Jak psát užitečná makra ve zprávách aplikace Outlook 2016 a 2019?

V Microsoft Office používáme Visual Basic for Applications (VBA) k vytváření vlastních programů, které vylepšují základní funkce Office a pomáhají šetřit čas automatizací opakujících se úloh. Tyto malé programy VBA nazýváme makra .

V tomto tutoriálu jsme chtěli poskytnout nejúplnější webový zdroj pro vývoj maker pro aplikaci Outlook. Zaměříme se na prozkoumání základů Outlooku VBA pro začátečníky, naučíme se psát makra a poté se podíváme na některé pokročilejší užitečné nápady na makro. Na základě zpětné vazby, kterou jsme dostali, byste po prostudování tohoto tutoriálu měli být schopni vyvíjet a spouštět jednoduchá makra VBA pro aplikaci Outlook.

• Nejprve základy: Naučíme se, jak vložit a uložit jednoduché vlastní makro VBA do aktivní relace aplikace Outlook.
• Poté nastavíme vývojové prostředí maker v našem počítači.
• Projdeme si nejzákladnější příklady aplikace Outlook VBA. To vám pomůže pochopit základy vývoje maker a umožní vám psát jednoduchá makra.
• Dále budeme pokračovat a definovat ikonu zástupce pro naše makro na panelu nástrojů Rychlý přístup. To nám umožní snadno spustit makro.
• A zakončíme povolením maker aplikace Outlook a zpracováním jejich nastavení zabezpečení, abychom zajistili, že se kód po zobrazení výzvy v našich počítačích skutečně spustí.

Mohu zaznamenat makro Outlook?

Na rozdíl od jiných aplikací Office Outlook nenabízí jednoduchý záznam maker, který by zachycoval akce uživatelů a na pozadí nám automaticky generoval požadovaný kód VBA. Pokud tedy chceme do Outlooku přidat vlastní vlastní funkce, budeme se muset naučit psát jednoduché programy VBA a začlenit je do naší relace Outlooku.

Poznámka: Pokud vás zajímá, jak vlastně funguje záznamník maker Office, doporučil bych nahlédnout do výukových programů maker MS Word a Excel VBA Macro .

Psaní maker VBA v aplikaci Outlook

1. Nejprve otevřete Microsoft Outlook.
2. Nyní pokračujte a stiskněte tlačítko Alt + F11 .
3. Otevře se vývojářské integrované vývojové prostředí VBA (IDE).
4. Rozbalte strom projektu až do uzlu ThisOutlookSession .
5. Klikněte pravým tlačítkem na ThisOutlookSession a poté stiskněte Vložit .
6. Nyní vložíte modul Visual Basic. Chcete-li toho dosáhnout, pokračujte a vyberte Modul .
7. Vložte svůj kód VBA do okna Modul .
8. Klikněte na Soubor a poté vyberte Uložit .
9. Pokračujte a zavřete vývojářské prostředí. Tím se vrátíte zpět do uživatelského rozhraní aplikace Outlook.

Poznámka: Přečtěte si několik jednoduchých příkladů kódu, které vám pomohou začít s VBA. Nikdy nekopírujte kód VBA z neznámých zdrojů.

Jak nastavit kartu vývojáře v aplikaci Outlook?

Pokud budete často vyvíjet makra aplikace Outlook, možná budete chtít nastavit vývojové prostředí Office. Zní to famózně, že? Ve skutečnosti je to docela jednoduchý postup. Přečtěte si podrobnosti:

1. Otevřete Outlook , klikněte pravým tlačítkem na horní oblast pásu karet a vyberte možnost Přizpůsobit pás karet .

1. Zkontrolujte položku Vývojář a stiskněte OK .

1. Nyní na pásu karet najdete nabídku Vývojář.

Užitečné příklady aplikace Outlook VBA

Vytvořte e-mailovou zprávu

Tento jednoduchý úryvek programově vytvoří novou položku e-mailové zprávy.

Skript začíná vytvořením poštovní položky Outlooku, poté nastaví pole do, předmět, hlavní text a kopie. Nakonec zobrazí zprávu v aplikaci Outlook, abyste ji mohli zkontrolovat a odeslat ručně.

