Access 2013 All-In-One pro LuckyTemplates Cheat Sheet

Access 2013 usnadňuje správu vašich dat tím, že kombinuje vizuální rozhraní s výkonem relační databáze. Objevte, jak organizovat data do tabulek, navrhovat formuláře a sestavy pro úpravu a prezentaci informací a vytvářet dotazy pro výběr a kombinování informací. Dalšími kroky jsou psaní maker a skriptů Visual Basic for Applications (VBA), aby byla databáze inteligentní, a použití SharePointu k publikování dat na web.

Návrh relační databáze v Accessu 2013

Když používáte databázový program, jako je Access 2013, nemůžete jen začít zadávat data. Místo toho musíte vytvořit návrh relační databáze, rozdělující vaše informace do jedné nebo více tabulek, z nichž každá se skládá z polí (která jsou jako sloupce v tabulce). Tabulky jsou propojeny relačními spojeními, ve kterých pole v jedné tabulce odpovídá (souvisí s) polem v jiné tabulce. Zde je obecná myšlenka:

Identifikujte svá data.

Vytvořte seznam možných polí (částí informací), včetně textu, čísel, data, pravdivosti/nepravdy a dalších typů dat.

Odstraňte nadbytečná pole.

Neuchovávejte stejné informace na více než jednom místě. Pokud můžete vypočítat jedno pole z druhého, uložte pouze jedno. (Uložte například datum narození nebo věk, ale ne obojí.)

Uspořádejte pole do tabulek.

Seskupte svá pole podle toho, co popisují, aby se z každé skupiny stala tabulka. Databáze záznamů objednávek pro obchod může mít jednu tabulku pro zákazníky, jednu pro produkty a jednu pro objednávky.

Přidejte tabulky pro kódy a zkratky.

Plán zahrnout tabulku názvů stavů a ​​dvoupísmenných kódů a tabulku všech dalších kódů nebo zkratek, které plánujete v databázi použít. Tyto tabulky použijete k vytvoření rozbalovacích nabídek hodnot, které si můžete vybrat při zadávání záznamů.

Vyberte primární klíč pro každou tabulku.

Primární klíč je pole, které jednoznačně identifikuje každý záznam v tabulce. Pomocí pole Automatické číslo můžete Accessu sdělit, aby každému záznamu přidělil jedinečné ID číslo.

Propojte tabulky.

Podívejte se, které tabulky obsahují pole, která odpovídají polím v jiných tabulkách. V databázi záznamů objednávek musí tabulka Objednávky obsahovat pole, které identifikuje zákazníka, který objednávku zadal – pole, které odpovídá poli primárního klíče v tabulce Zákazníci. Většina vztahů je typu one-to-many , ve kterých jeden záznam v jedné tabulce může odpovídat více než jednomu (nebo žádnému) záznamům v jiné tabulce.

Tipy pro výběr typů polí v Accessu 2013

Když navrhujete databázi v Accessu 2013, rozhodnete se, jaký typ bude každé pole. Access nabízí 12 typů polí, ze kterých si můžete vybrat. Vyberte typ pole, který nejlépe popisuje data, která chcete do pole uložit, a který funguje pro typ analýzy, kterou potřebujete pro použití pole. Zde jsou tipy, kdy použít který typ pole.

Klávesové zkratky Handy Access 2013

Někteří lidé by raději používali klávesnici než myš a Access 2013 má pro tyto lidi spoustu klávesových zkratek. Následující klávesové zkratky jsou užitečné zejména v Accessu 2013. Některé klávesové zkratky fungují kdekoli v Accessu 2013; ostatní fungují pouze v konkrétních pohledech, jak bylo uvedeno.

Tajemství návrhu databáze Access 2013

Zde je pět přikázání návrhu databáze, ať už používáte Access 2013 nebo jiný databázový program. Dobře navržená databáze usnadňuje údržbu vašich dat.

• Ukládejte informace tam, kam patří, ne tam, kde se objevují. To, kde informace ukládáte, nemá nic společného s tím, kde se zobrazují. V tabulce zadáte informace tam, kde je chcete, aby se při tisku tabulky objevily, ale databáze fungují jinak. V databázi ukládáte informace do tabulek na základě struktury informací. Část informace se může objevit v mnoha sestavách, ale vy ji uložíte pouze do jednoho pole v jedné tabulce.

• Ukládejte informace tak, jak skutečně existují, ne tak, jak chcete, aby se objevily v konkrétní sestavě. Toto pravidlo je důsledkem prvního pravidla. Pokud chcete, aby se názvy knih ve vašich objednávkách objevovaly velkými (velkými) písmeny, Access za vás může názvy použít velkými písmeny. Ukládejte názvy knih se správnými velkými písmeny, abyste je nemuseli mít v každé zprávě velkými písmeny. Access má mnoho vestavěných funkcí, které mohou upravit způsob formátování textu, čísel a dat.

