Перш ніж надсилати повідомлення електронної пошти в Lotus Notes 6, ви можете визначити параметри доставки, параметри безпеки та настрої. Використовуйте ці підказки Notes, щоб повідомити одержувачу, наскільки гаряче ваше повідомлення або який у вас настрій; або запитати підтвердження доставки, встановити час доставки тощо.
Після того, як ви закінчите писати текст свого повідомлення, натисніть кнопку «Параметри доставки» на панелі дій, що неминуче веде до діалогового вікна «Параметри доставки», як показано на малюнку 1. У цьому діалоговому вікні у вас є кілька варіантів доставки. і безпека та веселощі.
(Ви можете помітити у своїх подорожах і в діалоговому вікні, що є вкладка «Додатково» — хороша новина полягає в тому, що вам, ймовірно, не доведеться з нею возитися.)
Малюнок 1. Тут налаштуйте параметри доставки.
У розділі Параметри доставки ви можете позначити рівень важливості свого повідомлення: Низький, Нормальний або Високий. Ви можете налаштувати Notes для позначення повідомлень, які ви позначите як високу важливість; ці повідомлення відображаються з червоним значком конверта в папці "Вхідні" вашого одержувача. Використовуйте цю функцію, щоб попередити одержувача про особливо важливе, термінове або інше дуже важливе за часом повідомлення.
Використання списку Mood Stamp – це спосіб зв’язатися зі своєю (електронною) внутрішньою дитиною. Настрій Stamp просто картинка , яка з'являється у верхній частині тіла вашого повідомлення , так що читач знає , як ви відчували , коли ви відправили повідомлення. Повідомлення з позначкою настрою також позначаються як такі в папці "Вхідні" одержувача.
У вас є кілька штампів настрою на вибір, зокрема «Приватний», «Вогник» і «Жарт». Для розваги спробуйте кожен, щоб побачити, як він виглядає. Вибір «Жарт» корисний, якщо ви хочете надіслати трохи саркастичні повідомлення, і вам потрібно переконатися, що ваш читач зрозумів, що так, ви просто жартували!
Щоб вибрати штамп, клацніть стрілку вниз біля розкривного списку Штамп настрою. Прокрутіть список, щоб зробити свій вибір. Щоб попередньо переглянути штамп настрою, клацніть його назву в розкривному списку, і його значок з’явиться під цим списком. Натисніть кнопку OK, і у вашому новому повідомленні з’явиться штамп настрою. Якщо ви не хочете, щоб у вихідному повідомленні відображався настрій, просто залиште стандартний набір «Звичайний».
Виберіть зі списку параметрів звіту про доставку, щоб указати, коли і чи будете ви сповіщені про статус доставки ваших повідомлень. Ваші чотири варіанти щодо звіту про доставку: «Лише помилка», «Підтвердити доставку», «Відстежити весь шлях» і «Немає».
Якщо ви виберете варіант звіту про доставку, відмінний від «Немає», ви отримаєте звіт про підтвердження доставки (лише повідомлення електронної пошти від вашої мережі), щойно прийде надіслане вами повідомлення. Коли це буде, повністю залежить від мережі. Якщо ваш одержувач знаходиться далеко — наприклад, в іншій компанії — може знадобитися кілька годин або навіть цілий день, щоб повідомлення було доставлено.
Інший вибір у діалоговому вікні Параметри доставки — Пріоритет доставки — стосується того, як швидко ви хочете, щоб Notes доставив ваше повідомлення:
Якщо ви додаєте до повідомлення великий вкладений файл, позначте його як низький пріоритет. Повідомлення не буде доставлено, доки ви не спите вдома, але відправка його пізно ввечері може коштувати вашій компанії менше грошей. Можливо, це спосіб отримати нагороду «Працівник місяця»!
Ви підписуєте повідомлення з тієї ж причини, що й чеки чи офіційні документи: щоб показати, що вони дійсно від вас. Вам не потрібно підписувати записку про зустріч на каві, але коли ви надсилаєте повідомлення з важливою чи конфіденційною інформацією, ви можете захотіти, щоб Notes 6 доводив, що повідомлення дійсно надійшло від вас.