Public Sub CreateMail() Dim MyEmail As MailItem ' Create a new Outlook message item programatically Set MyEmail = Application.CreateItem(olMailItem) 'Set your new message to, subject, body text and cc fields. With MyEmail .To = "recipient@myserver.com" .Subject = "Insert your message subject here" .Body = "Insert your email text body here" .CC = "cc@myserver.com" End With MyEmail.Display End Sub

Poznámka pro pokročilé: Při definování nových e-mailů pomocí jazyka VBA můžete použít předdefinované šablony aplikace Outlook. Chcete-li to provést, budete muset využít metodu CreateItemFromTemplate a určit umístění souboru šablony aplikace Outlook (*. oft ).

Pošlete e-mail programově

Pokud chcete, aby aplikace Outlook automaticky odeslala e-mail, který jste právě vytvořili, můžete do výše uvedeného kódu přidat následující řádek. Vložte následující řádek před příkaz End Sub předchozího fragmentu.

MyEmail.Send

Připojte soubor k e-mailu

V mnoha případech byste chtěli zautomatizovat odesílání e-mailu s připojeným souborem. Může to být dokument aplikace Word, tabulka Excel, prezentace v PowerPointu, dokumenty PDF atd. Pokud chcete poslat e-mail s přílohami programově, použijte tento kód:

#VBA Code Dim MyEmail As MailItem ' Create a new Outlook message item programatically Set MyEmail = Application.CreateItem(olMailItem) 'Define your attachment folder path and file name - modify this part as needed Dim AttachFolder, AttachFile As String AttachFolder = "C:\" AttachFile = "test.txt" 'Set your new message to, subject, body text and cc fields. With MyEmail .To = "recipient@my_server.com; mysecondrecipient@my_server.com" .Subject = "This is your message subject" .Body = "Insert your email text body here" .CC = "cc@my_server.com" .Attachments.Add AttachFolder & AttachFile End With MyEmail.Display End Sub

Poznámky:

• Ujistěte se, že jste ve úryvku nastavili správnou cestu a název souboru přílohy.
• V tomto příkladu jsem nastavil více příjemců e-mailu , prosím upravte podle potřeby.

Vytvořte úlohu pomocí VBA

Následující úryvek vytvoří úkol aplikace Outlook, přiřadí jej jiné osobě a nastaví předmět úkolu a hlavní text.

Public Sub CreateTask() Dim MyTask As TaskItem ' Create a new Outlook task Set MyTask = Application.CreateItem(olTaskItem) 'Set your new task recipients and information fields With MyTask .Assign .Recipients.Add "taskrecipient@my_server.com" .Subject = "This is your task subject" .Body = "Insert a thorough explanation of your task here." End With MyTask.Display End Sub

Uložit jako HTML

Jen málo čtenářů se zeptalo, jak automatizovat ukládání e-mailů do HTML. Níže uvedený kód přesně toto splňuje.

Public Sub SaveAsHTML() On Error Resume Next Dim MyWindow As Outlook.Inspector Dim MyItem As MailItem Dim FilePath As String FilePath = Environ("HOMEPATH") & "\Documents\" & "\" Dim ItemName As String Set MyWindow = Application.ActiveInspector If TypeName(MyWindow) = "Nothing" Then MsgBox ("Kindly open an email to save") Else Set MyItem = MyWindow.CurrentItem ItemName = MyItem.Subject ' File name will be identical to the message subject With MyItem .SaveAs FilePath & ItemName & ".html", olHTML End With End If End Sub

Poznámka: Ujistěte se, že tento kód spouštíte pouze u e-mailů, které jsou otevřené v aplikaci Outlook (nikoli v zobrazení Doručená pošta/Průzkumník).

Otázky týkající se maker aplikace Outlook

Kde jsou makra uložena v aplikaci Outlook?

Možná se potulujete, kde přesně je uloženo vaše použité makro. No, na rozdíl například od Excelu, který umožňuje ukládat makra do souboru personal.xlb nebo do konkrétních tabulek; všechna makra aplikace Microsoft Outlook jsou uložena v jednom globálním souboru ve vašem systému souborů. Konkrétně se soubor ukládající všechna vaše makra jmenuje VBAProject.otm. Soubor najdete na: C:\users\\AppData\Roaming\Microsoft\Outlook.

