Hvordan skriver man nyttige makroer i Outlook 2016 og 2019-meddelelser?

I Microsoft Office bruger vi Visual Basic for Applications (VBA) til at skabe brugerdefinerede programmer, der forbedrer Offices grundlæggende funktionalitet og hjælper med at spare tid ved at automatisere gentagne opgaver. Vi omtaler disse små VBA-programmer som makroer .

I denne øvelse ønskede vi at levere internettets mest komplette makroudviklingsressource til Outlook. Vi vil fokusere på at udforske det grundlæggende i Outlook VBA for begyndere, lære at skrive makroer og derefter se på nogle mere avancerede nyttige makroideer. Baseret på feedback, vi fik, efter at have gennemgået denne tutorial, skulle du være i stand til at udvikle og køre simple VBA-makroer til Outlook.

• Grundlæggende først: Vi lærer, hvordan du indsætter og gemmer en simpel brugerdefineret VBA-makro i en aktiv Outlook-session.
• Vi sætter derefter makroudviklingsmiljøet op på vores computer.
• Vi gennemgår de mest grundlæggende eksempler på Outlook VBA. Dette vil hjælpe dig med at forstå det grundlæggende makroudvikling og give dig mulighed for at skrive simple makroer.
• Dernæst vil vi gå videre og definere et genvejsikon til vores makro i værktøjslinjen Hurtig adgang. Dette vil give os mulighed for at køre makroen med lethed.
• Og vi afslutter med at aktivere Outlook-makroer og håndtere deres sikkerhedsindstillinger for at sikre, at koden rent faktisk kører, når du bliver bedt om det på vores computere.

Kan jeg optage en Outlook-makro?

I modsætning til andre Office-apps tilbyder Outlook ikke en simpel makrooptager til at fange brugerhandlinger og automatisk generere den nødvendige VBA-kode til os i baggrunden. Derfor, hvis vi ønsker at tilføje vores egen brugerdefinerede funktionalitet til Outlook, bliver vi nødt til at lære at skrive simple VBA-programmer og inkorporere dem i vores Outlook-session.

Bemærk: Hvis du er interesseret i at vide, hvordan Office-makrooptageren faktisk fungerer, vil jeg anbefale at se nærmere på MS Word-makroerne og Excel VBA-makro-tutorials .

Skrivning af VBA-makroer i Outlook

1. Først skal du åbne Microsoft Outlook.
2. Gå nu videre og tryk på Alt-knappen + F11 .
3. VBA-udvikleren Integrated Development Environment (IDE) vil blive åbnet.
4. Udvid projekttræet indtil ThisOutlookSession -knuden.
5. Højreklik på ThisOutlookSession og tryk derefter på Indsæt .
6. Du skal nu indsætte et Visual Basic-modul. For at opnå det skal du gå videre og vælge Modul .
7. Indsæt din VBA-kode i modulvinduet .
8. Tryk på Filer og vælg derefter Gem .
9. Gå videre og luk udviklermiljøet . Dette bringer dig tilbage til din Outlook-brugergrænseflade.

Bemærk: Læs videre for nogle enkle kodeeksempler for at komme i gang med VBA. Kopier aldrig VBA-kode fra ukendte ressourcer.

Hvordan konfigurerer man udviklerfanen i Outlook?

Hvis du ofte skal udvikle Outlook-makroer, kan det være en god idé at konfigurere dit Office-udviklingsmiljø. Lyder det fancy, ikke? Faktisk er det en ret simpel procedure. Læs videre for detaljerne:

1. Åbn Outlook , højreklik på det øverste båndområde og vælg Tilpas båndet .

1. Tjek Developer -indgangen, og tryk på OK .

1. Nu finder du Udviklermenuen i Båndet.

Nyttige Outlook VBA-eksempler

Opret en e-mail-besked

Dette enkle uddrag opretter et nyt e-mail-element programmatisk.

Scriptet starter med at oprette en Outlook-postemne, hvorefter det indstiller felterne til, emne, brødtekst og CC. Til sidst viser den beskeden i Outlook, så du kan gennemgå og sende den manuelt.

