Access 2010 All-In-One pro LuckyTemplates Cheat Sheet

Jak navrhnout relační databázi v Accessu 2010

Když používáte databázový program, jako je Access 2010, nemůžete jen začít zadávat data. Místo toho musíte vytvořit návrh relační databáze, rozdělující vaše informace do jedné nebo více tabulek, z nichž každá se skládá z polí (která jsou jako sloupce v tabulce). Tabulky jsou propojeny pomocí relačních spojení, kdy pole v jedné tabulce odpovídá (souvisí s) polem v jiné tabulce. Zde je obecná myšlenka.

1. Identifikujte svá data .

   Vytvořte seznam možných polí (částí informací), včetně textu, čísel, data, pravdivosti/nepravdy a dalších typů dat.

2. Odstraňte nadbytečná pole.

   Neuchovávejte stejné informace na více než jednom místě. Pokud můžete vypočítat jedno pole z druhého, uložte pouze jedno. (Například uložte datum narození nebo věk, ale ne obojí.)

3. Uspořádejte pole do tabulek.

   Seskupte svá pole podle toho, co popisují, takže se z každé skupiny stane tabulka. Například databáze záznamů objednávek pro obchod může mít jednu tabulku pro zákazníky, jednu pro produkty a jednu pro objednávky.

4. Přidejte tabulky pro kódy a zkratky.

   Plánujte zahrnout tabulku názvů stavů a ​​dvoupísmenných kódů a tabulku každého dalšího kódu nebo zkratky, kterou plánujete v databázi použít. Tyto tabulky použijete k vytvoření rozevíracích seznamů hodnot, ze kterých si můžete vybrat při zadávání záznamů.

5. Vyberte primární klíč pro každou tabulku.

   Primární klíč je pole, které jednoznačně identifikuje každý záznam v tabulce. Pomocí pole Automatické číslo můžete Accessu sdělit, aby každému záznamu přidělil jedinečné ID číslo.

6. Propojte tabulky.

   Podívejte se, které tabulky obsahují pole, která odpovídají polím v jiných tabulkách. V databázi zadávání objednávek musí tabulka Objednávky obsahovat pole k identifikaci zákazníka, který objednávku zadal – pole, které odpovídá poli primárního klíče v tabulce Zákazníci. Většina vztahů je typu one-to-many, kde jeden záznam v jedné tabulce může odpovídat více než jednomu (nebo žádnému) záznamům v jiné tabulce.

Tipy pro výběr typů polí v Accessu 2010

Při navrhování databáze v Accessu 2010 se rozhodnete, jaký typ budou mít jednotlivá pole. Zde jsou tipy, kdy použít který typ pole.

Klávesové zkratky Handy Access 2010

Tyto klávesové zkratky jsou užitečné zejména v Accessu 2010. Některé klávesové zkratky fungují kdekoli v Accessu 2010, zatímco jiné fungují pouze v určitých zobrazeních, jak bylo uvedeno.

Tajemství návrhu databáze Access 2010

Zde je pět přikázání návrhu databáze, ať už používáte Access 2010 nebo jiný databázový program. Dobře navržená databáze usnadňuje údržbu vašich dat.

• Ukládejte informace tam, kam patří, ne tam, kde se objevují. To, kde informace ukládáte, nemá nic společného s tím, kde se zobrazují. V tabulce zadáte informace tam, kde je chcete, aby se při tisku tabulky objevily, ale databáze fungují jinak. V databázi ukládáte informace do tabulek na základě struktury informací. Část informace se může objevit v mnoha různých sestavách, ale vy ji uložíte pouze do jednoho pole v jedné tabulce.

• Ukládejte informace tak, jak skutečně existují, ne tak, jak chcete, aby se objevily v konkrétní sestavě. Toto je důsledek prvního pravidla. Pokud chcete, aby se názvy knih ve vašich objednávkách objevovaly velkými (velkými) písmeny, Access za vás může názvy použít velkými písmeny. Ukládejte názvy knih se správnými velkými a malými písmeny, abyste u každé zprávy nezůstávali napsáni velkými písmeny. Access má mnoho vestavěných funkcí, které mohou upravit způsob formátování textu, čísel a dat.

• Odpadky dovnitř, odpadky ven (GIGO). Pokud se neobtěžujete vytvořit dobrý a rozumný návrh databáze – a pokud si nedáte pozor na zadávání správných a čistých dat – vaše databáze skončí plná smetí.

