Naplánování schůzky s Lotus Notes 6

Chcete-li vytvořit novou schůzku, nejprve otevřete svůj Kalendář a poté klikněte na tlačítko Naplánovat schůzku na panelu akcí. Zobrazí se prázdný formulář schůzky. Na obrázku 1 můžete vidět vzorový formulář schůzky.

Obrázek 1: Vytvoření nové schůzky.

Většina polí ve formuláři Schůzka je stejná jako ve formuláři Schůzka. Musíte vyplnit základy, jako je předmět, kdy, trvání a místo. Dále budete muset zvážit, koho pozvat.

Pozvání pozvaných

V nejjednodušším případě jednoduše zadáte jména lidí, se kterými chcete na schůzku přijít. Stačí vyplnit pole sekce Pozvaní (vlevo dole) a také sekce data, času a místa nového formuláře schůzky. Jak můžete vidět na obrázku 1, můžete pozvat tři typy lidí: povinné, volitelné a pro informaci.

• Požadováno: Každý, jehož jméno uvedete v tomto poli, je prostředím Notes považováno za povinného účastníka vaší schůzky. To je zvláště důležité, když požádáte Notes, aby pomocí Plánovače našly nejlepší časy pro schůzku.

• Volitelné: Pokud jde o poznámky, tito lidé jsou opravdu jako Vyžadovaní lidé. Notes konzultuje své plány, pokud požádáte Notes, aby našel nejlepší časy pro vaši schůzku. Pokud je osoba v pozvánce na schůzku uvedena jako volitelný pozvaný, její účast nemusí být nutně povinná.

• Pro informaci: Toto pole použijte, pokud chcete někomu poslat oznámení o schůzce – jiné než pozvání . Předpokládejme, že potřebujete naplánovat schůzku se členy vašeho týmu. Do pole Required můžete zadat jméno každého člena týmu, ale do pole FYI uveďte jméno svého šéfa. Každý z vašich kolegů tak obdrží pozvánku na schůzku, ale váš manažer místo toho dostane pouze oznámení o schůzce. Váš šéf tak ví, že máte schůzku a že jste poslali pozvánky, ale také to, že se od ní neočekává její účast.

Osoby v polích Povinné a Nepovinné neuvidí jména nikoho, koho uvedete v poli pro informaci v pozvánce na schůzku.

Klepnutím na tlačítka, která vypadají jako malý telefonní seznam napravo od polí Povinné, Volitelné a Pro informaci, vyberte jména z veřejného adresáře.

Nejjednodušší způsob, jak vytvořit novou pozvánku na schůzku, je následující:

1. Do pole Předmět zadejte předmět.

2. V polích Kdy vyberte datum a čas začátku a konce schůzky.

3. V polích Kde nastavte umístění.

4. Do polí Pozvaní zadejte jména lidí, které chcete pozvat.

5. Klepněte na tlačítko Uložit a odeslat pozvánky na panelu akcí.

Všichni vaši pozvaní obdrží zprávu do své doručené pošty s žádostí, aby přišli na vaši schůzku.

Jediným problémem tohoto přístupu – i když je jistě přímý – je to, že obvykle spustí salvu e-mailových zpráv tam a zpět mezi vámi a vašimi hosty. Víte, "nezvládnu to v 9:30, ale co třeba v 10?" odrůda. V závislosti na počtu lidí, které pozvete na konkrétní schůzku, můžete po odeslání pozvánky strávit docela dost času snahou je koordinovat, protože se vám všichni ozvou s těmito „Ano, mohu“ nebo „Ne, Nemůžu,“ odpovídá.

Toto dilema můžete snadno obejít. Spíše než pomocí výše uvedeného jednoduchého postupu požádejte Plánovač poznámek, aby nejprve zkontroloval kalendář každého pozvaného a našel společný čas, kdy jsou všichni k dispozici. Vyzbrojeni těmito informacemi můžete nastavit čas schůzky vhodný pro (doufejme) každého. Vaše pozvánka dorazí do doručené pošty vašich hostů již předem načtená s datem a časem, o kterém víte (heh, heh), kdy jsou volní. Kterýkoli z vašich hostů může samozřejmě stále odmítnout, ale značně dramaticky snížíte šanci, že se to stane, protože se vyhnete většině konfliktů s plánem předem.

