Jak psát užitečná makra ve zprávách aplikace Outlook 2016 a 2019?
Jste novým uživatelem maker VBA pro automatizaci aplikace Outlook? Přečtěte si, jak vložit kód VBA do Outlooku 365/2016/2019.
Zastavte a odstraňte duplicitní e-mailové zprávy v aplikaci Outlook 2016 a 2019
Platí pro: Office 2019, 2016, 365. Windows 7, 8, 10 a macOS (s malými úpravami).
Už jste někdy dostali spoustu nadbytečných duplicitních e-mailových položek, kontaktních osob a záznamů v kalendáři v aplikaci Outlook a chtěli jste tyto nepříjemné duplikáty rychle vyčistit, abyste se mohli soustředit na skutečné věci?
Pokud ano, pokračujte ve čtení, protože dnes vám ukážeme, jak můžete přestat přijímat tyto zprávy a odstranit duplicitní e-maily ze své poštovní schránky, aniž byste si museli kupovat nákladný nástroj pro odstraňování.
Nejprve vysvětlíme nejčastější důvody nejčastějších případů duplikace e-mailů. Poté vám poskytneme jednoduchá řešení, která můžete snadno implementovat, abyste snadno odstranili nadbytečné konverzace, kontakty a schůzky z vaší e-mailové schránky.
Důvody duplicitního e-mailu ve vaší poštovní schránce
Z toho, co jsem viděl v minulosti, duplikáty aplikace Outlook obvykle pocházejí ze šesti hlavních důvodů :
- Pravidla nejsou správně nakonfigurována : Mohou nastat případy, kdy se při přijetí e-mailu spustí dvě nebo více pravidel, což má za následek více instancí stejných zpráv.
- Nesprávné nastavení účtu : V několika případech jsem viděl, že uživatelé omylem definovali více výskytů stejného e-mailového účtu, což má za následek více výskytů každého příchozího e-mailu, kontaktů a položek kalendáře.
- Intervaly odesílání/přijímání jsou příliš krátké . Pokud je frekvence aktualizace vaší doručené pošty příliš krátká; Outlook může načíst zprávu do vaší doručené pošty, ALE nemusí být schopen označit výskyty zpráv jako synchronizované/načtené. Výsledkem je vícenásobný výskyt stejných zpráv.
- Problémy se synchronizací : Také jsme zaznamenali duplicitní kontakty a zprávy způsobené problémy se synchronizací s poskytovateli třetích stran.
- Chyby uživatele při ručním kopírování a vkládání schůzek a událostí do kalendáře aplikace Outlook.
- Nesprávné sloučení několika osobních složek aplikace Outlook (označovaných také jako soubory PST) do jedné složky.
Dopad duplicitních položek aplikace Outlook
- Poškozují vaši produktivitu.
- Matou a způsobují chyby. Jen si představte, že odpovíte vícekrát na stejnou poznámku :-(…
- Mohou ovlivnit výkon načítání vašeho klienta Outlook. Čím více zpráv uložených na vašem počítači nebo serveru bude muset Outlook při spuštění načíst, tím pomalejší bude jeho výkon.
- Dups zaplní vaši doručenou poštu. Firemní uživatelé budou muset odstranit e-maily, aby vyhověli přidělené kapacitě úložiště e-mailů poskytnuté jejich oddělením IT.
Nyní, když rozumíme základním příčinám a dopadům, zaměřme se na některá možná řešení.
Odstraňte duplicitní e-maily v aplikaci Outlook
Na trhu existuje několik nástrojů a doplňků pro odstraňování duplicitních e-mailů, ale věříme a doporučujeme, abyste používali funkce Outlooku ihned po vybalení. Celý postup si přečtěte dále.
- Otevřete Microsoft Outlook (tento proces bude fungovat ve verzích 2013 a 2016).
- Před provedením postupu čištění je vždy vhodné zálohovat e-maily. Zde je postup krok za krokem pro export a zálohování e-mailů, kalendáře a kontaktů aplikace Outlook .
- Po dokončení vyberte složku, ve které jsou duplicitní e-maily.
- V části Domů pokračujte a na pásu karet vyberte rozevírací pole Vyčistit .
- Vyberte Vyčistit konverzaci , chcete-li odstranit a přesunout duplicitní e-maily v konverzaci do složky Odstraněná pošta.
- Vyčistit složku odstraní a přesune duplicitní e-maily v konkrétní složce do složky Odstraněná pošta.
- Vyčistit starší a podsložky vám umožní vyčistit i podsložky.
- Až budete hotovi, můžete kliknout pravým tlačítkem na složku Odstraněná pošta a stisknout Vyprázdnit složku , abyste své duplicitní e-mailové instance navždy smazali.
Poznámka: Pokud jste uživatelem Microsoft Office pro MAC, najdete možnost Vyčistit na pásu karet Domů.
Předcházení problémům s duplikací e-mailů
- Pokud je to relevantní, zkontrolujte pravidla aplikace Outlook, abyste zajistili, že se pro každou příchozí zprávu nespouští paralelně více pravidel.
- Pokud používáte poskytovatele webového e-mailu třetí strany, zkontrolujte, zda jsou vaše účty GMail, Yahoo a Outlook.com v Outlooku správně definovány.