  Dobře navržená databáze se snáze udržuje než špatně navržená, protože každá informace je uložena pouze jednou, v jasně pojmenovaném poli v jasně pojmenované tabulce, se správnými ověřovacími pravidly. Ano, zní to jako spousta práce, ale vyčistit databázi 10 000 nesprávných záznamů je (s prominutím podcenění) ještě více práce.

• Oddělte svá data od svých programů. Pokud vytvoříte databázi, kterou chcete sdílet (nebo distribuovat) jiným lidem, uložte všechny tabulky do jedné databáze ( back end ) a všechny ostatní objekty do jiné databáze ( front end ) . Poté můžete tyto dvě databáze propojit, aby vše fungovalo. Oddělení tabulek od všeho ostatního zjednodušuje celý systém aktualizace dotazů, formulářů, sestav a dalších věcí později, aniž by došlo k narušení dat v tabulkách.

• Zálohujte brzy a často. Dobře, tento tip se netýká designu, ale je příliš důležitý na to, abychom jej vynechali: Zálohujte si databázi každý den. S trochou štěstí už vaše kancelář má systém pravidelných (pravděpodobně nočních) záloh, který zahrnuje vaši databázi. Pokud ne, vytvářejte si v pravidelných intervalech záložní kopii databáze a určitě před provedením jakýchkoli zásadních změn. Uchovávejte několik záloh, nejen tu nejnovější, pro případ, že odhalení problému bude chvíli trvat.

Jak udržet odpadky mimo vaši databázi Access

Pokud jsou data, která jdou do vaší databáze prostřednictvím tabulek a formulářů, nesmyslná, pak jakýkoli výstup nebo analýza, kterou provedete s dotazy a sestavami, vám také přinese smetí. Naštěstí Access nabízí spoustu nástrojů, které vám pomohou ujistit se, že data, která jsou v každém poli, jsou data, která mají být v tomto poli. V zobrazení Návrh tabulky najdete mnoho nástrojů, jak zabránit vniknutí odpadu:

• Typ dat : Použijte správný typ dat, abyste zabránili zadávání dat nesprávného typu.

• Velikost pole: Omezuje počet znaků. Pokud například víte, že pole by nikdy nemělo přesáhnout čtyři znaky, nastavte velikost pole na 4 znaky.

• Formát: Zajistí, aby data vypadala správně. Můžete například změnit text na velká nebo malá písmena. Vstupní masky například pracují s vlastností pole Formát.

• Input Mask : Vstupní maska omezuje poskytování informací v oblasti určením, jaké znaky můžete zadat. Vstupní masku použijte, když víte, jakou formu mají data mít – například pokud má číslo objednávky dvě písmena následovaná čtyřmi číslicemi. Telefonní čísla a PSČ jsou další příklady polí, kde jsou užitečné vstupní masky.

• Výchozí hodnota : Definuje hodnotu, která se zobrazí ve výchozím nastavení, pokud není zadána žádná jiná hodnota. Výchozí hodnota se zobrazuje v poli, dokud nezadáte jinou hodnotu.

• Pravidlo ověření pole nebo záznamu : Pravidlo, kterým musí data projít, než jsou zadána. Tato vlastnost funguje s pravidlem vlastnosti Text ověření .

• Povinné : Určuje, že pole musí mít hodnotu, abyste mohli záznam uložit. Pokud nezadáte žádnou hodnotu, Access po stisknutí klávesy Tab nebo Enter nevytvoří nový záznam a tlačítko Nový záznam bude zašedlé.

• Povolit nulovou délku : Určuje, zda je povolena položka s nulovou délkou, jako je „“ (uvozovky bez mezery mezi nimi) (pouze pro pole Text, Memo a Hyperlink). Pole s nulovou délkou vám umožňuje rozlišovat mezi informacemi, které neexistují, a hodnotou null (prázdná), která je neznámá nebo nebyla zadána. Když je tato možnost nastavena, povoluje v povinném poli řetězec nulové délky. Možná budete chtít použít vstupní masku, aby pole s nulovou délkou vypadalo jinak než hodnota null, když jsou obě povoleny.

• Indexováno : Když se rozhodnete indexovat pole, můžete určit, že v poli nejsou povoleny žádné duplicitní hodnoty. Tato vlastnost je přístupná také ze zobrazení Datový list – je to zaškrtávací políčko na kartě Datový list na pásu karet.

• Vyhledávací pole : Umožňuje uživateli vybrat hodnotu pro pole, které je uloženo v jiném poli. To eliminuje mnoho překlepů a standardizuje možnosti pro pole. Pomocí Průvodce vyhledáváním vytvořte vyhledávací pole.

