Vylepšení vašich zpráv pomocí Lotus Notes 6

Před odesláním e-mailové zprávy v Lotus Notes 6 můžete definovat možnosti doručení, možnosti zabezpečení a známky nálady. Pomocí těchto poznámek dejte příjemci vědět, jak žhavá je vaše zpráva nebo jakou máte náladu; nebo si vyžádat potvrzení doručení, nastavit čas doručení a další.

Po dokončení psaní těla zprávy klikněte na tlačítko Možnosti doručení nahoře na panelu akcí, což nevyhnutelně vede k dialogovému oknu Možnosti doručení, jak je znázorněno na obrázku 1. V tomto dialogovém okně máte několik možností doručení a bezpečnost a zábava.

(Na svých cestách a v dialogovém okně si můžete všimnout, že je zde karta Upřesnit – dobrá zpráva je, že se s ní pravděpodobně nebudete muset potýkat.)

Obrázek 1: Zde nastavte možnosti doručení.

Nastavení úrovně důležitosti zprávy

V části Možnosti doručení můžete označit úroveň důležitosti zprávy: Nízká, Normální nebo Vysoká. Poznámky můžete nastavit tak, aby označily zprávy, které označíte jako vysoce důležité; tyto zprávy se zobrazí s červenou ikonou obálky v doručené poště vašeho příjemce. Pomocí této funkce upozorníte příjemce na obzvláště důležitou, naléhavou nebo jinak časově kritickou zprávu.

Přidání známky nálady do zprávy

Používání seznamu Mood Stamp je způsob, jak se dostat do kontaktu se svým (elektronickým) vnitřním dítětem. Mood Stamp je jen obraz, který se objeví v horní části těla vaší zprávy, aby si čtenář ví, jak jste se cítil, když jste poslali zprávu. Zprávy s razítkem nálady jsou také takto označeny v doručené poště příjemce.

Na výběr máte několik náladových známek, včetně Private, Flame a Joke. Pro zábavu si každý vyzkoušejte, jak vypadá. Výběr Vtip je užitečný, pokud chcete poslat zprávu, která je jen trochu sarkastická, a potřebujete se ujistit, že si váš čtenář uvědomí, že ano, dělal jste si srandu!

Chcete-li vybrat razítko, klikněte na šipku dolů vedle rozevíracího seznamu Razítko nálady. Procházejte seznam a vyberte si. Chcete-li zobrazit náhled známky nálady, klikněte na její název v rozevíracím seznamu a pod tímto seznamem se zobrazí její ikona. Klikněte na tlačítko OK a ve vaší nové zprávě se objeví Mood Stamp. Pokud nechcete ve své odchozí zprávě žádné razítko nálady, ponechte výchozí nastavení Normální.

Vyžádání zprávy o doručení zprávy

Vyberte ze seznamu možností Hlášení o doručení, kdy a zda budete informováni o stavu doručení vašich zpráv. Vaše čtyři možnosti týkající se zprávy o doručení jsou Pouze při selhání, Potvrdit doručení, Sledovat celou cestu a Žádná.

• Only on Failure: Žádné zprávy jsou dobré zprávy. Jinými slovy, Notes vás informuje pouze v případě, že vaši zprávu nelze z nějakého důvodu doručit.

• Potvrdit doručení: Toto je volba pro vás, pokud jste o něco menší optimisté. V tomto případě vám Poznámky přesně sdělí, kdy a kde byla vaše zpráva doručena.

• Trace Entire Path: Tato volba vám řekne, kde (a v kolika časech) se vaše zpráva zastavila na cestě k příjemci. (Může to znít zajímavě, ale pravděpodobně vás to nezajímá.)

• Žádná: Zvolte toto a zahodíte opatrnost za hlavu a nebudete se starat o to, zda vaše zpráva bude doručena nebo ne. (Toto je mimochodem výchozí nastavení.)

Pokud zvolíte možnost Potvrzení o doručení jinou než Žádné, obdržíte Potvrzení o doručení (pouze e-mailovou zprávu z vaší sítě pro vás) zpět, jakmile dorazí zpráva, kterou jste odeslali. Kdy to bude, záleží čistě na síti. Pokud je váš příjemce daleko – například u jiné společnosti – může doručení zprávy trvat několik hodin nebo dokonce celý den.

Nastavení priority doručení pro zprávu

Další volba v dialogovém okně Možnosti doručení — Priorita doručení — souvisí s tím, jak rychle chcete, aby poznámky doručily vaši zprávu:

• Nízká: Tuto možnost vyberte, chcete-li zprávu odeslat pozdě v noci, když není síť tak vytížená.

• Normální: Tuto možnost vyberte, chcete-li zprávu odeslat co nejdříve na základě plánů doručování pošty, které vytvořil váš správce. (Toto je výchozí nastavení.)

• Vysoká: Výběrem této možnosti odešlete svou zprávu hned teď – ustupte a projděte!

Pokud do zprávy vkládáte velkou přílohu, zvažte její označení jako Nízká priorita. Zpráva nebude doručena, dokud nebudete doma tvrdě spát, ale její odeslání pozdě v noci může vaši společnost stát méně peněz. Možná je to způsob, jak získat ocenění Zaměstnanec měsíce!

Podepisování zprávy

Zprávy podepisujete ze stejného důvodu, jako podepisujete šeky nebo úřední dokumenty: abyste ukázali, že jsou skutečně od vás. Nemusíte podepisovat poznámku typu meet-me-for-coffee, ale když posíláte zprávu se zásadními nebo citlivými informacemi, možná budete chtít, aby Notes 6 dokázal, že zpráva skutečně přišla od vás.

