεται στο επάνω μέρος της οθόνης, επομένως οτιδήποτε πληκτρολογείτε προηγείται του μηνύματος του άλλου ατόμου. (Αυτή η διευθέτηση σημαίνει ότι το άτομο που λαμβάνει το μήνυμά σας μπορεί να ελέγξει το αρχικό μήνυμα ως τζόκερ όταν επιστρέψει η απάντησή σας.)

6. Κάντε κλικ στο κουμπί Αποστολή.

Στο δίκτυο του γραφείου σας, κάνοντας κλικ στην επιλογή Αποστολή επιταχύνει το μήνυμα στον προβλεπόμενο παραλήπτη.

Εάν είστε μεμονωμένος χρήστης που στέλνει μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε μια ηλεκτρονική υπηρεσία, όπως το Microsoft Network ή το CompuServe, πρέπει επίσης να επιλέξετε Εργαλεία –> Αποστολή/Λήψη –> Αποστολή/Λήψη όλων ή πατήστε F9 για να στείλετε το μήνυμά σας μέσω του Διαδίκτυο.

7. Επιλέξτε Αρχείο –> Κλείσιμο (ή πατήστε Esc) για να κλείσετε την οθόνη μηνυμάτων.

Η φόρμα μηνύματος εξαφανίζεται και τα Εισερχόμενά σας εμφανίζονται ξανά.