Pomocí Plánovače

Chcete-li, aby aplikace Notes navrhla optimální čas pro schůzku na základě toho, kdy jsou vaši povinní a volitelní účastníci schůzky k dispozici, oddržte kliknutí na tlačítko Uložit a odeslat pozvánky. Raději vyplňte svůj formulář schůzky jako obvykle a poté klikněte na tlačítko Kliknutím zobrazíte pozvaného, ​​místnost a dostupnost zdrojů, které najdete v sekci Plánovač (dole) formuláře schůzky. (Viz obrázek 1.)

Obrázek 2 ukazuje ukázkovou pozvánku na schůzku s otevřeným Plánovačem.

Obrázek 2: Pomocí Plánovače zjistěte, kdy se mohou vaši hosté setkat.

Když používáte Plánovač, aby vám poznámky našly časy schůzek, máte dva způsoby, jak hledat: podle nejlepších časů nebo podle podrobností plánu. Nejprve vyberte přepínač Souhrn (pod záhlavím Zobrazit na levé straně), abyste zajistili toto zobrazení. Toto zobrazení je pravděpodobně nejsnáze použitelné, protože můžete na první pohled vidět řadu časových návrhů, během kterých jsou k dispozici všichni lidé, které zvete.

Chcete-li použít jeden z časů, které Notes navrhují, vyberte čas vhodný pro všechny z rozevíracího seznamu Navrhované časy pro vybraný den a poté klikněte na tlačítko Použít vybraný čas pod ním. Poznámky pak upraví časy pozvánky na schůzku. Po kliknutí na položku v tomto seznamu můžete vidět, že se pole v sekci Kdy v horní části formuláře Schůzka odpovídajícím způsobem změní.

Můžete také kliknout na libovolné datum v malém měsíčním kalendáři (vpravo dole ve formuláři), abyste si prohlédli jiný den a zjistili, kdy jsou vaši kamarádi v daný den k dispozici.

Podívejte se na malou šipku vedle záhlaví seznamu Navrhované časy pro vybraný den. Kliknutím na tuto šipku zobrazíte další možnosti dostupnosti plánu. Z rozevíracího seznamu, který se zobrazí, si můžete vybrat vyhledání kompatibilního volného času během určitého dne, týdne nebo měsíce. To je užitečné zejména v případě, že lidé, které zvete, nejsou v původním zvoleném datu k dispozici.

Pokud máte potíže s nalezením času, který vyhovuje všem vašim pozvaným, klikněte na možnost Zkontrolovat, zda se všichni povinní mohou zúčastnit a poté pomocí následujícího rozevíracího seznamu vyberte čas pro menší skupinu lidí. To je užitečné, když se snažíte naplánovat schůzku s větším počtem – větším než 20 – lidí.

Dalším vizuálnějším způsobem, jak najít časy, kdy jsou vaši pozvaní k dispozici, je zobrazit je podle podrobností plánu. Výběrem přepínače Podrobnosti (pod záhlavím Zobrazit) zobrazíte tabulku s časy, kdy jsou všichni vaši hosté k dispozici. Takový pohled můžete vidět na obrázku 3. Jednou z výhod této tabulky rozvrhů je, že můžete vidět, na osobu, volnou dostupnost v průběhu dvou týdnů.

Obrázek 3: Zobrazení podrobností o individuálním rozvrhu pro vyhledání volného času.

Přetáhněte velký, průhledný svislý pruh, dokud nenajdete čas, kdy jsou všichni k dispozici. (Když k tomu dojde, zezelená.) Bílé bloky v tabulce představují časy, které jsou otevřené a dostupné, a barevné bloky představují časy, kdy je daný účastník jinak obsazen. Pokud nejsou všichni pozvaní k dispozici, svislý pruh se zbarví červeně, abyste věděli, že se nemůže zúčastnit celá vaše skupina. (Klávesa ve spodní části obrazovky vám připomene, jaký stav jednotlivé barvy indikují.)

Bez ohledu na to, jakou metodu si vyberete, abyste našli čas, kdy se můžete všichni setkat, musíte po dokončení kliknout na tlačítko Uložit a odeslat pozvánky na panelu akcí.