- Nyní zvyšte frekvenci aktualizací doručené pošty. Zde je postup krok za krokem:
- V aplikaci Outlook klepněte na Odeslat / Přijmout
- Klepněte na Odeslat / Přijmout skupiny
- Nyní pokračujte a vyberte Definovat skupiny pro odesílání / přijímání
- Nyní nastavte časový interval na hodnotu mezi 15 a 30 minutami (viz snímek obrazovky níže)
- Klepněte na tlačítko OK.
Vyčištění duplicitních kontaktů
Pokud jste na kartě Lidé našli duplicitní kontaktní osoby, bude tento návod velmi užitečný k odstranění nadbytečných kontaktů. Chcete-li sloučit duplicitní položky v seznamu kontaktů aplikace Outlook, postupujte podle uvedených kroků.
Doufám, že to pomůže!
Nastavení frekvence aktualizace doručené pošty
Chcete-li čelit problémům s odstraňováním duplicit, můžete zvýšit frekvenci aktualizací doručené pošty pomocí níže uvedených kroků.
- Otevřete Outlook a klepněte na Odeslat/Přijmout.
- V nastavení Skupiny odesílání/přijímání můžete nastavit možnost „Naplánovat automatické odesílání/příjem každých“ na 15 minut a kliknout na Zavřít.
Poznámka: Je důležité, aby si uživatelé zkontrolovali svá pravidla aplikace Outlook, aby zajistili správnou konfiguraci, protože nesprávná pravidla mohou vést k záměně mezi různými e-mailovými složkami, což může potenciálně přispět k problému s duplicitními e-maily.
Pokud hledáte nástroj pro efektivní a href=”https://www.nucleustechnologies.com/blog/remove-duplicate-contacts-in-outlook-2016/”>odstranění duplicitních e-mailů v Outlooku 2016, zvažte Kernel for Outlook Odstraňovač duplikátů . Tento spolehlivý software je vaším konečným spojencem při odstraňování duplicitních e-mailů. Ujistěte se, že máte nainstalovaný Kernel for Outlook Duplicates Remover, abyste zabránili tomu, aby se duplicita e-mailů proměnila v noční můru.
Použijte profesionální odstraňovač duplicitních položek aplikace Outlook
Je také dobrou volbou obrátit se na spolehlivý nástroj pro odstraňování duplikátů aplikace Outlook od třetí strany, který trvale odstraní duplikáty aplikace Outlook. Kernel for Outlook Duplicates Remover je takový nástroj. Níže se dozvíte, jak jej používat.
Stáhněte, nainstalujte a spusťte aplikaci Kernel for Outlook Duplicates. Kliknutím na tlačítko Přidat úkol přidáte nebo vytvoříte nový úkol.
V Průvodci vytvořením úlohy zadejte Název úlohy a Popis úlohy a pokračujte kliknutím na Další .
Vyberte složku(y) pro vyhledávání duplicitních položek. Složkám můžete upřednostnit hledání duplicitních položek pomocí tlačítek Nahoru a Dolů a poté klikněte na Další .
Vyberte typ operace, kterou chcete s duplicitními položkami provést, a dokončete proces odstraňování podle průvodce.
Jak duplikovat schůzky a události ve vašem kalendáři Outlook 2019 / 365 / 2016?
Zjistěte, jak snadno duplikovat události kalendáře Outlooku, schůzky a schůzky v Office 365, 2016 a 2019.
Outlook Forms: Jak vytvořit vyplnitelné formuláře v Microsoft Office 2016 / 2019?
Zjistěte, jak můžete navrhovat a vytvářet vlastní uživatelské formuláře aplikace Outlook.
Jak obnovit mou doručenou poštu aplikace Outlook, když se automaticky neaktualizuje?
Doručená pošta aplikace Outlook se neaktualizuje automaticky? Přečtěte si, jak můžete automaticky automaticky aktualizovat doručenou poštu Outlook 365 / 2019 / 2016 / 2013.
Jak přidat obrázky gif v těle e-mailu nebo podpisu aplikace Outlook 2016 / 2019?
Přečtěte si, jak přidat/vložit a odeslat obrázek GIF do odchozího e-mailu z Outlooku 2016 a 2019.
Proč je Outlook offline nebo odpojený a jak se znovu připojit?
Přečtěte si, jak diagnostikovat a řešit různé problémy s odpojením klienta Microsoft Outlook ve Windows 10.
Jak odeslat e-mail v aplikaci Outlook s VBA?
Naučte se psát makra aplikace Outlook pro automatizaci odesílání e-mailů.
Zastavení zobrazování oznámení kalendáře aplikace Outlook 365/2019/2016 na schůzky a schůzky
Přečtěte si, jak deaktivovat připomenutí a oznámení z kalendářů Outlook 2016 / 2019, a to jak na Windows, tak na MAC.
Jak zajistit, aby Microsoft Outlook běžel rychleji (verze 2019 / 365/ 2016)?
Přečtěte si, jak zlepšit výkon aplikace Outlook.
Jak změnit heslo služby Hotmail ve Windows, telefonu Android, iPhone nebo iPad?
Tento příspěvek vám pomůže změnit heslo k účtu Outlook.com a udržovat synchronizaci systému Windows na všech vašich zařízeních.