10 neobvyklých tipů pro Microsoft Access 2019

Techničtí odborníci – lidé, kteří Microsoft Access 2019 znají zevnitř i zvenčí – mohou být trochu zastrašující, ale jsou důležití – a oni (my?) v žádném případě nehodlají zastrašovat. Jsou důležité pro průměrné uživatele Accessu, protože poskytují neocenitelné rady, a jsou důležité pro samotný Access, protože řídí způsob, jakým Microsoft neustále vylepšuje své produkty. Tito muži a ženy jsou lidé, kteří testují produkty Office před vydáním nových verzí veřejnosti, a jsou to právě oni, kdo píší knihy, které uživatelům na všech úrovních pomohou vytěžit ze softwaru maximum.

Lidé, kteří vyvíjejí databáze pro živobytí, jsou tedy základním zdrojem pro průměrného uživatele, pro „výkonného uživatele“ a také pro výrobce softwaru. Zde je kompilace některých nejlepších rad získaných od dlouhého seznamu odborníků na Access. S vědomím, že nabízejí návrhy pro nové uživatele, nabídli rady, aby vyhovovaly vašim potřebám a pomohly zajistit, že můžete Access skutečně používat sebevědomě a efektivně. Než skončíte, dáte svému úsilí správnou míru plánování a organizace – a budete mít solidní plány, jak pokročit ve vývoji a používání databází, které vytváříte pomocí Accessu.

Takže tady je šalvějová rada – v deseti rychlých kouscích.

Zdokumentujte vše, jako byste jednoho dne byli vyslýcháni FBI

Nešetřete časem stráveným dokumentováním databáze. Proč? Protože později budete rádi, že jste nešetřili . Až budete příště potřebovat vytvořit databázi, budete mít připraveny všechny své plány, své obecné informace a všechny své nápady – ty, podle kterých jste jednali, i ty, které zůstaly na rýsovacím prkně. Budete je mít také k tomu, abyste se mohli odvolávat na to, kdy nebo pokud se s vaší aktuální databází něco pokazí. Smazali jste omylem uložený dotaz? Žádný problém. Podívejte se do dokumentace. Zapomněli jste, jak spolu souvisí vaše tabulky? Zkontrolujte dokumentaci a znovu vytvořte vztahy. Potřebujete někomu vysvětlit, proč nebo jak jste něco nastavili? Podívejte se na své poznámky a ohromte je svou předvídavostí a pečlivým zvážením.

Co by tedy měla tato nádherná dokumentace obsahovat? No, všechno. Ale zde je seznam, abyste mohli začít:

• Obecné informace o databázi:
  • Umístění souborů/dat (s konkrétními síťovými cestami nebo internetovými adresami URL)
  • Vysvětlení toho, co databáze dělá
  • Informace o tom, jak to funguje
• Rozvržení tabulek:
  • Zahrňte názvy polí, velikosti, obsah a ukázkový obsah.
  • Pokud některá data pocházejí z esoterických nebo dočasných zdrojů (řekněme z údajů o kreditních kartách, které si stahujete měsíčně online), poznamenejte si tuto skutečnost v dokumentaci.
• Souhrn zpráv:
  • Jména přehledů
  • Vysvětlení informací ve zprávě

Pokud potřebujete před vytvořením sestavy spustit nějaké dotazy, zdokumentujte proces. (Ještě lépe, pořiďte si přátelského pitomce, který vám pomůže automatizovat práci.)

• Dotazy a logika: U každého dotazu poskytněte podrobné vysvětlení, jak dotaz funguje, zejména pokud zahrnuje více tabulek nebo zdrojů dat mimo Access (jako jsou tabulky SQL nebo jiné oblasti pro velké úložiště informací).
• Odpovězte na otázku „Proč?“: Při dokumentování databáze se zaměřte na to, proč váš návrh funguje tak, jak funguje. Proč dotazy používají tyto konkrétní tabulky? Je pravda, že pokud pracujete ve firemním prostředí, možná nevíte, proč systém funguje tak, jak funguje, ale nikdy není na škodu se zeptat.
• Podrobnosti o obnově po havárii:
  • Proces zálohování a plán
  • Kde jsou umístěny zálohy (můžete se vytváření záloh, ne?) A jak obnovit zálohovaný soubor
  • Co dělat, když databáze přestane fungovat

Pokud vaše databáze spouští důležitou organizační funkci – jako je účetnictví, inventarizace, správa kontaktů nebo zadávání objednávek – ujistěte se, že je zaveden manuální proces, který organizaci udrží v chodu, pokud databáze nefunguje – a nezapomeňte tento proces zdokumentovat!

