Створення правила в Lotus Notes 6

Правило говорить Notes , що робити з певними вхідними повідомленнями. Наприклад, ви можете мати правило, яке завжди розміщує повідомлення з певним словом у полі теми в певній папці, або правило, яке переміщує електронну пошту від певної особи безпосередньо в папку "Кошик", або, можливо, правило, яке миттєво змінюється важливість будь-якого повідомлення, яке ви отримуєте від вашого боса до Високого. Перегляньте свої правила, клацнувши слово Правила на панелі навігації.

Щоб створити нове правило, спочатку клацніть папку «Правила» на панелі навігації вашої пошти. Потім натисніть кнопку Нове правило на панелі дій. На малюнку 1 показано (досить велике) діалогове вікно Нове правило, що з’явиться.

Малюнок 1: Створіть тут нове правило.

Як ви можете бачити на малюнку 1, діалогове вікно «Нове правило» розділене на три розділи. Це правило визначає, чи ввімкнено правило, Specify Conditions вирішує, на які повідомлення буде діяти правило, а Specify Actions визначає, що правило робитиме з повідомленнями, які воно вибирає.

Будь-яке нове правило, яке ви створюєте, увімкнено за замовчуванням. Однак у вас може бути правило, яке ви хочете тимчасово вимкнути; наприклад, можливо, наразі ви не хочете, щоб вхідні повідомлення електронної пошти надсилалися до цієї папки. У верхній частині діалогового вікна використовуйте перемикач «Це правило», щоб визначити, чи застосовується правило. Виберіть перемикач Увімкнути в полі (за замовчуванням), і правило виконуватиме те, що ви йому сказали. З іншого боку, якщо ви виберете перемикач Вимкнути, ваше правило буде призупинено, доки ви його знову не активуєте.

Створення умови правила

Поля в розділі «Вкажіть умови» діалогового вікна «Нове правило» визначають повідомлення, до яких застосовуватиметься ваше правило. Основна ідея полягає в тому, щоб використовувати ці поля для встановлення критерію, а потім використовувати кнопку «Додати», щоб зберегти умову. Деякі правила можуть мати лише одну умову, наприклад Тема містить для дорослих . Інші можуть бути складнішими, з більш ніж однією умовою. Наприклад, у вас може бути правило, яке шукає вхідне повідомлення зі словами « Оновлення продажів» у рядку теми, які надіслав хлопець на ім’я Роб Фіхтель.

Коли ви визначаєте друге спадне поле в розділі «Вкажіть умови» діалогового вікна, ви можете вибрати з 13 різних місць для пошуку:

• відправник: виберіть повідомлення за іменем особи, яка надіслала повідомлення. Ви можете, наприклад, створити правило, яке автоматично шукатиме повідомлення від вашого начальника.

• тема: виберіть повідомлення на основі теми повідомлення, як-от Оновлення продажів .

• тіло: знайти повідомлення з певним словом або фразою в будь-якому місці в тілі повідомлення.

• важливість: виберіть повідомлення на основі важливості, яку вибрав для нього відправник (висока/середня/низька).

• пріоритет доставки: виберіть повідомлення на основі пріоритету доставки, який автор призначив повідомленню.

• Кому : виберіть повідомлення за іменем особи або осіб у полі Кому повідомлення.

• Копія: виберіть повідомлення за іменем особи або осіб у полі Копія повідомлення.

• прихована копія: виберіть повідомлення за іменем особи або осіб у полі прихована копія повідомлення.

• Кому або копія: виберіть повідомлення за іменем особи або осіб у полі Кому або Копія повідомлення.

• тіло або тема: введіть критерії, які Notes шукатиме як у темі, так і в тілі повідомлень.

• Інтернет-домен: вкажіть повідомлення від певної компанії, наприклад ibm.com або yourcustomerscompany.com.

• size: вкажіть повідомлення певного розміру.

• всі документи: застосувати правило до всіх нових повідомлень.

Після того, як ви вкажете Notes, де шукати, ви використовуєте третє спадне поле в розділі «Вкажіть умови» діалогового вікна, щоб вказати Notes, яке порівняння вас цікавить:

• містить: Термін, який ви вводите в третє поле, може зустрічатися в будь-якому місці поля, вибраного в першому полі.

• не містить: те, що ви вибрали в першому полі, не може включати те, що ви ввели в третьому полі.

• є: те, що ви вибрали в першому полі, має точно відповідати тому, що ви ввели в третьому полі.