Тепер, очевидно, ви не можете подряпати свій підпис на екрані внизу записки. (Насправді, ви можете, але ваш начальник навряд чи це оцінить.) Ви підписуєте повідомлення, встановлюючи прапорець Підписати в розділі «Параметри безпеки» діалогового вікна «Параметри доставки».
Підпис, який ви використовуєте в Notes 6, ще складніше підробити, ніж ваш власний Джон Хенкок, оскільки це спеціальний цифровий комп’ютерний код, який додається до повідомлення, коли ви його надсилаєте, і перевіряється комп’ютером одержувача, коли повідомлення відкривається. Пам’ятка не має фактичного підпису, але повідомлення такого типу з’являється в нижній частині екрана:
Підписано Аланом Данкелем/Primus 07-1-02 8:30:46 AM, згідно Primus.
Зрозуміло, що світ кишить зайнятими людьми, поганими хлопцями та шпигунами. Якщо ви користуєтеся модемом, ви надсилаєте свої повідомлення по телефонних лініях, де люди, які не мають жодної користі, можуть якимось чином перехопити та прочитати їх. (Це справді, дуже малоймовірно, що це станеться, але гей, ви ніколи не знаєте.) Це не так важливо для ваших випадкових повідомлень, але якщо ви надсилаєте повідомлення, яке містить таку інформацію, як конфіденційна корпоративна інформація, оцінка роботи співробітників, або просто дуже, дуже хороші плітки, які ви не хочете, щоб хтось інший читав, ви можете зашифрувати їх.
Коли ви використовуєте параметр безпеки шифрування Notes, ви на 100 відсотків впевнені, що лише його одержувач зможе прочитати його.
Щоб зашифрувати повідомлення, установіть прапорець Шифрувати в розділі «Параметри безпеки» діалогового вікна «Параметри доставки». Натисніть OK, щоб закрити діалогове вікно, коли закінчите.
Коли ви надсилаєте зашифроване повідомлення, Notes виконує скремблування за вас — за лаштунками. Коли одержувачі відкривають повідомлення, вони бачать його вміст так само, як ви його написали. Іншими словами, читач зашифрованого повідомлення не повинен робити нічого особливого, щоб розшифрувати зашифроване повідомлення. Тільки призначені одержувачі з відповідними ідентифікаторами користувачів можуть прочитати зашифровану частину повідомлення. Єдиний, хто побачить фактичну переплутану версію, це бідний шпигун, який перехоплює повідомлення під час доставки.
Якщо ви надсилаєте електронну пошту людині, яка використовує іншу програму електронної пошти, або якщо ви надсилаєте повідомлення через Інтернет, спершу уточніть у адміністратора Notes вашої компанії, чи зможете ви його зашифрувати. .
Якщо ви використовуєте діалогове вікно «Параметри доставки», щоб запитати квитанцію про повернення повідомлення, ваша мережа автоматично сповіщає вас, коли одержувач читає ваше повідомлення. Це відрізняється від запиту звіту про підтвердження доставки, який лише повідомляє, коли повідомлення надійшло до бази даних одержувача. Зазвичай ви запитуєте звіт про отримання (просто ввімкніть прапорець Квитанція про повернення), щоб запобігти виправданню «Я ніколи не бачив вашого повідомлення», і запитуєте звіт про підтвердження доставки, щоб усунути повідомлення «Я ніколи не отримував ваше повідомлення; мережа, мабуть, втратила його» виправдання.
Якщо ви надсилаєте повідомлення комусь, хто не використовує Notes, або якщо ваше повідомлення проходить через Інтернет, ви, можливо, не зможете отримати від нього звіти про отримання.
Інший варіант безпеки Notes у вашому розпорядженні — це запобігання копіювання. Якщо встановити прапорець Заборонити копіювання, ви можете бути впевнені, що особа, яка отримує ваше повідомлення, не зможе переслати його нікому іншому. Насправді вони навіть не зможуть скопіювати (Редагувати –> Копіювати) вашу нотатку в буфер обміну, якщо вони мають намір трохи незаконно вставити (Редагувати –> Вставити). Вибір параметра «Запобігти копіювання» гарантує, що те, що ви надсилаєте одній людині, не буде розсилатися спамом по всій компанії.
Завершивши вибір варіантів доставки, натисніть кнопку OK, щоб повернутися до свого документа. У більшості випадків після того, як ви приймете рішення щодо цих параметрів, ви натискаєте кнопку «Надіслати та файл».
