Na co se zaměřit při kontrole nebo auditu finančního modelu

Pokud Excel nějakou dobu používáte, pravděpodobně dáváte přednost vytváření vlastních tabulek nebo finančních modelů od začátku. Ve firemním prostředí však lidé tuto příležitost dostanou jen zřídka. Místo toho se od nich očekává, že převezmou existující model, který postavil někdo jiný.

Možná vstupujete do role, kterou přebíráte od někoho jiného, ​​a existuje existující model účetního výkaznictví, který budete muset každý měsíc aktualizovat. Nebo vám bylo řečeno, abyste každé čtvrtletí vypočítali prodejní provize na základě monstrózní tabulky s 50 kartami, která se vám příliš nelíbí. Nejen, že dědíte modely ostatních spolu se vstupy, předpoklady a výpočty, které zadal původní modelář, ale dědíte také chyby modeláře.

Pokud se chystáte převzít odpovědnost za model někoho jiného, ​​musíte být připraveni jej převzít a vytvořit si z něj svůj vlastní. Musíte být odpovědní za fungování tohoto modelu a mít jistotu, že funguje správně. Zde je kontrolní seznam věcí, které byste měli zkontrolovat, když poprvé zdědíte finanční model někoho jiného:

• Seznamte se s jeho vzhledem a dojmem. Prohlédněte si každý list, abyste viděli, jaká barevná schémata byla použita. Přečtěte si jakoukoli dokumentaci. Existuje klíč, který pomůže zjistit, které buňky jsou které? Rozlišoval modelář mezi vzorci a pevně zakódovanými předpoklady?
• Dobře si prohlédněte vzorce. Jsou konzistentní? Obsahují nějaké pevně zakódované hodnoty, které se nebudou automaticky aktualizovat, a proto způsobí chyby?
• Spusťte kontrolu chyb. Stisknutím tlačítka Kontrola chyb v části Auditování vzorců na kartě Vzorce na pásu karet můžete na první pohled zjistit, zda na listu nejsou nějaké chyby Excelu, které by mohly způsobit problémy.
• Zkontrolujte odkazy na externí soubory. Externí odkazy mohou být platnou součástí pracovního provozního procesu, ale musíte vědět, zda tento soubor získává nějaké vstupy z externích sešitů, abyste se ujistili, že nikdo neúmyslně nezmění listy nebo názvy souborů, což způsobí chyby ve vašem modelu. Externí odkazy najdete stisknutím tlačítka Upravit odkazy v části Připojení na kartě Data na pásu karet.
• Zkontrolujte pojmenované rozsahy. Pojmenované rozsahy mohou být užitečné ve finančním modelu, ale někdy obsahují chyby kvůli nadbytečným názvům a také externím odkazům. Zkontrolujte pojmenované rozsahy ve Správci názvů, který se nachází v části Definované názvy na kartě Vzorce na pásu karet. Odstraňte všechny pojmenované rozsahy, které obsahují chyby nebo se nepoužívají, a pokud obsahují odkazy na externí soubory, poznamenejte si je a ujistěte se, že jsou potřeba.
• Zkontrolujte automatické výpočty. Vzorce by se měly vypočítat automaticky, ale někdy, když je soubor velmi velký nebo modelář rád kontroluje změny ručně, byl výpočet nastaven na ruční namísto automatického. Pokud v levém dolním stavovém řádku vidíte slovo Vypočítat, znamená to, že výpočet byl nastaven na ruční, takže vás pravděpodobně čeká složité vyšetřování! Stisknutím tlačítka Možnosti výpočtu v části Výpočet na kartě Vzorce na pásu karet přepnete mezi ručním a automatickým výpočtem sešitu.

Kromě těchto kroků je zde několik užitečných auditních nástrojů v Excelu, které můžete použít ke kontrole, auditu, ověření a v případě potřeby k opravě zděděného modelu, abyste si mohli být jisti výsledky svého finančního modelu:

• Prohlédněte sešit. Poznejte skryté funkce svého modelu a identifikujte potenciálně problematické funkce, které by jinak bylo velmi obtížné najít pomocí tohoto málo známého nástroje. Chcete-li jej použít, otevřete sešit, klikněte na tlačítko Soubor na pásu karet; na kartě Informace klepněte na tlačítko Zjistit problémy.
• F2: Pokud jsou zdrojové buňky vzorce na stejné stránce, zkratka F2 přepne buňku do režimu úprav, takže tato zkratka je dobrým způsobem, jak vizuálně vidět, odkud zdrojová data pocházejí.
• Sledování precedentů/závislostí: Nástroje pro audit aplikace Excel sledují vztahy vizuálně pomocí šipek sledovacích čar. K těmto nástrojům máte přístup v sekci Auditování vzorců na kartě Vzorce na pásu karet.
• Vyhodnotit vzorec: Rozdělte dlouhé a složité vzorce pomocí nástroje Vyhodnotit vzorec v části Kontrola vzorce na kartě Vzorce na pásu karet.
• Nástroje pro kontrolu chyb: Pokud uděláte chybu – nebo to, co Excel považuje za chybu – v levém horním rohu buňky se zobrazí zelený trojúhelník. K tomu dojde, pokud vynecháte sousední buňky nebo zadáte vstup jako text, který vypadá, že by to mělo být číslo.
• Okno sledování: Pokud máte výstupní buňky, které byste chtěli sledovat, tento nástroj zobrazí výsledek zadaných buněk v samostatném okně. Tento nástroj najdete v části Kontrola vzorců na kartě Vzorce na pásu karet. Je užitečné pro testování vzorců, abyste viděli dopad změny předpokladů na samostatnou buňku nebo buňky.
• Zobrazit vzorce: Chcete-li vidět všechny vzorce na první pohled, nikoli výsledné hodnoty, stiskněte tlačítko Zobrazit vzorce v sekci Auditování vzorců na kartě Vzorce na pásu karet (nebo použijte zkratku Ctrl+`). Zobrazit vzorce je také velmi rychlý a snadný způsob, jak zjistit, zda existují nějaké pevně zakódované hodnoty.