Nyní evidentně nemůžete poškrábat svůj podpis na obrazovce ve spodní části poznámky. (No, vlastně můžete, ale váš šéf by to pravděpodobně neocenil.) Zprávu podepíšete zaškrtnutím políčka Podepsat v části Možnosti zabezpečení v dialogovém okně Možnosti doručení.

Podpis, který používáte v Notes 6, je ještě obtížnější zfalšovat než váš vlastní John Hancock, protože jde o speciální číselný počítačový kód přidaný ke zprávě, když ji odešlete, a zkontrolovaný počítačem příjemce při otevření zprávy. Poznámka nemá skutečný podpis, ale ve spodní části obrazovky se zobrazí tento typ zprávy:

Podepsáno Alanem Dunkelem/Primusem dne 07-1-02 8:30:46 AM, podle Primus.

Šifrování zprávy

Jasně, svět je plný zaneprázdněných lidí, padouchů a špionů. Pokud používáte modem, posíláte své zprávy po telefonních linkách, kde by je mohl nějakým způsobem zachytit a přečíst někdo k ničemu. (Je opravdu, opravdu nepravděpodobné, že se to stane, ale hej, nikdy nevíte.) To není velký problém pro vaše neformální zprávy, ale pokud pošlete zprávu, která obsahuje informace, jako jsou důvěrné firemní informace, hodnocení výkonu zaměstnanců, nebo prostě opravdu, ale opravdu dobré drby, které nechcete, aby je někdo četl, můžete zašifrovat.

Když použijete možnost zabezpečení šifrováním Notes, máte 100% jistotu, že ji bude moci číst pouze zamýšlený příjemce.

Chcete-li zprávu zašifrovat, zaškrtněte políčko Šifrovat v části Možnosti zabezpečení v dialogovém okně Možnosti doručení. Po dokončení zavřete dialogové okno kliknutím na tlačítko OK.

Když odešlete zašifrovanou zprávu, Notes to za vás zakóduje – v zákulisí. Když příjemci zprávu otevřou, uvidí její obsah přesně tak, jak jste jej napsali. Jinými slovy, čtenář zašifrované zprávy nemusí pro dešifrování zašifrované zprávy dělat nic zvláštního. Zašifrovanou část zprávy mohou číst pouze zamýšlení příjemci se správnými uživatelskými ID. Jediný, kdo uvidí skutečnou zmatenou verzi, je ubohý špión, který zachytí zprávu při přenosu.

Pokud posíláte e-mail osobě, která používá jiný e-mailový program, nebo pokud svou zprávu posíláte přes internet, ověřte si nejprve u správce prostředí Notes vaší společnosti, zda budete schopni ji zašifrovat. .

Vyžádání potvrzení o vrácení zprávy

Pokud použijete dialogové okno Možnosti doručení k vyžádání potvrzení o vrácení zprávy, vaše síť vás automaticky upozorní, když si vaši zprávu přečte příjemce. To se liší od vyžádání zprávy o potvrzení doručení, která vám pouze sdělí, kdy zpráva dorazila do poštovní databáze příjemce. Obvykle byste požadovali potvrzení o přijetí (stačí zaškrtnout políčko Potvrzení o vrácení), abyste předešli výmluvě „Nikdy jsem neviděl vaši zprávu“ a požádali byste o potvrzení o doručení, abyste odstranili „Vaši zprávu jsem nikdy nedostal; síť to musela ztratit“ výmluva.

Pokud posíláte zprávu někomu, kdo nepoužívá Notes, nebo pokud vaše zpráva prochází internetem, možná od něj nebudete moci získat potvrzení o přijetí.

Zabránění kopírování zprávy

Další možností zabezpečení prostředí Notes, kterou máte k dispozici, je zabránit kopírování. Když zaškrtnete políčko Zabránit kopírování, můžete si být jisti, že osoba, která vaši zprávu obdrží, ji nebude moci přeposlat nikomu jinému. Ve skutečnosti ani nebudou moci zkopírovat (Upravit –> Kopírovat) vaši poznámku do schránky, pro případ, že by chtěli trochu nezákonně vložit (Upravit –> Vložit). Výběrem možnosti Zabránit kopírování zajistíte, že to, co odešlete jedné osobě, nebude spamováno po celé vaší společnosti.

Až budete s výběrem možností doručení hotovi, kliknutím na OK se vraťte k dokumentu. Ve většině případů poté, co se rozhodnete pro tyto možnosti, klepnete na tlačítko Odeslat a uložit.

Pokud se vám ze všech těchto možností doručení točí hlava, nenechte se tím strhnout. Musíte je používat pouze za zvláštních okolností. Ve skutečnosti u většiny zpráv narazíte na možnosti doručení, aniž byste museli otevírat dialogové okno Možnosti doručení a bez dalšího přemýšlení. Jaká to úleva!

Pokud zjistíte, že neustále navštěvujete dialogové okno Možnosti doručování za účelem podepisování a šifrování zpráv, můžete zaškrtnout políčko Uložit tyto možnosti zabezpečení jako výchozí. Tímto způsobem budou mít všechny nové zprávy, které vytvoříte, stejná nastavení zabezpečení. Samozřejmě můžete kdykoli změnit názor tím, že se vrátíte do dialogového okna Možnosti doručení a změníte výchozí nastavení nebo změníte výchozí nastavení zabezpečení.