Public Sub CreateMail() Dim MyEmail As MailItem ' Create a new Outlook message item programatically Set MyEmail = Application.CreateItem(olMailItem) 'Set your new message to, subject, body text and cc fields. With MyEmail .To = "[email protected]" .Subject = "Insert your message subject here" .Body = "Insert your email text body here" .CC = "[email protected]" End With MyEmail.Display End Sub

Avanceret note: Du er i stand til at bruge foruddefinerede Outlook-skabeloner, når du definerer nye e-mails med VBA. For at gøre det skal du bruge metoden CreateItemFromTemplate og angive placeringen af ​​din Outlook-skabelonfil (*. oft ).

Send en e-mail programmatisk

Hvis du ønsker, at Outlook automatisk skal sende den e-mail, du lige har oprettet, automatisk, kan du tilføje følgende linje til koden ovenfor. Indsæt den følgende linje før End Sub - sætningen i det forrige uddrag.

MyEmail.Send

Vedhæft en fil til en e-mail

I mange tilfælde vil du gerne automatisere afsendelsen af ​​en e-mail med en fil vedhæftet den. Dette kan være et Word-dokument, Excel-regneark, Powerpoint-præsentation, PDF-dokumenter osv'. Hvis du vil sende en e-mail med vedhæftede filer programmatisk, skal du bruge denne kode:

#VBA Code Dim MyEmail As MailItem ' Create a new Outlook message item programatically Set MyEmail = Application.CreateItem(olMailItem) 'Define your attachment folder path and file name - modify this part as needed Dim AttachFolder, AttachFile As String AttachFolder = "C:\" AttachFile = "test.txt" 'Set your new message to, subject, body text and cc fields. With MyEmail .To = "recipient@my_server.com; mysecondrecipient@my_server.com" .Subject = "This is your message subject" .Body = "Insert your email text body here" .CC = "cc@my_server.com" .Attachments.Add AttachFolder & AttachFile End With MyEmail.Display End Sub

Bemærkninger:

• Sørg for, at du angiver den korrekte sti og vedhæftede filnavn i kodestykket.
• I dette eksempel har jeg indstillet flere modtagere til e-mailen , juster venligst efter behov.

Opret en opgave med VBA

Følgende uddrag opretter en Outlook-opgave, tildeler den til en anden person og angiver opgavens emne og brødtekst.

Public Sub CreateTask() Dim MyTask As TaskItem ' Create a new Outlook task Set MyTask = Application.CreateItem(olTaskItem) 'Set your new task recipients and information fields With MyTask .Assign .Recipients.Add "taskrecipient@my_server.com" .Subject = "This is your task subject" .Body = "Insert a thorough explanation of your task here." End With MyTask.Display End Sub

Gem som HTML

Få læsere spurgte, hvordan man automatiserer lagring af e-mails til HTML. Koden nedenfor opnår præcis det.

Public Sub SaveAsHTML() On Error Resume Next Dim MyWindow As Outlook.Inspector Dim MyItem As MailItem Dim FilePath As String FilePath = Environ("HOMEPATH") & "\Documents\" & "\" Dim ItemName As String Set MyWindow = Application.ActiveInspector If TypeName(MyWindow) = "Nothing" Then MsgBox ("Kindly open an email to save") Else Set MyItem = MyWindow.CurrentItem ItemName = MyItem.Subject ' File name will be identical to the message subject With MyItem .SaveAs FilePath & ItemName & ".html", olHTML End With End If End Sub

Bemærk: Sørg for, at du kun starter denne kode på e-mails, der er åbne i Outlook (ikke i visningen Indbakke/Explorer).

Outlook-makroer relaterede spørgsmål

Hvor er makroer gemt i Outlook?

Du vandrer måske, hvor præcis din brugte makro er gemt. Nå, i modsætning til for eksempel i Excel, som giver dig mulighed for at gemme makroer i personal.xlb-filen eller i specifikke regneark; alle Microsoft Outlook-makroer er gemt i én global fil i dit filsystem. Helt konkret hedder filen, der gemmer alle dine makroer, VBAProject.otm. Filen kan findes på: C:\users\\AppData\Roaming\Microsoft\Outlook.

