Hvordan sender man tilbagevendende autosvar-beskeder i Outlook 2019/365/2016, når man ikke er på kontoret?

Sidst opdateret: oktober 2019

Anvendelse: Office 365 / 2019, 2016, 2013. Windows og macOS.

Her er et spørgsmål, vi fik fra Dorothy:

Hej! Jeg arbejder som rejsebureau, og min tilgængelighed er yderst vigtig for mine kunder. Nu og da er jeg væk fra kontoret på grund af ferier, og jeg vil gerne sikre, at mine kunder er opmærksomme på det, og at tingene ikke falder igennem. Førhen arbejdede jeg for en virksomhed, og jeg kan huske, at der var et trick til at sætte en autoresponder ude af kontoret der. Jeg arbejder nu hjemmefra og bruger Outlook.com og Gmail på Microsoft Outlook 2019, er der en måde at konfigurere en ude af kontoret-regel for at underrette andre om, at jeg er væk?

Tak for dit gode spørgsmål og held og lykke med din nye forretning.

Du kan nemt definere autosvar-tekster, når du ikke er på kontoret ved hjælp af regler. I denne tutorial forklarer vi, hvordan du gør det i Windows og derefter i macOS. Læsere kan omsætte dette i praksis for at få Outlook til at svare automatisk, hvis de er væk på ferie eller anden orlov.

For fuldstændighedens skyld har vi tilføjet et kort afsnit om, hvordan du bruger Outlook på Exchange til at sende OOTO-svar.

Indstilling af automatiske svar på Windows

Brug af regler

Hvis du bruger Gmail eller Hotmail/Outlook.com på Outlook, skal du bruge Regler til at konfigurere dit autosvar.

Fortsæt venligst som følgende:

• Åbn Outlook.
• Først skal du definere en Outlook-meddelelsesskabelon, der sendes, når den er fraværende. Dette indlæg har alle de oplysninger, du har brug for for at opsætte din skabelon.
• Tryk derefter på knappen Regler på fanen E-mail.
• Vælg Administrer regler og advarsler.
• Regelguiden åbnes.
• Tryk på knappen Ny regel…
• Vælg derefter Anvend regler på e-mails, jeg modtager .

• Tryk på Næste.
• Angiv, om du gerne vil have, at denne ude af kontoret-reglen gælder for specifikke e-mails.
• Tryk på Næste, hvis du ønsker, at reglen skal gælde for alle indgående beskeder.
• Tjek nu Svar ved hjælp af en specifik skabelonregel.
• I den nederste rude skal du trykke på det specifikke skabelonlink.

• Gennemse din computer efter den e-mail-skabelon, du definerede i det første trin i denne øvelse.
• Bemærk: Skabelonerne gemmes som ofte filer.

• Når du har fundet din skabelon, skal du fremhæve den og trykke på Åbn.
• Tryk på Næste.
• Definer eventuelle undtagelser til din regel efter behov.
• Tryk på Næste.
• Giv din regel et meningsfuldt navn, som vist nedenfor

• Når du er færdig, skal du trykke på Udfør.

Deaktivering af regler

Bemærk: Husk, at du bliver nødt til at deaktivere dine regler, når du er tilbage fra din ferie eller orlov; ellers vil dine automatiske e-mails fortsat blive sendt.

Hvis du vil deaktivere dine svar, skal du fortsætte som følgende:

• Åbn Outlook
• Hit Regler
• Tryk på Administrer regler og advarsler
• Fjern markeringen i de regler, du vil deaktivere.

• Når du er færdig, skal du trykke på Anvend.

Brug af Exchange

Hvis din virksomhed bruger en Exchange Server, så er konfigurationsprocessen meget enkel:

• Åbn Outlook.
• Tryk Fil.
• Tryk nu på knappen Automatiske svar (bemærk, at du skal have forbindelse til Exchange for at konfigurere dem).
• Definer nu dit automatiske svar for afsendere inden for og uden for din organisation.
• Tryk på OK, når du er færdig.

Ude af kontoret svarer på MAC

Hvis du er på macOS, så er processen ret enkel, her er trinene:

1. Åbn Outlook til macOS
2. Fra den øverste bjælke skal du navigere til Værktøjer og ti vælge Regler.
3. Dialogboksen Regler åbnes.
4. Hvis du bruger Gmail eller Outlook.com/Hotmail, skal du fremhæve IMAP i venstre side.
5. Tryk på + tegnet i bunden af ​​dialogen.
6. Definer dit regelnavn:

1. Vælg Svar i sektionen Gør følgende, og tryk derefter på knappen Svartekst ....
2. Gå nu videre og definer din ude af kontorets svartekst som vist nedenfor

1. Når du er færdig, skal du trykke på OK .
2. Marker boksene " Anvend ikke " og " Aktiveret ", og tryk på OK . Når du er tilbage fra din ferie, husk at fjerne markeringen af ​​knappen Aktiveret for at deaktivere reglen.
3. Din regeldialog vil se ud som følger. Hver indkommende e-mail vil automatisk blive besvaret af Outlook.

Flere læsere spørgsmål

Flere autosvar for én postkasse

Vi blev spurgt, om du kan indstille forskellige automatiske svar i henhold til, hvem der sendte beskeden. Det er muligt, da Outlook Rules Wizrd giver dig mulighed for at betinge dine e-mail-meddelelser med flere parametre:

• af mennesker,
• uanset om du er i TO eller CC,
• om du er den eneste modtager
• Om specifikke ord dukker op i emnet eller kroppen
• Via e-mail vigtighed

For at bruge flere svar er alt, hvad du skal gøre, at bygge forskellige regler og derefter tildele forskellige Outlook-svarskabeloner til hver.

Hvordan ved jeg, om mine automatiske svar blev sendt?

Godt spørgsmål, du vil se dine svar dukke op som poster i din Outlook sendte elementer-mappe

Virker det, når min pc er slukket?

Dette er et meget vigtigt spørgsmål - svaret er, at de regler, du definerer i Outlook, kun er klienter, hvilket betyder, at de kun kører, når Outlook kører. Dette er ikke tilfældet, hvis du bruger autosvar på Outlook på Exchange.

Kan jeg konfigurere en automatisk videresendelse i stedet for?

Når du er på PTO/ferie/ferier eller på rejse, kan du vælge automatisk at videresende dine e-mails til andre personer, så de er i stand til at svare. Du kan bruge guiden Regel til at definere en specifik regel til at håndtere det.

Kan jeg tilføje et billede til min autosvar-besked?

På Windows er du i stand til at tilføje rig tekstinformation til dine svar, det være sig links, billeder og endda animerede gifs. Du kan også tilføje din signatur til alle udgående e-mails.

I tilfælde af yderligere spørgsmål, er du velkommen til at give os besked. Håber det hjælper!