Efektivní používání VBA v Accessu 2010

Při automatizaci databázové aplikace Access 2010 pomocí jazyka VBA se můžete ztratit s prázdnou stránkou, na kterou můžete začít psát kód. kde začít? Zde je několik jednoduchých pokynů, které je třeba dodržovat, abyste mohli psát kód VBA jako profesionál:

• Získejte pomoc. Ano, tento článek uvádí několik způsobů, jak zlepšit používání jazyka VBA v Accessu, ale stisknutím klávesy F1 kdykoli spustíte nápovědu pro Microsoft Office Access, kde se můžete dozvědět o kódu VBA a prohlédnout si jeho příklady.

• Použijte Prohlížeč objektů. Prohlížeč objektů vám umožňuje prozkoumat různé vlastnosti a metody objektů ve VBA. V okně editoru VBA vyberte Zobrazit → Prohlížeč objektů — nebo jednoduše stiskněte F2.

• Získejte další pomoc. Jistě, vestavěné nástroje nápovědy v Access 2010 VBA jsou skvělé, ale můžete také použít svůj oblíbený prohlížeč k vyhledání nápovědy na internetu k různým tématům psaní kódu VBA. Můžete dokonce najít příklady, které můžete ukrást – nebo si půjčit – pro svůj vlastní projekt.

• Zvládněte své chyby. Ani ten nejdokonalejší programátor nedokáže zabránit výskytu chyb, ale může jim zabránit v tom, aby program zastavily. Použijte integrované zpracování chyb VBA s příkazy On Error Goto a Resume k zachycení chyb a změně toku programu tak, aby vaše aplikace nefrustrovaly uživatele, kteří je používají.

• Používejte funkce a dílčí procedury. Použijte funkce a dílčí procedury ke zpracování úloh, které budou prováděny různými oblastmi vašeho programu. Obecně platí, že pokud se ocitnete při kopírování a vkládání kódu z jedné oblasti programu do druhé, možná budete chtít vložit tento kód do jeho vlastní procedury.

• Převeďte makra na kód VBA. Návrhář maker v Accessu 2010 vám umožňuje kliknout a vybrat si ze seznamů předdefinovaných úloh pro automatizaci vaší aplikace. Vytvořte makro, které dělá to, co chcete, a poté toto makro převeďte na kód VBA, abyste viděli, jak by se líbilo, kdybyste ho zadali od začátku.

Sdílení dat s jinými programy v rámci Access 2010

Access 2010 je skvělá databázová aplikace sama o sobě, ale dobře si hraje i s ostatními. Můžete zobrazit a načíst data z řady různých programů. Pokud program podporuje VBA, můžete jej ovládat z Accessu. Zde je stručný seznam aplikací společnosti Microsoft, které můžete ovládat a sdílet s nimi data:

• Excel: Mnoho uživatelů Excelu se nakonec zapojí do Accessu, protože potřebují více struktury pro ukládání dat. Někteří z těchto lidí však ne, takže mezi Accessem a Excelem stále existuje silná vazba. Můžete použít excelovou tabulku jako tabulku v Accessu nebo úplně převzít kontrolu nad aplikací Excel z Access VBA.

• SQL Server: SQL Server je jako Access na steroidech – alespoň z hlediska tabulky a dotazu. Data můžete přesunout z Accessu na SQL Server, abyste zvýšili rychlost a výkon při používání velkého množství dat. Jakmile jsou data na serveru SQL Server, můžete vytvářet formuláře, sestavy, makra a moduly aplikace Access a používat data ze serveru SQL.

• Word: Většina lidí, kteří používají Access, také používala Word. Ať už píšete dopis nebo vytváříte seznam úkolů, mnoho z nás se obrací na Word. Word můžete také použít jako nástroj pro vytváření sestav, kde můžete vytvářet záložky pro umístění dat z Accessu, abyste mohli někoho, kdo s Accessem nezná, změnit statická data v sestavě.

• SharePoint: SharePoint je vizí společnosti Microsoft pro sdílení a spolupráci s daty na webu a od Accessu 2010 můžete sdílet data se serverem SharePoint. V Accessu můžete dokonce vytvářet formuláře a sestavy a publikovat je na web SharePoint, aby je uživatelé mohli používat ze svých prohlížečů – to vše bez nainstalovaného Accessu 2010.

• Outlook: Outlook je víc než jen e-mailový nástroj; je to také systém pro správu kontaktů. Pomocí Access 2010 můžete odesílat e-maily a shromažďovat data přímo z přijatých e-mailových zpráv. Kontakty, kalendář a informace o úkolech můžete také sdílet s aplikací Access, takže tyto údaje musíte zadávat pouze na jednom místě.