Genvejsknap til Outlook-makroer

Vores næste trin er at indsætte en lille genvejsknap, som giver os mulighed for nemt at køre makroen. For nemheds skyld indsætter vi denne knap på værktøjslinjen Hurtig adgang.

1. Åbn Microsoft Outlook, hvis det ikke er åbnet endnu.
2. Højreklik på det øverste Outlook -bånd , og vælg Tilpas værktøjslinjen for hurtig adgang .

       Bemærk: Du kan bruge en lignende procedure til at placere dit ikon i selve båndet i stedet for i værktøjslinjen Hurtig adgang.

1. Tryk på kombinationsboksen ' Vælg kommandoer fra ' og vælg Makroer .

1. Vælg den makro, du lige har oprettet, og tryk på Tilføj .

1. Tryk på Rediger for at definere et brugerdefineret ikonbillede til din Hurtig adgangs værktøjslinjeknap.

1. Når du er færdig, skal du trykke på OK.

Hvordan aktiverer man en makro i Outlook?

Dette trin er valgfrit og bør kun følges, hvis du modtager en fejlmeddelelse, når du kører din nyoprettede makro.

1. Det næste er at tillade Outlook at køre vores VBA-makro. Som standard deaktiverer Microsoft Office makroer og tillader dem ikke; så vi bliver nødt til at definere den korrekte makrosikkerhed for at tillade din tilpassede Outlook-makro at køre.
2. I Outlook 2016 skal du klikke på Udvikler i båndet og vælge Makrosikkerhed .

1. Vælg dine makrosikkerhedsindstillinger.
   1. I Outlook 2016: Vælg meddelelser for kun digitalt signerede makroer, alle andre deaktiverede eller meddelelser for alle makroer .
   2. I Outlook 2019: Vælg Deaktiver alle makroer med meddelelse . Dette vil sende en advarselsmeddelelse, der kræver brugerens godkendelse, før din makro kører.
2. Når du har indstillet dine makrosikkerhedsindstillinger, skal du trykke på OK .

Bemærk: Dine aktuelle sikkerhedsindstillinger forhindrer muligvis makroer i at køre i Outlook. Her er en vejledning i, hvordan du fortsætter, hvis makroer er deaktiveret i dit Outlook-makroprojekt .

Hvordan bruger du din Outlook-makro?

Sidst men bestemt ikke mindst, nu er det tid til at køre din nyoprettede makro.

1. Naviger til værktøjslinjen Hurtig adgang (øverst til venstre på skærmen – lidt over menuen HJEM).
2. Tryk på det ikon, du har tildelt din makro.
3. Voi'la, du har lige afsluttet og kørt din (første) Outlook VBA-makro!

Yderligere ideer til Outlook-makroer

Flere af vores læsere spurgte, om vi kunne specificere yderligere ideer til Outlook Automation. Her er et par stykker til at komme i gang.

1. Gem automatisk vedhæftede filer i indgående beskeder i en bestemt mappe.
2. Læs en liste over aftaleposter fra en CSV-fil og opret automatisk aftaler i en eller flere kalendere.
3. Automatisk opgave/møde/kontaktoprettelse ud fra indgående e-mails.
4. Visualiser status for deltagernes svarstatus på et sæt tilbagevendende møder.
5. Send Outlook-e-mails fra Excel, Word eller Access.
6. Download alle vedhæftede filer fra en bestemt Outlook-mappe til din computer. Hvis din Outlook-kontoplads er begrænset, kan du bruge denne makro til specifikt kun at downloade store vedhæftede filer (over 5 Mb for eksempel) til din disk i stedet for at administrere dem i Outlook.
7. Eksporter Outlook-kontakter direkte til en Access-database. Bemærk, at Eksporter kontakter til CSV er tilgængelig i produktet.
8. Opdater automatisk mødeoplysninger for individuelle eller tilbagevendende aftaler.

Næste skridt

• Har du brug for specifik VBA-hjælp? Kontakt os gerne for et skræddersyet forslag .