• Vyhněte se odpadkům dovnitř, odpadkům ven (GIGO). Pokud se neobtěžujete vytvořit dobrý a rozumný návrh databáze – a pokud si nedáte pozor na zadávání správných a čistých dat – vaše databáze skončí plná smetí. Dobře navržená databáze se snáze udržuje než špatně navržená, protože každá informace je uložena pouze jednou, v jasně pojmenovaném poli v jasně pojmenované tabulce, se správnými ověřovacími pravidly. Ano, zní to jako spousta práce, ale vyčistit databázi 10 000 nesprávných záznamů je (s prominutím podcenění) ještě více práce.

• Oddělte svá data od svých programů. Pokud vytvoříte databázi, kterou chcete sdílet s jinými lidmi nebo ji distribuovat, uložte všechny tabulky do jedné databáze (zadní část) a všechny ostatní objekty do jiné databáze (přední část). Poté můžete tyto dvě databáze propojit, aby vše fungovalo. Oddělení tabulek od všeho ostatního zjednodušuje celý systém aktualizace dotazů, formulářů, sestav a dalších věcí později, aniž by došlo k narušení dat v tabulkách.

• Zálohujte brzy a často. Dobře, tento tip se netýká designu, ale je příliš důležitý na to, abychom jej vynechali: Zálohujte si databázi každý den. S trochou štěstí už vaše kancelář má systém pravidelných (pravděpodobně nočních) záloh, který zahrnuje vaši databázi. Pokud ne, vytvářejte si v pravidelných intervalech záložní kopii databáze a určitě si vytvořte záložní kopii před provedením jakýchkoli větších změn. Uchovávejte několik záloh, nejen tu nejnovější, pro případ, že odhalení problému bude chvíli trvat.

Nalezení správného nástroje Access 2013 pro udržení odpadu venku

Pokud jsou data, která jdou do vaší databáze prostřednictvím tabulek a formulářů, odpadky, jakýkoli výstup nebo analýza, kterou provedete s dotazy a sestavami, vám také poskytne odpadky. Naštěstí Access nabízí spoustu nástrojů, které vám pomohou ujistit se, že data, která jsou v každém poli, jsou data, která mají být v tomto poli. Mnoho nástrojů, které udržují odpadky venku, najdete v zobrazení Návrh tabulky:

• Typ dat: Použijte správný typ dat, abyste zabránili zadávání dat nesprávného typu.

• Velikost pole: Tato vlastnost omezuje počet znaků. Pokud například víte, že pole by nikdy nemělo přesáhnout čtyři znaky, nastavte Velikost pole na 4.

• Formát: Díky této vlastnosti budou data vypadat správně. Můžete například změnit text na velká nebo malá písmena.

• Input Mask: Vstupní maska omezuje poskytování informací v oblasti určením, jaké znaky můžete zadat. Vstupní masku použijte, když víte, jakou formu by data měla mít – pokud má číslo objednávky například dvě písmena následovaná čtyřmi číslicemi. Dalšími příklady polí, ve kterých jsou užitečné vstupní masky, jsou telefonní čísla a PSČ. Vstupní masky pracují s vlastností pole Formát.

• Výchozí hodnota: Tato vlastnost definuje hodnotu, která se zobrazí ve výchozím nastavení, pokud není zadána žádná jiná hodnota. Výchozí hodnota se zobrazuje v poli, dokud nezadáte jinou hodnotu.

• Pravidlo ověření pole nebo záznamu : Data musí před zadáním projít tímto pravidlem. Tato vlastnost funguje s pravidlem vlastnosti Text ověření.

• Povinné: Tato vlastnost určuje, že pole musí mít hodnotu, abyste mohli záznam uložit. Pokud nezadáte žádnou hodnotu, Access po stisknutí klávesy Tab nebo Enter nevytvoří nový záznam a tlačítko Nový záznam bude zašedlé.

• Povolit nulovou délku: Tato vlastnost určuje, zda je povolena položka nulové délky, například „“ (uvozovky bez mezery mezi nimi) (pouze pro pole Text, Dlouhý text a Hypertextový odkaz). Pole s nulovou délkou vám umožňuje rozlišovat mezi informacemi, které neexistují, a hodnotou null (prázdná), která je neznámá nebo nebyla zadána. Když je tato možnost nastavena, povoluje v povinném poli řetězec nulové délky. Možná budete chtít použít vstupní masku, aby pole s nulovou délkou vypadalo jinak než hodnota null, když jsou obě povoleny.

• Indexováno: Když se rozhodnete indexovat pole, můžete určit, že v poli nejsou povoleny žádné duplicitní hodnoty. Tato vlastnost je také přístupná ze zobrazení datového listu; je to zaškrtávací políčko na kartě Datový list na pásu karet.

