Vytvoření pravidla v Lotus Notes 6

Pravidlo říká, poznámky, co dělat s určitými příchozí zprávy. Můžete mít například pravidlo, které vždy umístí zprávy s určitým slovem v poli předmětu do určité složky, nebo pravidlo, které přesouvá e-maily od určité osoby přímo do složky Koš, nebo možná pravidlo, které se okamžitě změní. důležitost jakékoli zprávy, kterou dostanete od svého šéfa, pro High. Svá pravidla zobrazíte kliknutím na slovo Pravidla v navigačním podokně.

Chcete-li vytvořit nové pravidlo, nejprve klikněte na složku Pravidla v navigačním podokně vaší pošty. Poté klikněte na tlačítko Nové pravidlo na panelu akcí. Obrázek 1 ukazuje (poněkud velké) dialogové okno Nové pravidlo, které se objeví.

Obrázek 1: Zde vytvořte nové pravidlo.

Jak můžete vidět na obrázku 1, dialogové okno Nové pravidlo je rozděleno do tří částí. Toto pravidlo určuje, zda je pravidlo povoleno, Zadat podmínky rozhoduje o tom, na které zprávy bude pravidlo působit, a Zadat akce určuje, co pravidlo udělá s vybranými zprávami.

Každé nové pravidlo, které vytvoříte, je ve výchozím nastavení povoleno. Můžete však mít pravidlo, které chcete dočasně deaktivovat; například si prozatím nepřejete, aby byly příchozí zprávy odesílány do této složky. Zcela nahoře v dialogovém okně použijte přepínač Toto pravidlo je k rozhodnutí, zda je pravidlo vynucováno. Vyberte v poli přepínač Zapnuto (výchozí) a pravidlo provede vše, co jste mu řekli. Na druhou stranu, pokud vyberete přepínač Vypnuto, vaše pravidlo bude pozastaveno, dokud jej znovu neaktivujete.

Vytvoření podmínky pravidla

Pole v části Zadat podmínky dialogového okna Nové pravidlo určují zprávy, na které se bude vaše pravidlo vztahovat. Základní myšlenkou je použít tato pole k nastavení kritéria a poté pomocí tlačítka Přidat podmínku uložit. Některá pravidla mohou mít pouze jednu podmínku, například Předmět obsahuje dospělé . Jiné mohou být složitější, s více než jednou podmínkou. Můžete mít například pravidlo, které hledalo příchozí zprávu se slovy Aktualizace prodeje v předmětu, které odeslal člověk jménem Rob Fichtel.

Když definujete druhé rozevírací pole v části Zadat podmínky v dialogovém okně, můžete si vybrat ze 13 různých míst, kam se podívat:

• odesílatel: Vyberte zprávy podle jména osoby, která zprávu odeslala. Můžete například vytvořit pravidlo, které automaticky vyhledá zprávy od vašeho šéfa.

• předmět: Vyberte zprávy podle toho, co je v předmětu zprávy, například Aktualizace prodeje .

• tělo: Najděte zprávy s určitým slovem nebo frází kdekoli v těle zprávy.

• důležitost: Vyberte zprávy na základě důležitosti, kterou pro ně odesílatel zvolil (Vysoká/Střední/Nízká).

• priorita doručení: Vyberte zprávy na základě priority doručení, kterou autor zprávě přiřadil.

• komu : Vyberte zprávy podle jména osoby nebo osob v poli Komu zprávy.

• cc: Vyberte zprávy podle jména osoby nebo osob v poli kopie zprávy.

• Skrytá kopie: Vyberte zprávy podle jména osoby nebo osob v poli Skrytá kopie zprávy.

• komu nebo kopii: Vyberte zprávy podle jména osoby nebo osob v poli Komu nebo kopie zprávy.

• tělo nebo předmět: Zadejte kritéria, která bude Notes hledat v předmětu i v těle zprávy.

• Internetová doména: Zadejte zprávy od konkrétní společnosti, jako je ibm.com nebo vasezakaznikova spolecnost.com.

• velikost: Zadejte zprávy konkrétní velikosti.

• všechny dokumenty: Použít vaše pravidlo na všechny nové zprávy.

Poté, co řeknete Notes, kde se má hledat, použijte třetí rozevírací pole v části Zadat podmínky dialogového okna, abyste řekli Notes, o jaký druh srovnání máte zájem:

• obsahuje: Výraz, který zadáte do třetího pole, se může vyskytovat kdekoli v poli, které vyberete v prvním poli.

• neobsahuje: Cokoli zvolíte v prvním poli, nemůže obsahovat to, co zadáte do třetího pole.

