Ako zdieľať a sledovať lokality SharePoint

Je jednoduché sledovať lokalitu SharePoint a dostávať aktualizácie o dianí na tejto lokalite. V najnovšom vydaní SharePointu je táto možnosť taká jednoduchá ako kliknutie na ikonu hviezdičky na hlavnej stránke webovej lokality SharePoint, ako je znázornené.

Kliknite na hviezdičku na lokalite SharePoint a sledujte lokalitu.

Ak používate mobilnú aplikáciu SharePoint, hviezdička je vzdialená len ťuknutím, ako je znázornené na nasledujúcom obrázku.

Klepnutím na hviezdičku v mobilnej aplikácii SharePoint môžete sledovať lokalitu.

Keď budete sledovať lokalitu SharePoint, zobrazí sa na vašom hlavnom paneli SharePoint – hlavnom paneli, ktorý uvidíte, keď sa prihlásite do Microsoft Office 365 a kliknete na aplikáciu SharePoint. Na ovládací panel sa môžete kedykoľvek vrátiť kliknutím na ponuku aplikácie (ikona vafle v ľavom hornom rohu obrazovky) a kliknutím na položku SharePoint.

Keď sledujete lokalitu, budete dostávať všetky novinky a aktualizácie a aktivity na hlavnom paneli SharePointu. Na nasledujúcom obrázku môžete vidieť, že sledujeme lokalitu SharePoint For LuckyTemplates a v časti „Správy z lokalít“ vidíme, že bol uverejnený nový spravodajský článok.

Novinky a aktivity z lokalít, ktoré sledujete, sa zobrazujú na vašom informačnom paneli SharePointu.

Ak používate mobilnú aplikáciu SharePoint, na hlavnej obrazovke sa zobrazí karta Novinky. Táto karta zobrazuje všetky novinky a aktivity zo stránok, ktoré sledujete. Tu je zobrazená karta Novinky.

Správy a aktivity z lokalít, ktoré sledujete, sa zobrazujú na karte Správy v mobilnej aplikácii SharePoint.

Rovnaký spravodajský článok, ktorý sa predtým zobrazoval vo webovom prehliadači, sa zobrazuje aj tu v mobilnej aplikácii SharePoint. Toto je opakujúca sa téma. Aplikácia SharePoint Mobile zobrazuje rovnaký obsah, aký nájdete pri používaní SharePointu vo webovom prehliadači. Je to len mobilná verzia navrhnutá tak, aby sa dala ľahšie používať na malých zariadeniach.

Tabuľa Office 365 SharePoint bude k dispozícii len vtedy, ak používate SharePoint ako súčasť Office 365. Ak používate SharePoint On-Premises, overte si u svojho IT oddelenia, či existuje konsolidovaná lokalita, ktorú majú na oznámenia a aktivity.

Ako nastaviť upozornenia pre SharePoint

Okrem sledovania lokality môžete tiež nastaviť upozornenia pre iné oblasti SharePointu. Dokumenty sú napríklad uložené v špeciálnej kontajnerovej aplikácii SharePoint s názvom Knižnica. Príkladom je aplikácia Dokumenty, ktorá sa zobrazuje na ľavej navigácii vašej predvolenej tímovej lokality. Upozornenia sú skvelým spôsobom, ako sledovať zmeny, ktoré vaši spoluhráči vykonajú v dokumentoch a položkách.

Ak chcete dostávať upozornenia, musíte mať vo svojom profile SharePoint nakonfigurovanú e-mailovú adresu. Ak sa váš server SharePoint nachádza vo vašej sieti, zvyčajne to nie je problém. Office 365 však nemusí byť integrovaný s vašou sieťou a e-mailovými informáciami. V takýchto situáciách môže váš správca buď manuálne nakonfigurovať vašu e-mailovú adresu, alebo vám na to udeliť povolenie.

Ak chcete nastaviť upozornenie na obsah v aplikácii Dokumenty, postupujte takto:

Otvorte webový prehliadač a prejdite na webovú lokalitu balíka Microsoft Office .

Prihláste sa, ak ste požiadaní.

Výberom lokality SharePoint ju otvoríte.

Vyberte aplikáciu Dokumenty, ktorá sa zobrazí na ľavom navigačnom paneli.

V hornej časti aplikácie Dokumenty kliknite na tri bodky a potom kliknite na položku Upozorniť, ako je znázornené.
Otvorí sa dialógové okno Upozorniť ma, keď sa zmenia položky.

Výber možnosti Upozorniť ma v aplikácii SharePoint Documents.

Ak používate SharePoint On-Premises a nevidíte tlačidlo Upozorniť, je pravdepodobné, že váš správca nenakonfiguroval nastavenia odchádzajúceho e-mailu. Ak v centrálnej správe nie sú nakonfigurované nastavenia odchádzajúceho e-mailu, tlačidlo Upozorniť sa používateľom jednoducho nezobrazí. Ak však používate SharePoint Online, odchádzajúce e-maily už spoločnosť Microsoft nakonfigurovala a môžete začať.

Do textového poľa Názov výstrahy zadajte názov výstrahy.
Navrhujeme, aby bol názov pre vás v doručenej pošte niečo zmysluplný, ako napríklad Documents Modified Today – Budget Team Site. V opačnom prípade nemáte žiadny zmysluplný spôsob, ako rozlíšiť jedno upozornenie od druhého.

Do textového poľa Poslať upozornenia komu zadajte okrem vás mená ľudí, ktorí by mali dostať upozornenie.
Správne, môžete sa prihlásiť na odber upozornenia pre ostatných ľudí! Musíte mať povolenie na správu upozornení, ktoré je predvolene udelené vlastníkom lokality.