Tlačítko zástupce pro makra aplikace Outlook

Naším dalším krokem je vložení malého tlačítka, které nám umožní snadno spustit makro. Pro jednoduchost vložíme toto tlačítko na panel nástrojů Rychlý přístup.

1. Otevřete Microsoft Outlook, pokud ještě není otevřen.
2. Klikněte pravým tlačítkem na horní pás karet aplikace Outlook a vyberte možnost Přizpůsobit panel nástrojů Rychlý přístup .

       Poznámka: Podobný postup můžete použít k umístění ikony na samotný pás karet namísto na panel nástrojů Rychlý přístup.

1. Klepněte na rozbalovací seznam ' Vybrat příkazy z ' a vyberte Makra .

1. Vyberte makro, které jste právě vytvořili, a stiskněte Přidat .

1. Klepnutím na Upravit definujte vlastní obrázek ikony pro tlačítko panelu nástrojů Rychlý přístup.

1. Až budete hotovi, stiskněte OK.

Jak povolit makro v aplikaci Outlook?

Tento krok je volitelný a měl by být proveden pouze v případě, že se při spouštění nově vytvořeného makra zobrazí chybová zpráva.

1. Další je umožnit aplikaci Outlook spustit naše makro VBA. Ve výchozím nastavení Microsoft Office makra zakazuje a nepovoluje; takže budeme muset definovat správné zabezpečení maker, aby bylo možné spustit vlastní makro aplikace Outlook.
2. V Outlooku 2016 klikněte na pásu karet na Vývojář a vyberte Zabezpečení maker .

1. Vyberte nastavení zabezpečení maker.
   1. V Outlooku 2016: Vyberte Oznámení pouze pro digitálně podepsaná makra, všechna ostatní zakázána nebo Oznámení pro všechna makra .
   2. V Outlooku 2019: Vyberte Zakázat všechna makra s upozorněním . Před spuštěním makra se zobrazí upozornění vyžadující schválení uživatele.
2. Po nastavení zabezpečení maker klepněte na OK .

Poznámka: Vaše aktuální nastavení zabezpečení může bránit spouštění maker v aplikaci Outlook. Zde je návod, jak postupovat, pokud jsou makra ve vašem projektu maker aplikace Outlook zakázána .

Jak používat makro aplikace Outlook?

V neposlední řadě je nyní čas spustit nově vytvořené makro.

1. Přejděte na panel nástrojů Rychlý přístup (levá horní strana obrazovky – mírně nad nabídkou HOME).
2. Klepněte na ikonu, kterou jste přiřadili svému makru.
3. Voi'la, právě jste dokončili a spustili své (první) makro Outlook VBA!

Další nápady na makra aplikace Outlook

Několik našich čtenářů se zeptalo, zda bychom mohli specifikovat další nápady pro Outlook Automation. Zde je několik z nich, jak začít.

1. Automaticky ukládat přílohy v příchozích zprávách do konkrétní složky.
2. Přečtěte si seznam záznamů schůzek ze souboru CSV a automaticky vytvořte schůzky v jednom nebo více kalendářích.
3. Automatické vytváření úkolů/schůzek/kontaktů z příchozích e-mailů.
4. Vizualizujte stav odezvy účastníků na sadu opakujících se schůzek.
5. Odesílejte e-maily Outlook z Excelu, Wordu nebo Accessu.
6. Stáhněte si všechny přílohy z konkrétní složky aplikace Outlook do počítače. Pokud je místo na vašem účtu Outlook omezeno, můžete toto makro použít ke konkrétnímu stahování pouze velkých příloh (například přes 5 MB) na disk namísto jejich správy v aplikaci Outlook.
7. Export kontaktů aplikace Outlook přímo do databáze aplikace Access. Všimněte si, že Export kontaktů do CSV je v produktu k dispozici.
8. Automaticky aktualizovat informace o schůzce pro jednotlivé nebo opakující se schůzky.

Další kroky

• Potřebujete konkrétní pomoc s VBA? Neváhejte nás kontaktovat pro návrh na míru .