• не є: те, що ви вибрали в першому полі, не може бути тим, що ви ввели в третьому полі.

Нарешті, скористайтеся третім полем у розділі «Вкажіть умови», щоб сказати Notes, що ви шукаєте. Просто введіть пошуковий термін — ім’я людини, слово, яке ви хочете знайти в тілі повідомлення, доменне ім’я Інтернету тощо — у третьому полі.

Після визначення трьох частин умови натисніть кнопку Додати, щоб зберегти умову. Якщо ви передумали після збереження умови, ви можете використовувати кнопки «Видалити» та «Видалити всі», щоб відредагувати будь-які помилки. Ви повинні вибрати умову в полі Коли надходять повідомлення, які відповідають цим умовам, і натисніть кнопку Видалити, щоб видалити його.

Іноді вам може знадобитися правило з більш ніж однією умовою. Можливо, правило призначене для пошуку повідомлень від певного клієнта, які також містять слова новий порядок у темі. Правило може мати скільки завгодно умов; просто продовжуйте використовувати цю кнопку «Додати», якщо вам потрібно більше однієї.

Коли ви вказуєте кілька умов для правила, ви можете вказати Notes діяти, лише якщо всі критерії виконані. В інших випадках вам може знадобитися, щоб Notes діяв, якщо виконується будь-який із зазначених критеріїв. Наприклад, на малюнку 1 Notes налаштовано на видалення кожного повідомлення, текст або тема якого містить слово Adult . Щоб активувати правило, слово « Дорослий» не повинно з’являтися в обох місцях. Якщо бажаєте, ви можете налаштувати Нотатки так, щоб слово « Дорослий» з’являлося в тексті та темі, щоб активувати правило. Ви керуєте цією функцією, вибираючи І або АБО в першому спадному полі. Це спадне поле з’являється лише після того, як ви натиснули кнопку Додати, щоб додати принаймні одну умову до правила.

Визначення дії правила

Після того, як ви вкажете Notes, щодо яких повідомлень буде діяти правило, скористайтеся розділом «Визначення дій» діалогового вікна, щоб визначити, що Notes робитиме з цими повідомленнями. Це частина діалогового вікна, де ви повідомляєте Notes, що хочете, щоб ці певні повідомлення були переміщені до певної папки, видалені тощо.

Цей розділ діалогового вікна має два поля. Перший — розкривний список — повідомляє Notes, що ви хочете зробити з цими повідомленнями. Друге поле вказує Notes, куди їх розмістити.

У першому полі ви можете вибрати з шести речей із повідомленням, яке відповідає умовам, які ви встановили у верхній частині діалогового вікна «Нове правило»:

• перемістити до папки: скажіть Notes, щоб перемістити відповідні повідомлення до певної папки, назву якої ви вводите у другому полі або скористайтеся кнопкою «Вибрати», щоб вибрати, обидві з них з’являться, коли ви вибираєте цей параметр.

• копіювати до папки: скажіть Notes, щоб перемістити відповідні повідомлення до певної папки, назву якої ви вводите у другому полі або скористайтеся кнопкою «Вибрати», щоб вибрати, обидві з них з’являться, коли ви вибираєте цей параметр. Це відрізняється від переміщення до папки тим, що повідомлення залишається у вашій папці "Вхідні".

• надіслати копію: автоматично пересилати повідомлення комусь іншому.

• встановити дату закінчення: позначте дату, коли термін дії повідомлення закінчиться.

• змінити важливість на: Позначте важливість повідомлення як високу, середню або низьку — незалежно від того, як відправник встановив важливість повідомлення.

• видалити: видалити повідомлення.

Після того, як ви скористаєтеся цим розкривним списком, щоб вирішити, що станеться з повідомленнями, скористайтеся полем праворуч від нього, щоб ввести ім’я папки або ім’я особи, якій буде переслане повідомлення, тощо. Поле праворуч з’являється або не залежить від того, що ви вибрали у спадному списку.

Після визначення умови та дії правила натисніть кнопку ОК унизу діалогового вікна «Нове правило», щоб зберегти його. Ваше нове правило з’явиться у вікні «Правила» у вашій пошті.

Як і з умовами, правило може мати більше однієї дії. Наприклад, ви можете налаштувати правило, яке шукає повідомлення від певного клієнта, а потім автоматично пересилає це повідомлення вашому помічнику після того, як воно також зберігається в спеціальній папці.