Pokud potřebujete pomoc s některou z těchto položek, zeptejte se někoho! Ať už si půjčíte někoho z vašeho oddělení informačních technologií nebo si pronajmete počítačového geeka, získejte potřebnou pomoc. Zacházejte se svou dokumentací jako s pojištěním – žádná organizace by bez něj neměla fungovat.

Každých 6 až 12 měsíců zkontrolujte dokumentaci, abyste zjistili, zda jsou nutné aktualizace. Dokumentace je užitečná, pouze pokud je aktuální a pokud jí rozumí někdo jiný než vy. Stejně tak se ujistěte, že vy (nebo vaši kolegové v kanceláři) víte, kde se dokumentace nachází. Pokud máte elektronickou verzi, mějte ji zálohovanou a mějte po ruce výtisk – něco, co budete rádi, když se vy nebo někdo jiný pokusíte recyklovat části vaší databáze pomocí funkce Aplikační části.

Udržujte pole databáze Access co nejmenší

Při vytváření tabulek upravte velikost textových polí tak, aby odpovídala datům, která v nich máte. Access ve výchozím nastavení nastavuje textová pole (známá jako krátký text) tak, aby obsahovala 255 znaků, což je poměrně velkorysé nastavení, zvláště pokud pole obsahuje mizerné dvoupísmenné zkratky stavu.

Sto nebo více mezer navíc – které se ve většině textových polí nevyužijí – by se nezdálo jako nic, kvůli čemu byste mohli ztrácet spánek, ale vynásobte toto místo v tabulce se 100 000 adresami zákazníků a skončíte se spoustou megabajtů úložiště. prostor, který je velmi zaneprázdněn a nic nedrží.

Upravte velikost pole pomocí nastavení Velikost pole na kartě Obecné v zobrazení Návrh.

Použijte číselná pole pro reálná čísla v databázích Accessu

Číselná pole používejte pro čísla používaná ve výpočtech , nikoli pro text vydávající se za číslo. Softwarové aplikace vnímají obrovský rozdíl mezi PSČ 47999 a číslem 47 999. Aplikace vidí poštovní směrovací číslo jako řadu znaků, které jsou všechny shodou okolností číslicemi, ale s číslem se zachází jako se skutečným číslem, které můžete použít pro matematiku a všechny druhy dalších zábavných číselných věcí. Dalším důvodem, proč PSČ není pole Číslo? Pokud jste v USA a vaše PSČ začíná nulou, aplikace odřízne úvodní nulu a uloží do pole pouze nenulové číslice – z 01234 se stane 1234. To není dobré!

Při výběru typu nového pole s čísly si položte jednoduchou otázku: Chystáte se někdy s tímto polem počítat nebo dělat něco matematického?

• Pokud budete počítat s polem, použijte typ Číslo .
• Pokud s polem nebudete počítat, uložte pole jako Krátký text .

Ověřte své přístupové údaje

Ověřování může pomoci zabránit tomu, aby se špatná data přiblížila k vašim tabulkám. Ověřování se provádí snadno, rychle se nastavuje a je vždy ostražité (i když jste tak unavení, že nevidíte rovně). Pokud nepoužíváte ověřování k ochraně integrity databáze, měli byste začít.

Používejte v Accessu srozumitelné názvy, abyste věci zjednodušili

Při sestavování tabulky nebo vytváření databáze myslete na názvy databázových souborů, polí a tabulek, které používáte:

• Pamatujete si, co ta jména znamenají za tři měsíce? Za šest měsíců?
• Jsou názvy dostatečně intuitivní, aby se někdo jiný mohl podívat na tabulku a zjistit, co to dělá, dlouho poté, co jste přešli k větším a lepším věcem?

To se stává ještě důležitějším, když začnete používat nástroje pro umístění tabulek a databází Accessu online a jejich sdílení přes SharePoint – potenciálně přivedete miliony uživatelů „ke stolu“. Pomocí funkce Aplikační části lze také recyklovat komponenty vašich databází, aby se urychlilo vytvoření nové databáze. Nechcete, aby se záhadná jména částí vaší databáze rozšířila do nové databáze – aby se tam také vytvořily děsivé záhady – že?

Hodnoty polí Access mažte s velkou opatrností

Kdykoli budete hodnoty mazání polí z tabulky, ujistěte se, že jste zabíjení hodnoty v pravém záznamu - zkontrolovat znovu, a pak se jen tehdy, když jste si jisti, odstranit původní. I poté můžete rychle stisknout Ctrl+Z a obnovit problematickou položku za předpokladu, že ji hned po zachycení chyby vrátíte zpět.

