Objavovanie mnohých spôsobov zobrazenia správ v programe Outlook 2000

Svoje správy si môžete prezerať najmenej desiatimi spôsobmi, počnúc súpravou dodávanou s Microsoft Outlook. Každé zobrazenie môžete upraviť zoradením podľa ľubovoľného stĺpca informácií v ľubovoľnom zobrazení kliknutím na názov daného stĺpca.

Ak chcete zmeniť zobrazenie správ v programe Outlook, vyberte Zobraziť–>Aktuálne zobrazenie a potom z ponuky vyberte jedno z nasledujúcich zobrazení:

• Správy. Toto je jednoduchý obrázok vašej doručenej pošty – Od, Komu, Predmet – len základy. Správy, ktoré ste ešte nečítali, sú uvedené tučným písmom; ostatné sú uvedené ako obyčajný typ.

• Správy s automatickým náhľadom. Keď nemáte čas čítať všetky správy, ktoré dostanete, ukážka je užitočná. Prvých pár riadkov vám môže napovedať, ktoré správy si chcete prečítať. Automatický náhľad vám zobrazí prvých pár riadkov.

• Normálne vidíte ukážky iba správ, ktoré ste ešte nečítali. Vidíte len názvy správ, ktoré ste si prečítali. V skutočnosti Outlook predpokladá, že ste si prečítali akúkoľvek správu, ktorú ste otvorili. Správu môžete tiež označiť ako prečítanú alebo neprečítanú tak, že na ňu kliknete pravým tlačidlom myši a vyberiete možnosť Označiť ako prečítané alebo Označiť ako neprečítané.

• Podľa následného príznaku. Prichádzajúce správy môžete označiť príznakom, aby ste mali prehľad o tom, čo musíte urobiť v reakcii na každú správu. Zobrazenie s príznakmi zoskupuje vaše správy podľa toho, či sú v správach nastavené príznaky, a uvádza, aké typy príznakov sú nastavené a kedy sú splatné.

• Niektorí odborníci tvrdia, že najefektívnejší spôsob, ako sa vysporiadať so všetkými vašimi prichádzajúcimi správami, je zaradiť ich podľa toho, čo s nimi potrebujete urobiť, a potom s nimi konať podľa priority a načasovania každej správy. Príznaky správ sú jedným z praktických spôsobov, ako zistiť, čo máte robiť so správami, ktoré dostanete. Podľa sledovania Vlajka automaticky organizuje vaše správy podľa akcie, ktorú vyžadujú, vďaka čomu budete okamžite efektívni, však?

• Posledných sedem dní. Keď ste požiadaní, aby ste okamžite vykonali akciu v súvislosti so správou, ktorú ste dostali pred niekoľkými dňami, nie je vždy ľahké nájsť správu, ktorá vám povedala, čo máte robiť, najmä ak dostávate veľa e-mailov. Zobrazenie Posledných sedem dní zobrazuje iba správy, ktoré ste dostali za posledný týždeň. Nájsť položku v krátkom zozname je jednoduchšie ako v dlhom.

• Zoznam Posledných sedem dní obmedzuje vaše zobrazenie na správy, ktoré prídu v časovom období siedmich dní. Netriedi správy podľa toho, čo je v nich alebo kto ich poslal. Správy môžete zoradiť podľa mena odosielateľa alebo predmetu správy kliknutím na nadpisy v hornej časti stĺpcov v zobrazení.

• Označené na nasledujúcich sedem dní. Ak označujete správy, ktoré sú skutočne dôležité, správy, ktoré ste označili, aby ste upútali vašu pozornosť v najbližších dňoch, budú pravdepodobne najskôr vyžadovať vašu pozornosť. Ak chcete rýchlo zobraziť najpopulárnejšie položky, použite zobrazenie Označené na nasledujúcich sedem dní.

• Podobne ako zobrazenie s príznakom, aj zobrazenie s príznakom na ďalších sedem dní sa obmedzuje na to podstatné: kto správu odoslal, aký je predmet správy a kedy je potrebné vykonať akciu v súvislosti so správou, ktorá je označená.