Якщо у вас обертається голова від усіх цих варіантів доставки, не дозволяйте цьому збити вас. Використовувати їх потрібно тільки в особливих випадках. Насправді, для більшості повідомлень ви будете шукати варіанти доставки, не відкриваючи діалогове вікно Параметри доставки та не замислюючись. Яке полегшення!
Якщо ви завжди відвідуєте діалогове вікно «Параметри доставки», щоб підписати та зашифрувати свої повідомлення, ви можете встановити прапорець «Зберегти ці параметри безпеки» за замовчуванням. Таким чином, усі нові повідомлення, які ви створюєте, матимуть ті самі налаштування безпеки. Звичайно, ви завжди можете змінити свою думку, повернувшись до діалогового вікна Параметри доставки, щоб змінити налаштування за замовчуванням або змінити параметри безпеки за замовчуванням.
Lotus Notes 6 допомагає вам керувати та організовувати всі ваші ділові комунікації, включаючи документи, які ви можете відкривати та редагувати за допомогою різноманітних інструментів. Lotus Notes 6 також попередньо запрограмує кілька зручних закладок, щоб ви могли миттєво перейти до папки «Вхідні» або до кількох інших місць. І якщо ви застрягнете, Lotus […]
Якщо вам потрібна невелика допомога під час використання Lotus Notes 6 (і кому не потрібна невелика допомога час від часу?), скористайтеся порадами в наступній таблиці, щоб швидко отримати допомогу: Щоб зробити це Скористайтеся цим Отримайте допомогу щодо поточного завдання F1 Знайдіть тему довідки Довідка→ Теми довідки Отримайте допомогу щодо повідомлень про помилки […]
У Lotus Notes 6 є готові закладки, які можна використовувати для відкриття папки вхідних, адресної книги та інших функцій. Ці закладки з’являються в лівій частині екрана, а перші вісім допомагають відкрити папку «Вхідні». Відкрити календар. Відкрити адресну книгу. Відкрити завдання. Відкрити реплікатор. Відкрити сам час […]
Перш ніж надсилати повідомлення електронної пошти в Lotus Notes 6, ви можете визначити параметри доставки, параметри безпеки та настрої. Використовуйте ці підказки Notes, щоб повідомити одержувачу, наскільки гаряче ваше повідомлення або який у вас настрій; або запитати підтвердження доставки, встановити час доставки тощо. Після того, як ви закінчите складати тіло […]
Працювати з документами в Lotus Notes 6 легко. Lotus Notes 6 пропонує різноманітні корисні інструменти, які допоможуть вам керувати всім вашим діловим спілкуванням. У наступній таблиці показано команди, необхідні для виконання основних завдань: Щоб зробити це Спробуйте це Прочитайте вибраний документ Натисніть Enter або двічі клацніть документ Видалити вибраний документ Натисніть […]
Щоб створити нову зустріч, спочатку відкрийте свій календар, а потім натисніть кнопку Запланувати зустріч на панелі дій. З’явиться порожня форма наради. На малюнку 1 ви можете побачити зразок форми наради. Малюнок 1: Створення нової зустрічі. Більшість полів у формі наради збігаються з […]
Можливо, ви захочете створити оповідану версію своєї презентації в PowerPoint 2011 для Mac, яку можна розповсюджувати або транслювати. Ви не можете бути скрізь, і навіть якщо члени вашої аудиторії не отримають переваги від вашої фізичної присутності, вони принаймні зможуть почути вас, насолоджуючись слайдом PowerPoint 2011 […]
Правило вказує Notes, що робити з певними вхідними повідомленнями. Наприклад, ви можете мати правило, яке завжди розміщує повідомлення з певним словом у полі теми в певній папці, або правило, яке переміщує електронну пошту від певної особи безпосередньо в папку Кошик, або, можливо, правило, яке миттєво [ …]
Коли ви запускаєте Lotus Notes 6, ви бачите сторінку привітання. Те, що ви там бачите, визначається кількома речами. Наприклад, хоча ви можете змінити макет і вміст сторінки привітання, ви також повинні знати, що ваш адміністратор має певний контроль над тим, що ви бачите, щоб він міг переконатися, що ви […]