• Vyhledávací pole: Tato vlastnost umožňuje uživateli vybrat hodnotu pro pole, které je uloženo v jiném poli, čímž eliminuje mnoho překlepů a standardizuje možnosti pro pole. Pomocí Průvodce vyhledáváním vytvořte vyhledávací pole.

Efektivní používání jazyka Visual Basic pro aplikace v Accessu 2013

Když automatizujete databázovou aplikaci Accessu 2013 pomocí jazyka Visual Basic for Applications (VBA), můžete se ztratit s prázdnou stránkou a začít psát kód. kde začít? Zde je několik jednoduchých pokynů, které je třeba dodržovat, abyste mohli psát kód VBA jako profesionál:

Získejte pomoc.

Stisknutím klávesy F1 kdykoli spustíte nápovědu pro Microsoft Access, kde můžete vidět příklady kódu VBA.

Použijte Prohlížeč objektů.

Prohlížeč objektů vám umožňuje prozkoumat vlastnosti a metody objektů ve VBA. V editoru jazyka Visual Basic vyberte Zobrazit a poté Prohlížeč objektů nebo jednoduše stiskněte F2.

Získejte další pomoc.

Jistě, vestavěné nástroje nápovědy ve VBA jsou skvělé, ale můžete také použít svůj oblíbený prohlížeč k vyhledání pomoci při psaní kódu VBA na internetu. Můžete dokonce najít příklady, které můžete ukrást – nebo si půjčit – pro svůj vlastní projekt.

Zvládněte své chyby.

Ani ten nejdokonalejší programátor nedokáže zabránit výskytu chyb, ale může jim zabránit v tom, aby program zastavily. Použijte integrované zpracování chyb VBA s příkazy On Error Goto a Resume k zachycení chyb a změně toku programu tak, aby vaše aplikace nefrustrovaly uživatele, kteří je používají.

Používejte funkce a dílčí procedury.

Použijte funkce a dílčí procedury ke zpracování úloh, které budou prováděny různými oblastmi vašeho programu. Obecně platí, že pokud se ocitnete při kopírování a vkládání kódu z jedné oblasti programu do druhé, možná budete chtít vložit tento kód do jeho vlastní procedury.

Převeďte makra na kód VBA.

Návrhář maker v Accessu 2013 vám umožňuje vybrat si ze seznamů předdefinovaných úloh pro automatizaci vaší aplikace. Vytvořte makro, které dělá to, co chcete, a poté toto makro převeďte na kód VBA, abyste viděli, jak by vypadalo, kdybyste ho zadali od začátku.

Sdílení dat s jinými programy v rámci Access 2013

Access 2013 je skvělá databázová aplikace sama o sobě, ale dobře si hraje i s ostatními a umožňuje vám zobrazovat a načítat data z několika dalších programů. Pokud program podporuje Visual Basic for Applications (VBA), můžete jej ovládat z Accessu. Zde je stručný seznam aplikací, které můžete ovládat a sdílet s nimi data:

• Microsoft Excel: Mnoho uživatelů Excelu se nakonec zapojí do Accessu, protože potřebují více struktury pro ukládání dat. Někteří z těchto lidí však neudělají skok do Accessu, takže mezi Accessem a Excelem stále existuje silná vazba. Můžete použít excelovou tabulku jako tabulku v Accessu nebo zcela převzít kontrolu nad aplikací Excel z VBA.

• Microsoft SQL Server: SQL Server je jako Access na steroidech – alespoň z hlediska tabulky a dotazu. Data můžete přesunout z Accessu na SQL Server, abyste zvýšili rychlost a výkon, když používáte velké množství dat. Poté, co jsou data na serveru SQL Server, můžete vytvářet formuláře, sestavy, makra a moduly aplikace Access a používat data ze serveru SQL Server.

• Microsoft Word: Většina lidí, kteří používají Access, také používala Word. Ať už píšete dopis nebo vytváříte seznam úkolů, můžete být zvyklí se obracet ve Wordu. Word můžete také použít jako nástroj pro vytváření sestav, kde můžete vytvářet záložky pro umístění dat z Accessu a někdo jiný – kdo možná s Accessem nezná – může upravovat ostatní informace v dokumentu Word.

• Microsoft SharePoint: SharePoint je vizí společnosti Microsoft pro sdílení a spolupráci s daty na webu. Od Accessu 2013 můžete sdílet data se serverem SharePoint. Můžete dokonce vytvořit vlastní webovou aplikaci, která ukládá tabulky Accessu, dotazy, formuláře (jako zobrazení) a makra na serveru SharePoint 2013 a umožňuje vám nebo komukoli jinému přístup k těmto formulářům na webu – to vše bez nainstalovaného Accessu 2013.

• Microsoft Outlook: Outlook je více než jen e-mailový nástroj; je to také systém pro správu kontaktů. S aplikací Access můžete sdílet informace o kontaktech, kalendáři a úkolech, takže je musíte zadávat pouze na jednom místě.