Jak sdílet a sledovat weby SharePoint

Je snadné sledovat web SharePoint a přijímat aktualizace o tom, co se na tomto webu děje. S nejnovější verzí SharePointu je tato možnost stejně jednoduchá jako kliknutí na ikonu hvězdičky na hlavní stránce webu SharePoint, jak je znázorněno.

Kliknutím na hvězdičku na webu SharePoint můžete web sledovat.

Pokud používáte mobilní aplikaci SharePoint, hvězdička je vzdálená pouhým klepnutím, jak je znázorněno na následujícím obrázku.

Klepnutím na hvězdičku v mobilní aplikaci SharePoint můžete sledovat web.

Jakmile sledujete web SharePoint, zobrazí se na vašem hlavním panelu SharePoint – hlavním panelu, který uvidíte, když se přihlásíte do Microsoft Office 365 a kliknete na aplikaci SharePoint. Zpět na řídicí panel se můžete kdykoli vrátit kliknutím na nabídku aplikace (ikona vafle v levém horním rohu obrazovky) a kliknutím na SharePoint.

Když sledujete web, budete dostávat všechny novinky a aktualizace a aktivity na hlavním panelu SharePoint. Na následujícím obrázku můžete vidět, že sledujeme web SharePoint For LuckyTemplates a v části „Zprávy z webů“ vidíme, že byl zveřejněn nový zpravodajský článek.

Zprávy a aktivity z webů, které sledujete, se zobrazují na řídicím panelu SharePointu.

Pokud používáte mobilní aplikaci SharePoint, uvidíte na hlavní obrazovce kartu Novinky. Tato karta zobrazuje všechny novinky a aktivity z webů, které sledujete. Zde je zobrazena karta Novinky.

Zprávy a aktivity z webů, které sledujete, se zobrazují na kartě Zprávy v aplikaci SharePoint Mobile.

Stejný zpravodajský článek, který byl dříve zobrazen ve webovém prohlížeči, je zobrazen také zde v aplikaci SharePoint Mobile. Toto je opakující se téma. SharePoint Mobile App zobrazuje stejný obsah, jaký najdete při používání SharePointu ve webovém prohlížeči. Je to pouze mobilní verze navržená tak, aby byla snadněji použitelná na malých zařízeních.

Řídicí panel Office 365 SharePoint bude dostupný pouze v případě, že používáte SharePoint jako součást Office 365. Pokud používáte SharePoint On-Premises, zeptejte se svého IT oddělení, zda existuje konsolidovaný web, který mají pro oznámení a aktivity.

Jak nastavit upozornění pro SharePoint

Kromě sledování webu můžete také nastavit upozornění pro další oblasti SharePointu. Dokumenty jsou například uloženy ve speciální kontejnerové aplikaci SharePoint s názvem Library. Příkladem je aplikace Dokumenty, která se zobrazuje na levém navigačním panelu vašeho výchozího týmového webu. Upozornění jsou skvělým způsobem, jak sledovat změny, které vaši spoluhráči provádějí v dokumentech a položkách.

Abyste mohli přijímat upozornění, musíte mít ve svém profilu SharePoint nakonfigurovanou e-mailovou adresu. Pokud je váš server SharePoint umístěn ve vaší síti, obvykle to není problém. Office 365 však nemusí být integrován s vaší sítí a e-mailovými informacemi. V těchto situacích může váš administrátor buď ručně nakonfigurovat vaši e-mailovou adresu, nebo vám k tomu udělit oprávnění.

Chcete-li nastavit upozornění na obsah v aplikaci Dokumenty, postupujte takto:

Otevřete webový prohlížeč a přejděte na web Microsoft Office .

Pokud budete požádáni, přihlaste se.

Chcete-li web otevřít, vyberte svůj web SharePoint.

Vyberte aplikaci Dokumenty, která se zobrazí v levém navigačním panelu.

V horní části aplikace Dokumenty klikněte na tři tečky a poté klikněte na Upozornit, jak je znázorněno.
Otevře se dialogové okno Upozornit při změně položek.

Výběrem možnosti Upozornit v aplikaci Dokumenty SharePointu.

Pokud používáte SharePoint On-Premises a nevidíte tlačítko Upozornit, je pravděpodobné, že váš správce nenakonfiguroval nastavení odchozí pošty. Pokud nastavení odchozí pošty není nakonfigurováno v Centrální správě, tlačítko Upozornit se uživatelům jednoduše nezobrazí. Pokud však používáte SharePoint Online, odchozí e-mail již byl nakonfigurován společností Microsoft a můžete začít.

Do textového pole Název výstrahy zadejte název výstrahy.
Navrhujeme, aby pro vás tento název byl ve vaší doručené poště něco smysluplného, ​​například Documents Modified Today – Budget Team Site. Jinak nemáte žádný smysluplný způsob, jak rozlišit jedno upozornění od druhého.

Do textového pole Odeslat upozornění zadejte kromě vás jména lidí, kteří by měli upozornění obdržet.
Správně, můžete se přihlásit k odběru upozornění pro ostatní! Musíte mít oprávnění ke správě upozornění, které je ve výchozím nastavení uděleno vlastníkům webu.

