Hvordan planlægger og sender Outlook 2019 / 365 tilbagevendende møde-, begivenheds- og aftaleanmodninger?

Her er et spørgsmål, vi modtog fra Donna:

Hej! er lige blevet udnævnt som projektleder her i min virksomhed, så jeg bor nu i Outlook :-)... En af de første ting, jeg skal gøre, er at oprette en løbende møderække med mange af projektets interessenter. Det kunne være enten én til én, gruppemøder. Ville være glad for at få nogle genveje til, hvordan man kommer i gang med planlægningen af ​​disse gentagelser. Hjælp er værdsat på forhånd. Tak!

Tak for dit spørgsmål og held og lykke med dit nye job.

Håndtering af tilbagevendende aftaler i Outlook kan være en skræmmende opgave. Lad os prøve at opdele det med nogle bedste praksisser for at få tingene til at gå i gang.

Opsæt din projektkalender

Min første anbefaling vil være at opsætte en dedikeret kalender til dit projekt, så du kan få organiseret alle møder relateret til projektet på et enkelt sted. Her er en vejledning i at tilføje nye kalendere til Outlook til både Windows og MAC.

Planlæg tilbagevendende møderækker

Når du har oprettet din kalender, kan du begynde at planlægge din mødeserie.

Windows-brugere

• Log ind på Outlook og åbn din kalender.
• På startfanen skal du trykke på din arbejdsugevisning, dette vil give en mere detaljeret og lettere at bruge visning af din kalender.
• Vælg nu dag og tidspunkt for dit møde.
• Højreklik og tryk Nyt tilbagevendende møde (eller aftale).
• Juster om nødvendigt dato og klokkeslæt for dit møde/aftale.
• Definer din mødegentagelse (dagligt/ugentlig og så videre).
• Definer dit gentagelsesområde.

• Tryk på OK , når du er færdig .
• Tryk derefter på knappen Til for at vælge modtagernes e-mailadresser fra din kontaktliste eller alternativt indtaste deres adresser manuelt.
• Definer et beskrivende emne for dit møde.
• Brug sektionen med mødemærker i højre side af dit bånd til at definere mødets betydning og følsomhed

• Derefter skal du definere mødestedet og dine kontaktoplysninger. Dette kan være et mødelokale, eller du bruger måske Skype, Zoom til Outlook eller andre online kommunikationsmidler.
• Til sidst skal du i din mødeinvitationstekst uddybe mødeseriemålene, KPI'er og så videre. Husk at definere en klar agneda for dit møde samt klare og målbare mål.
• Når du er færdig, skal du trykke på knappen Send .

Mac-brugere

Processen for MAC-brugere er en smule anderledes og ligner den, der bruges i ældre Office-versioner:

• Åbn Outlook 365 / 2019 til MAC.
• I kalendervisningen skal du holde markøren til den påkrævede møde-/aftaledato og -tid.
• Dialogboksen Arrangørmøde åbnes.
• Tryk på knappen Til for at definere dine mødedeltagere.

• Definer derefter emne, sted og mødevarighed.

• I den øverste menu skal du trykke på knappen Gentagelse .
• Følgende dialog kommer op:

• Definer møde-/aftaleindstillinger efter behov.
• Når du er færdig, tryk OK.
• Angiv flere oplysninger efter behov i mødeinvitationen.
• Tryk på Send- knappen , når du er færdig .

Opsætningsanmodninger til møde/aftale/begivenhedsserier ved at duplikere

Du kan potentielt oprette en møde- eller begivenhedsserie ved at duplikere en tidligere serie og justere mødeemner, deltagere og sted. Her er en tutorial , der hjælper dig med at opnå det.

Spørgsmål? Du er velkommen til at bruge kommentarerne nedenfor til at fortælle os det.

Held og lykke!