• je: Cokoli, co zvolíte v prvním poli, musí být přesně stejné jako to, co zadáte do třetího pole.

• není: Cokoli vyberete v prvním poli, nemůže být to, co zadáte do třetího pole.

Nakonec pomocí třetího pole v části Zadat podmínky sdělte prostředí Notes, co hledáte. Stačí zadat hledaný výraz – jméno osoby, slovo, které chcete najít v těle zprávy, název internetové domény atd. – do třetího pole.

Po definování tří částí podmínky kliknutím na tlačítko Přidat podmínku uložte. Pokud si to po uložení podmínky rozmyslíte, můžete pomocí tlačítek Odebrat a Odebrat vše upravit případné chyby. Musíte vybrat podmínku v poli Když dorazí e-mailové zprávy, které splňují tyto podmínky, a kliknutím na tlačítko Odebrat ji odeberte.

Někdy můžete chtít pravidlo s více než jednou podmínkou. Pravidlo je možná určeno k nalezení zpráv, které jsou od určitého zákazníka a které mají v předmětu také slova nová objednávka . Pravidlo může mít tolik podmínek, kolik chcete; Pokud potřebujete více než jedno, pokračujte v používání tlačítka Přidat.

Když pro pravidlo zadáte více podmínek, možná budete chtít říci prostředí Notes, aby jednaly pouze v případě, že jsou splněna všechna kritéria. Jindy můžete chtít, aby prostředí Notes jednalo, pokud je splněno kterékoli ze zadaných kritérií. Například na obrázku 1 jsou poznámky nastaveny tak, aby smazaly každou zprávu, jejíž tělo nebo předmět obsahuje slovo Adult . K aktivaci pravidla se slovo Dospělý nemusí objevit na obou místech. Pokud chcete, můžete nastavit Poznámky tak, aby se v těle a předmětu muselo objevit slovo Dospělý , aby se pravidlo aktivovalo. Tuto funkci ovládáte výběrem AND nebo OR v prvním rozevíracím poli. Toto rozevírací pole se zobrazí až poté, co kliknete na Přidat a přidáte do pravidla alespoň jednu podmínku.

Definování akce pravidla

Poté, co prostředí Notes sdělíte, na které zprávy bude pravidlo působit, pomocí části Zadat akce v dialogovém okně určete, co prostředí Notes s těmito zprávami udělá. Toto je část dialogového okna, kde sdělujete prostředí Notes, že chcete, aby byly tyto určité zprávy přesunuty do určité složky, odstraněny a tak dále.

Tato část dialogového okna má dvě pole. První – rozevírací seznam – říká prostředí Notes, co chcete s těmito zprávami udělat. Druhé pole říká Notes, kam je umístit.

V prvním poli si můžete vybrat ze šesti věcí se zprávou, která splňuje podmínky, které jste stanovili v horní části dialogového okna Nové pravidlo:

• přesunout do složky: Řekněte aplikaci Notes k přesunutí odpovídajících zpráv do určité složky, jejíž název zadáte do druhého pole nebo vyberete pomocí tlačítka Vybrat, přičemž obě se zobrazí, když vyberete tuto možnost.

• kopírovat do složky: Řekněte aplikaci Notes, aby přesunuly odpovídající zprávy do určité složky, jejíž název zadáte do druhého pole nebo vyberete pomocí tlačítka Vybrat, obě se zobrazí, když vyberete tuto možnost. To se liší od přesunutí do složky tím, že zpráva zůstane ve složce Doručená pošta.

• odeslat kopii komu : Automaticky přeposlat zprávu někomu jinému.

• nastavit datum vypršení platnosti: Označte datum, kdy vyprší platnost zprávy.

• změnit důležitost na: Označte důležitost zprávy jako Vysoká, Střední nebo Nízká – bez ohledu na to, jak odesílatel nastavil důležitost zprávy.

• smazat: Odstraní zprávu.

Poté, co se pomocí tohoto rozevíracího seznamu rozhodnete, co se se zprávami stane, použijte pole napravo k zadání názvu složky nebo jména osoby, které bude zpráva přeposlána atd. Pole napravo se zobrazí nebo ne v závislosti na tom, co jste vybrali v rozevíracím seznamu.

Po definování podmínky a akce pravidla klepněte na tlačítko OK v dolní části dialogového okna Nové pravidlo, abyste pravidlo uložili. Vaše nové pravidlo se objeví v zobrazení Pravidla ve vaší poště.

Stejně jako u podmínek může mít pravidlo více než jednu akci. Můžete například nastavit pravidlo, které vyhledá zprávy od určitého zákazníka a poté tuto zprávu automaticky přepošle vašemu asistentovi poté, co zprávu uloží do speciální složky.