• Podľa témy konverzácie. Vždy by ste mali uviesť predmet, ktorý je ľahko zrozumiteľný, aby osoba, ktorá dostane vašu správu, na prvý pohľad vedela, čo je témou vašej správy a čo s ňou robiť. Pri troche šťastia urobia iní ľudia to isté pre vás. Potom môžete skutočne získať nejaké kilometre zo svojich správ tak, že ich zoradíte v zobrazení Podľa témy konverzácie.

• Odosielateľom. Keď šéf zavolá a spýta sa: „Dostali ste e-mailovú správu o bonusoch, ktorú som vám poslal pred tromi týždňami? pravdepodobne nebudete chcieť stráviť veľa času triedením správ všetkých ostatných za posledné tri týždne. Najrýchlejším spôsobom, ako rýchlo odpovedať na otázku šéfa, je prepnúť na zobrazenie Podľa odosielateľa.

• Meno šéfa môžete okamžite nájsť v zobrazení Podľa odosielateľa. Dvakrát kliknite na správu s názvom Bonusy. Potom môžete šéfovi povedať: „Určite áno; je to tu predo mnou." Budete môcť odpovedať tak rýchlo, že šéf vám rád dá tento bonus.

• Neprečítané správy. Nemusíte čítať každú správu, ktorá sa vám objaví na obrazovke, no Murphyho zákon hovorí, že najdôležitejšie informácie budú v správe, ktorú ste ešte nečítali. Zobrazenie Neprečítané správy vám umožňuje rýchlo nahliadnuť do vecí, ktoré ste ešte nenahliadli.

• Nenechávajte priečinok Doručená pošta stále v zobrazení Neprečítané správy, pretože správy akoby zmizli, keď ich dočítate. Väčšinu času je jednoduchšie používať zobrazenie Správy a občas prepnúť na zobrazenie Neprečítané správy ako stratégiu na hľadanie vecí.

• Odoslaná. Môže sa zdať hlúpe mať zobrazenie priečinka Doručená pošta zoradené podľa mena osoby, ktorej sa každá správa posiela. Koniec koncov, je to vaša doručená pošta; všetko by ti malo byť zaslané, inak by to tu nebolo, však?

• Na zobrazenie Odoslané do máte dva dôvody. Niektoré správy, ktoré vám prídu, sú napríklad adresované všetkým vo vašej spoločnosti, takže je dobré vedieť, že niektoré správy by ste nemali brať osobne. Druhým dôvodom je, že rovnaký súbor zobrazení je dostupný v priečinku Doručená pošta a priečinok Odoslaná pošta. Priečinok Odoslané položky je miesto, kde Outlook uchováva kópie správ, ktoré ste odoslali iným ľuďom. Vedieť, čo ste komu poslali, sa môže veľmi hodiť.

• Zobrazenie Odoslané do je iba zoradené, nie zoskupené, čo znamená, že správy sa zobrazujú v poradí podľa mien ľudí, ktorí ich odoslali. Skupinové zobrazenie by zobrazovalo ako hlavičku skupiny meno každej osoby, ktorá vám poslala poštu. Ak kliknete na stĺpec Predmet, stratíte výhodu zoradenia zoznamu podľa odosielateľa. Ak sa zdá, že váš zoznam Odoslané je zoradený nesprávne, stačí kliknúť na slovo Komu v hornej časti stĺpca Komu.

• Časová os správy. Zobrazenie časovej osi správ je jedným z najzaujímavejších zobrazení v programe Outlook; vykreslí vám graf všetkých vašich správ podľa toho, kedy prišli. Zobrazenie časovej osi správ je navrhnuté tak, aby vám pomohlo nájsť správy, keď si pamätáte, kedy prišli, ale nie prečo prišli alebo kto ich poslal.

• Malé ikony, ktoré predstavujú správy, sú v skutočnosti skratky k správam, ktoré predstavujú. Správu môžete otvoriť dvojitým kliknutím na ikonu danej správy. Môžete tiež kliknúť pravým tlačidlom myši na ikonu správy a odpovedať na správu, odstrániť správu alebo presunúť správu do iného priečinka.