Kľúčové otázky, ktoré by ste si mali položiť pred distribúciou svojho ovládacieho panela Excel

Pred odoslaním hotového ovládacieho panela programu Excel sa oplatí urobiť krok späť a položiť niekoľko kľúčových otázok. Pred distribúciou informačného panela použite tieto otázky ako kontrolný zoznam.

Zobrazuje váš prístrojový panel správne informácie?

Pozrite sa na informácie, ktoré prezentujete, a zistite, či spĺňajú účel palubnej dosky identifikovaný počas zhromažďovania požiadaviek. Nebojte sa znovu si vyjasniť účel palubnej dosky so svojimi hlavnými používateľmi. Chcete sa vyhnúť stavaniu prístrojovej dosky vo vákuu. Umožnite niekoľkým testovacím používateľom vidieť iterácie počas vývoja. Komunikácia tak zostane otvorená a nezajdete príliš zlým smerom.

Má všetko na vašom prístrojovom paneli svoj účel?

Úprimne sa pozrite, koľko informácií na vašom prístrojovom paneli nepodporuje jeho hlavný účel. Ak chcete, aby bol váš informačný panel čo najhodnotnejší, nechcete ho riediť dobre známymi údajmi, ktoré sú zaujímavé, no nie sú použiteľné.

Ak údaje nepodporujú hlavný účel palubnej dosky, vynechajte ich. Nič nehovorí, že musíte vyplniť každý kúsok bieleho miesta na stránke.

Zobrazuje váš prístrojový panel výrazne hlavné posolstvo?

Každý prístrojový panel má jednu alebo viac kľúčových správ. Chcete zabezpečiť, aby sa tieto správy zobrazovali na poprednom mieste. Ak chcete otestovať, či sú kľúčové správy na prístrojovej doske výrazné, ustúpte a prižmúrte oči, zatiaľ čo sa pozeráte na prístrojovú dosku. Pozrite sa inam a potom sa niekoľkokrát pozrite na palubnú dosku. Čo vás napadne ako prvé? Ak to nie sú kľúčové komponenty, ktoré chcete zobraziť, budete musieť niečo zmeniť.

Tu je niekoľko akcií, ktoré môžete vykonať, aby ste zaistili, že vaše kľúčové komponenty budú na poprednom mieste.

• Umiestnite kľúčové komponenty svojho informačného panela do ľavého horného rohu alebo do stredu ľavej strany stránky. Štúdie ukazujú, že tieto oblasti priťahujú najväčšiu pozornosť na dlhšie obdobie.

• Zrušte zvýraznenie okrajov, pozadia a iných prvkov, ktoré definujú oblasti palubnej dosky. Skúste použiť prirodzené biele miesto medzi komponentmi na rozdelenie palubnej dosky. Ak sú potrebné okraje, naformátujte ich na svetlejšie odtiene ako vaše dáta.

• Formátujte štítky a iný text na svetlejšie odtiene ako vaše dáta. Svetlo sfarbené štítky poskytujú vašim používateľom informácie, ktoré potrebujú, bez toho, aby ich odvádzali od zobrazených informácií.

Môžete udržiavať tento informačný panel?

Je veľký rozdiel medzi aktualizáciou dashboardu a prestavbou dashboardu. Predtým, ako nadšene odošlete roztomilo vyzerajúcu palubnú dosku, ktorú ste práve postavili, nájdite si chvíľu na zamyslenie nad údržbou takejto palubnej dosky. Chcete sa zamyslieť nad frekvenciou aktualizácií a akými procesmi musíte prejsť pri každej aktualizácii údajov. Ak ide o jednorazovú udalosť nahlasovania, nastavte toto očakávanie so svojimi používateľmi. Ak viete, že sa to stane opakujúcou sa správou, budete chcieť skutočne vyjednať čas vývoja, intervaly obnovy a fázovanie predtým, ako odsúhlasíte akýkoľvek harmonogram.

Zobrazuje váš prístrojový panel jasne svoj rozsah a životnosť?

Prístrojová doska by mala jasne špecifikovať jej rozsah a trvanlivosť. To znamená, že každý by mal mať možnosť pozrieť sa na váš prístrojový panel a poznať obdobie, ktorého sa to týka, a rozsah informácií na prístrojovej doske. Ide o niekoľko jednoduchých vecí, ktoré môžete urobiť, aby ste efektívne označili svoje tabule a zostavy.

• Na informačnom paneli vždy uveďte časovú pečiatku. To minimalizuje zmätok pri distribúcii toho istého dashboardu alebo zostavy v mesačných alebo týždenných splátkach.

• Vždy zahrňte text označujúci, kedy boli údaje pre opatrenia získané. V mnohých prípadoch je načasovanie údajov kritickou informáciou pri analýze opatrenia.

• Použite popisné názvy pre každý komponent na vašom informačnom paneli. Určite sa vyhnite tajomným titulom s množstvom akronymov a symbolov.

Je váš prístrojový panel dobre zdokumentovaný?

Je dôležité zdokumentovať svoj informačný panel a dátový model za ním. Každý, kto niekedy zdedil pracovný hárok programu Excel, vie, aké ťažké môže byť preložiť rôzne analytické kolísania, ktoré sú súčasťou zostavy. Ak budete mať šťastie, dátový model bude dostatočne malý na to, aby sa dal dokopy približne za týždeň. Ak nemáte také šťastie, budete musieť zahodiť celý model a začať od nuly.