Organizace a vlastníci stránek mohou chtít přihlásit k odběru upozornění více uživatelů, aby měli jistotu, že dostávají důležité aktualizace, a také je povzbudit, aby přispívali do diskusního fóra, blogu nebo wiki. Uživatelé se stále mohou odhlásit úpravou nastavení v nastavení upozornění.

V části Způsob doručení vyberte, zda chcete dostávat upozornění prostřednictvím e-mailu nebo textové zprávy na váš mobilní telefon.
Textové zprávy vyžadují, aby správce SharePointu nakonfiguroval tuto službu prostřednictvím třetí strany, takže možná nebudete moci odesílat upozornění do telefonu.

V části Typ změny vyberte možnost, která odpovídá typu oznámení, která chcete dostávat — Všechny změny, Nové položky jsou přidány, Existující položky jsou změněny nebo Položky jsou odstraněny.
Pokud zodpovídáte za správu aplikace, doporučujeme, abyste obdrželi upozornění při každém smazání položek.

V části Odeslat upozornění na tyto změny vyberte, kdy chcete upozornění dostávat.
Možnosti, které zde vidíte, se liší podle druhu aplikace, se kterou pracujete. Aplikace Úkoly vám například umožňuje přijímat upozornění, když je úkol označen jako Dokončeno nebo kdykoli se změní stav úkolu s vysokou prioritou.

V části Kdy posílat upozornění zvolte frekvenci zasílání upozornění.
Můžete je dostávat okamžitě, jednou denně nebo jednou týdně. Rádi dostáváme denní shrnutí; jinak dostáváme příliš mnoho e-mailů.

Kliknutím na OK vytvořte upozornění, jak je znázorněno.

Vytvoření nového upozornění pro aplikaci SharePoint Documents.

K vytváření upozornění potřebujete oprávnění k vytváření upozornění. Toto oprávnění je obvykle uděleno s přednastavenou konfigurací skupiny Site Members SharePoint.

Kdykoli uživatelé řeknou, že potřebují pracovní postup, aby obdrželi oznámení o změnách provedených v souborech projektu, zkuste nejprve upozornění. Byli byste překvapeni, jak často výstrahy poskytují potřebné možnosti.

Pokud má vaše aplikace osobní nebo veřejné zobrazení, které obsahuje filtr, můžete se přihlásit k odběru změn pouze tohoto zobrazení. Řekněme například, že chcete být informováni prostřednictvím textové zprávy, když má položka v aplikaci Sledování problémů nastavenou prioritu na Vysoká. Vytvořili byste zobrazení, které filtruje v aplikaci problémy s vysokou prioritou. Vyberte filtrované zobrazení v části Odeslat upozornění na tyto změny při vytváření upozornění a budete dostávat upozornění, když položky splňují kritéria filtru.

Jak spravovat upozornění pro weby SharePoint

Vždy se můžete vrátit a upravit upozornění. Když kliknete na elipsu (uvedenou dříve na obrázku 10-5), můžete zvolit Spravovat výstrahy a upravit všechna již vytvořená upozornění. Toto tlačítko vás přenese na jedinou stránku namísto navigace do každé aplikace, kde jste nastavili upozornění. Následující obrázek ukazuje stránku My Alerts.

Správa upozornění pro celý web SharePoint.

Chcete-li spravovat všechna upozornění, která máte na daném webu, a upravit je nebo odstranit, postupujte takto:

Přejděte do aplikace, ve které jste aktuálně přihlášeni k odběru upozornění.

V rozevíracím seznamu se třemi tečkami vyberte Spravovat moje upozornění.
Zobrazí se stránka Moje upozornění na této stránce.

Vyberte odkaz na správný název výstrahy.
Zobrazí se stránka Upravit upozornění na této stránce se všemi možnostmi, které jste viděli při prvním vytvoření upozornění. Změňte nastavení podle potřeby.
Nenastavili jste upozornění na začátek? Stále můžete číst nastavení a měnit volby (viz předchozí kroky). Pokud bylo upozornění vytvořeno pro více uživatelů současně, vaše změny neovlivní nastavení upozornění pro ostatní.

Kliknutím na OK upravíte výstrahu podle svých nových nastavení nebo kliknutím na Smazat výstrahu odstraníte.
Odstraněním upozornění, které bylo vytvořeno pro vás, nesmažete upozornění od ostatních uživatelů, kteří jsou ve skupině, pro kterou bylo upozornění vytvořeno.

Pokud jste správcem webu, můžete spravovat upozornění všech na webu kliknutím na odkaz Upozornění pro uživatele v části Správa webu na stránce Nastavení webu.

Když nastane událost, která odpovídá vašemu upozornění – například čas nebo místo změny události v kalendáři – obdržíte e-mail do vaší doručené pošty. E-mailové upozornění, které obdržíte, je založeno na šabloně. Tyto šablony může upravit váš správce, takže mohou poskytnout více podrobností.