Šablony aplikace Outlook: Vytvářejte šablony e-mailů a schůzek v Office 365, 2019 a 2016 pro PC a MAC

Poslední aktualizace: říjen 2019.

Zde je otázka, kterou jsme právě dostali pro čtenáře:

Dobrý den, jsem cestovní kancelář a ráda bych si nadefinovala vlastní šablonu e-mailu, abych odpovídala na e-maily, které mi posílají zákazníci. Také bych chtěl urychlit proces plánování schůzek a mít šablonu, kterou mohu použít k rychlému vytváření schůzek a schůzek. Pokud to pomůže, používám Outlook 365. Předem děkuji za jakoukoli pomoc, kterou můžete nabídnout.

děkujeme za vaši otázku. Tady jsme ;-):

Šablony e-mailů aplikace Outlook

Nastavení předdefinovaných e-mailových zpráv je velmi jednoduché. Vše, co musíte udělat, je napsat a naformátovat e-mailovou zprávu a poté ji uložit jako šablonu pro budoucí použití.

Poznámka: Pro jednoduchost budu v tomto příspěvku používat jednoduché příklady šablon zpráv a schůzek, ale možná se budete chtít podívat na definování složitějších uživatelsky vyplnitelných formulářů pro Outlook .

Chcete-li vytvořit e-mailové šablony aplikace Outlook , postupujte takto :

1. Otevřete aplikaci Outlook.
2. Klikněte na Nový e-mail.
3. Zadejte předmět e-mailu.
4. Zadejte text e-mailu. Zde je jednoduchý příklad:

1. Vložte svůj podpis (v případě potřeby).
2. Nyní budete muset svůj e-mail uložit jako soubor šablony aplikace Outlook (s příponou oft) pro další použití.
3. Pokračujte a stiskněte Soubor.
4. Nyní stiskněte Uložit jako a zadejte název souboru; v našem jednoduchém příkladu to bude: „Aplikace mluvením schválena“.
5. Uložte e-mail jako šablonu, nezapomeňte nastavit typ souboru na .oft, jak je uvedeno níže.

1. Stiskněte Uložit.
2. Zavřete zprávu.
3. Pokud budete vyzváni, klepněte na Uložit všechny změny.

Odeslání e-mailu na základě šablony

Opětovné použití vašich stávajících šablon je také docela jednoduché:

1. Otevřete aplikaci Outlook.
2. Hit Nové položky.
3. Nyní vyberte Další položky.
4. Vyberte možnost Vybrat formulář.
5. Nyní budete muset vybrat umístění, do kterého bude uložena šablona, ​​kterou jste právě vytvořili v předchozím kroku. Vyberte uživatelské šablony v umístění systému souborů a vyberte položku „Schválena aplikace pro čtení“, jak je znázorněno níže

1. Klepněte na Otevřít.
2. Definujte své e-mailové příjemce v polích Komu a Kopie; v případě potřeby definujte černou kopii (BCC).
3. Pošlete svůj email.

Šablony pozvánek na schůzku aplikace Outlook

Stejným způsobem můžete znovu použít předdefinované formáty pro schůzky a schůzky.

Pokračujte a definujte vzorník schůzky a uložte jej jako soubor .otf; poté zašlete svou žádost účastníkům schůzky.

Úprava šablon zpráv a schůzek

Čas od času může být nutné upravit formulář / šablonu aplikace Outlook.

Chcete-li to provést, prosím postupujte následovně:

1. Otevřete soubor formuláře, jak je znázorněno výše v části Opětovné použití šablon.
2. Proveďte požadované změny.
3. Klikněte na Soubor, poté na Uložit jako a poté uložte soubor pod jiným názvem.

Kde jsou šablony uloženy?

Několik čtenářů se nás zeptalo, ve které cestě k souboru Outlook obvykle ukládá všechny vlastní šablony.

Ve výchozím nastavení je umístění pod vaším uživatelským účtem. Ve Windows 10/8 nebo 7 by to bylo: C\:users\\AppData\Roaming\Microsoft\Templates.

Soubory můžete samozřejmě ukládat na různá místa v operačním systému Windows PC.

Tip: Pokud si nejste jisti přesným umístěním, můžete ve Windows spustit vyhledávání souborů .oft.

E-mailové šablony pro macOS

Definování vlastního formátu

Pokud používáte Outlook pro macOS a chtěli byste definovat vlastní formáty šablon, postupujte následovně:

1. Otevřete aplikaci Outlook
2. Klikněte na Nová pošta
3. Napište text svého e-mailu.
4. Z horní lišty klikněte na Uložit jako šablonu…
5. Poté vyberte složku šablony a stiskněte Uložit.

Odesílejte zprávy založené na šablonách v systému macOS

Po uložení vlastního e-mailového úložiště můžete přejít k jeho opětovnému použití, abyste urychlili svou práci. Postupujte podle těchto pokynů:

1. Otevřete aplikaci Outlook.
2. Z horní lišty klikněte na Soubor
3. Stiskněte Nový a vyberte Nový ze šablony
4. Otevře se vaše složka šablon, na rozdíl od Windows macOS ukládá vaše šablony jako soubory .emltpl.
5. Vyberte šablonu e-mailu a stiskněte OK .
6. Podle potřeby vyplňte příjemce e-mailu.
7. V neposlední řadě pokračujte a pošlete svou zprávu.

Poznámka: Outlook na macOS nepodporuje šablony schůzek a schůzek