Dokumentácia ani nemusí byť hifalutínsky nóbl veci. Niekoľko jednoduchých vecí vám môže pomôcť pri zdokumentovaní palubnej dosky.

• Pridajte kartu Model Map do svojho dátového modelu. Karta Mapa modelu je samostatný hárok, ktorý môžete použiť na zhrnutie kľúčových rozsahov v dátovom modeli a na vysvetlenie, ako každý rozsah interaguje s komponentmi prehľadov vo finálnej prezentačnej vrstve.

• Voľne používajte komentáre a štítky. Je úžasné, ako vám niekoľko vysvetľujúcich komentárov a označení môže pomôcť objasniť váš model aj potom, čo ste sa od svojho dátového modelu dlho vzďaľovali.

• Pomocou farieb identifikujte rozsahy vo svojom dátovom modeli. Použitie farieb vo vašom dátovom modeli vám umožňuje rýchlo sa pozrieť na rozsah buniek a získať základnú predstavu o tom, čo daný rozsah robí. Každá farba môže predstavovať typ rozsahu. Napríklad žltá môže predstavovať pracovné tabuľky, sivá môže predstavovať vzorce a fialová môže predstavovať referenčné tabuľky.

Je váš prístrojový panel užívateľsky prívetivý?

Pred distribúciou informačného panela sa chcete uistiť, že je užívateľsky prívetivý. Nie je ťažké uhádnuť, čo znamená užívateľsky prívetivý:

• Intuitívne: Váš prístrojový panel by mal byť intuitívny pre niekoho, kto ho nikdy nevidel. Vyskúšajte si to na niekom a opýtajte sa toho, či to má zmysel. Ak musíte začať vysvetľovať, čo hovorí palubná doska, niečo nie je v poriadku. Potrebuje informačný panel viac štítkov, menej komplikované grafy, lepšie rozloženie, viac údajov, menej údajov? Je dobré získať spätnú väzbu od viacerých používateľov.

• Jednoduchá navigácia: Ak je váš informačný panel dynamický a umožňuje interaktivitu s makrami alebo kontingenčnými tabuľkami, uistite sa, že navigácia funguje dobre. Musí používateľ kliknúť na niekoľko miest, aby sa dostal k svojim údajom? Je počet podrobností primeraný? Trvá príliš dlho prechod z jedného zobrazenia na druhé? Opäť otestujte svoj informačný panel na niekoľkých používateľoch. A nezabudnite otestovať všetky funkcie interaktívneho ovládacieho panela na niekoľkých iných počítačoch, ako je váš.

• Tlačí správne: Nič nie je otravnejšie, ako vytlačiť informačný panel, keď zistíte, že osoba, ktorá panel vytvorila, si nevenovala čas, aby zabezpečila, že sa vytlačí správne. Nezabudnite nastaviť možnosti tlače v súboroch programu Excel, aby sa informačné panely tlačili správne.

Je váš prístrojový panel presný?

Nič nezabije dashboard alebo zostavu rýchlejšie ako dojem, že údaje v nej sú nepresné. Nie je v mojich silách povedať vám, ako určiť, či sú vaše údaje presné. Môžete však zdôrazniť tri faktory, ktoré vytvárajú dojem, že prístrojová doska je presná:

• Súlad s dôveryhodnými zdrojmi: Je zrejmé, že ak sa vaše údaje nezhodujú s inými zdrojmi prehľadov, budete mať problém s dôveryhodnosťou údajov – najmä ak sa tieto iné zdroje považujú za smerodajné zdroje. Buďte si vedomí zdrojov údajov, ktoré sa vo vašej organizácii považujú za evanjelium. Ak váš informačný panel obsahuje údaje spojené s dôveryhodným zdrojom, porovnajte svoje údaje s týmto zdrojom, aby ste zaistili konzistentnosť.

• Vnútorná konzistencia: Nikdy nie je zábavné vysvetľovať, prečo sa jedna časť vašej palubnej dosky neláme s ostatnými časťami tej istej palubnej dosky. Chcete zabezpečiť určitú úroveň vnútornej konzistencie v rámci svojho informačného panela. Uistite sa, že porovnateľné komponenty v rôznych oblastiach vašej palubnej dosky sú navzájom konzistentné. Ak existuje dôvod na nesúlad, jasne tieto dôvody poznačte. Je úžasné, ako dobre jednoduchý zápis objasňuje otázky týkajúce sa údajov.

• Osobná skúsenosť: Už ste niekedy videli niekoho, kto sa pozerá na správu a hovorí: „To nevyzerá dobre?“ Na vyhodnotenie správnosti údajov používajú to, čo niektorí ľudia nazývajú „pocit v črevách“. Nikto sa nepozerá na čísla vo vzduchoprázdne. Keď sa pozriete na akúkoľvek analýzu, prinesiete si so sebou roky osobných vedomostí, interakcií a skúseností. Tieto skúsenosti podvedome využívate pri vyhodnocovaní informácií. Pri určovaní presnosti vášho dashboardu berte do úvahy organizačné „neoficiálne znalosti“. Ak je to možné, ukážte svoj informačný panel niekoľkým odborníkom na obsah vo vašej spoločnosti.