Proč všechna ta kontrola a dvojitá kontrola? Protože poté, co odstraníte hodnotu pole a uděláte v tabulce cokoli jiného, ​​Access na vaši starou hodnotu úplně zapomene. Je pryč, jako by nikdy neexistovala. Pokud odstraníte záznam z tabulky, záznam skutečně zmizí – protože pro celý záznam není k dispozici možnost Zpět. Pokud byl tento záznam náhodou důležitý a vy jste neměli aktuální záložní soubor, když záznam zmizel, máte smůlu. Promiňte!

Zálohujte, zálohujte, zálohujte své databáze Accessu

Vyjádřil jsem to dostatečně jasně? Vždy mějte zálohu své práce! Neexistuje žádná náhrada za aktuální zálohu vašich dat – zvláště pokud jsou data životně důležitá pro váš osobní nebo profesní život. Efektivní strategie často zahrnují udržování záložních kopií na jiném místě pro případ, že by katastrofa zničila vaši kancelář, ať už v jiné kanceláři nebo v cloudu.

Pokud si myslíte, že jste nikdy předtím nepotřebovali zálohu, tak proč se obtěžovat, myslete na povodně. Vzpomeňte si na hlasatele, kteří říkají, že oblast, která je momentálně pod vodou, nebyla nikdy předtím zaplavena. Představte si životy lidí plovoucí po ulici. Ať už čelíte skutečné katastrofě rozměrů hurikánu, požáru nebo se pevný disk vašeho počítače rozhodl zemřít (a to se stává – i když se vám to nikdy předtím nestalo), budete mnohem šťastnější, když zálohu vaší databáze.

Přemýšlejte, přemýšlejte a znovu přemýšlejte, než začnete v Accessu jednat

Znáte tesařské heslo „Dvakrát měř, jednou řež“? Totéž lze říci o myšlení, pokud jde o vaši databázi. Nepřemýšlejte jen o něčem, dosáhněte rychlého závěru a pak se do toho ponořte. Počkejte, promyslete si to znovu a pak o tom možná přemýšlejte potřetí. Poté udělejte závěr a začněte podle něj jednat. Se vší mocí, kterou vám Access poskytuje, ve spojení se schopností uložit tisíce a tisíce záznamů ve vaší databázi, může být relativně jednoduchá chyba poměrně drahá, protože může mít důsledky ve smyslu ztráty dat nebo „nevratné“ akce. omylem.

Udělejte si pořádek a zůstaňte organizovaní při práci v Accessu

I když se návrhy, jak si udělat pořádek a udržet to jednoduché, mohou zdát v rozporu, tyto dvě rady jsou opravdu družné. Udržování věcí jednoduše může být často způsob, jak se vyhnout potřebě velké organizace. I když už vás asi unavovalo poslouchat, jak vám rodiče připomínají, že „pro všechno je místo a všechno na svém místě“ (nebo kdyby byli méně poetičtí „ Ukliď si pokoj!!! “), měli pravdu.

Pokud budete mít databázi organizovanou, ušetříte si čas a trápení. Dobře naplánovanou a dobře uspořádanou tabulku bude snazší dotazovat se, vytvářet sestavy a vkládat do formuláře. Bude také třídit a filtrovat jako blesk.

Ano, můžete se příliš zorganizovat. Ve skutečnosti je přílišná organizace až příliš snadná. Utlumte svou touhu organizovat pěstováním další vášně: práce s co nejmenším počtem kroků. Omezte počet složek a podsložek, které používáte – maximálně pět úrovní složek je více než dostačující pro téměř každého. Pokud překročíte pět úrovní, vaše organizace začne narážet na vaši produktivitu (a nikdo nemá rád ztrátu produktivity, nejméně ze všech lidí, kteří vymýšlejí ty hloupé malé slogany pro firemní plakáty s dobrou náladou).

Není žádná ostuda požádat o Access Help

Pokud máte s něčím potíže, spolkněte své ego a požádejte o pomoc. Říct „nevím“ – a pak se snažit zjistit něco, co ještě nevíte – není žádná hanba. Toto pravidlo je zvláště důležité, když jedete stádo na tisících záznamů v databázi. Malé chybné kroky rychle zvětší a znásobí malý problém v obrovskou krizi. Požádejte o pomoc dříve, než se situace stane vážnou.