Organizácie a vlastníci stránok môžu chcieť prihlásiť viacerých používateľov na odber upozornení, aby mali istotu, že budú dostávať dôležité aktualizácie, a tiež ich povzbudiť, aby prispievali do diskusného fóra, blogu alebo wiki. Používatelia sa stále môžu odhlásiť úpravou nastavení v nastaveniach upozornení.

V časti Spôsob doručenia vyberte, či chcete dostávať upozornenia prostredníctvom e-mailu alebo textovej správy na váš mobilný telefón.
Textové správy vyžadujú, aby váš správca SharePointu nakonfiguroval túto službu prostredníctvom tretej strany, takže možno nebudete môcť odosielať upozornenia do telefónu.

V časti Typ zmeny vyberte možnosť, ktorá zodpovedá typu upozornení, ktoré chcete dostávať — Všetky zmeny, Nové položky sú pridané, Existujúce položky sú upravené alebo Položky sú odstránené.
Ak ste zodpovední za správu aplikácie, odporúčame vám dostať upozornenie vždy, keď budú položky odstránené.

V časti Odoslať upozornenia na tieto zmeny vyberte, kedy chcete dostávať upozornenia.
Možnosti, ktoré tu vidíte, sa líšia v závislosti od typu aplikácie, s ktorou pracujete. Napríklad aplikácia Úlohy vám umožňuje dostať upozornenie, keď je úloha označená ako Dokončená alebo kedykoľvek sa zmení stav úlohy s vysokou prioritou.

V časti Kedy posielať upozornenia vyberte frekvenciu doručovania upozornení.
Môžete ich dostávať okamžite, raz denne alebo raz týždenne. Radi dostávame denný súhrn; inak dostávame príliš veľa e-mailov.

Kliknutím na tlačidlo OK vytvorte upozornenie, ako je znázornené.

Vytvorenie nového upozornenia pre aplikáciu SharePoint Documents.

Na vytváranie upozornení potrebujete povolenie na vytváranie upozornení. Toto povolenie sa zvyčajne udeľuje s prednastavenou konfiguráciou skupiny Site Members SharePoint.

Vždy, keď používatelia povedia, že potrebujú pracovný postup na prijímanie upozornení na zmeny vykonané v projektových súboroch, vyskúšajte najskôr upozornenie. Boli by ste prekvapení, ako často upozornenia poskytujú potrebné možnosti.

Ak má vaša aplikácia osobné alebo verejné zobrazenie, ktoré obsahuje filter, môžete sa prihlásiť na odber zmien len v tomto zobrazení. Povedzme napríklad, že chcete byť upozornení prostredníctvom textovej správy, keď má položka v aplikácii Sledovanie problémov nastavenú prioritu na Vysoká. Vytvorili by ste zobrazenie, ktoré filtruje v aplikácii problémy s vysokou prioritou. Vyberte filtrované zobrazenie v časti Odoslať upozornenia na tieto zmeny pri vytváraní upozornenia a budete dostávať upozornenia, keď položky spĺňajú kritériá filtra.

Ako spravovať upozornenia pre lokality SharePoint

Vždy sa môžete vrátiť a upraviť upozornenia. Keď kliknete na elipsu (zobrazenú skôr na obrázku 10-5), môžete si vybrať Spravovať upozornenia a upraviť všetky upozornenia, ktoré ste už vytvorili. Toto tlačidlo vás presmeruje na jednu stránku namiesto navigácie do každej aplikácie, kde ste nastavili upozornenie. Nasledujúci obrázok zobrazuje stránku Moje upozornenia.

Správa upozornení pre celú lokalitu SharePoint.

Ak chcete spravovať všetky upozornenia, ktoré máte na danej lokalite, a upraviť ich alebo odstrániť, postupujte takto:

Prejdite do aplikácie, v ktorej máte aktuálne predplatné upozornenia.

V rozbaľovacej ponuke s tromi bodkami vyberte položku Spravovať moje upozornenia.
Zobrazí sa stránka Moje upozornenia na tejto lokalite.

Vyberte odkaz na správny názov upozornenia.
Zobrazí sa stránka Upraviť upozornenie na tejto stránke so všetkými možnosťami, ktoré ste videli pri prvom vytvorení upozornenia. Zmeňte nastavenia podľa potreby.
Nenastavili ste upozornenie na začiatok? Stále môžete čítať nastavenia a meniť voľby (pozri predchádzajúce kroky). Ak bolo upozornenie vytvorené pre viacerých používateľov súčasne, vaše zmeny neovplyvnia nastavenia upozornenia pre ostatných.

Kliknutím na tlačidlo OK upravíte upozornenie podľa svojich nových nastavení alebo kliknutím na tlačidlo Odstrániť upozornenie odstránite.
Odstránením upozornenia, ktoré bolo vytvorené pre vás, sa neodstráni upozornenie od ostatných používateľov, ktorí sú v skupine, pre ktorú bolo upozornenie vytvorené.

Ak ste správcom lokality, môžete spravovať upozornenia všetkých na lokalite kliknutím na odkaz Upozornenia používateľa v sekcii Správa lokality na stránke Nastavenia lokality.

Keď nastane udalosť, ktorá sa zhoduje s vaším upozornením – napríklad čas alebo miesto zmeny udalosti v kalendári – dostanete e-mail do doručenej pošty. E-mailové upozornenie, ktoré dostanete, je založené na šablóne. Tieto šablóny môže upraviť váš správca, takže môžu poskytnúť viac podrobností.