Finančné modelovanie v Exceli: Čo robiť, ak je veľkosť súboru mimo kontroly

Keď začnete vo svojom finančnom modeli získavať značné množstvo údajov, je celkom ľahké skončiť s obrovským súborom Excel, ktorého výpočet trvá dlho, čo sťažuje kontrolu alebo zdieľanie s ostatnými.

Ak je veľká veľkosť súboru spôsobená veľkým počtom riadkov (povedzme viac ako 100 000), zvážte použitie doplnku Power Pivot na uloženie údajov.

Ak zistíte, že sa váš model vymyká kontrole (a používate štandardný Excel, bez pomoci Power Pivot alebo iných doplnkov), tu je niekoľko osvedčených tipov, ktoré vám pomôžu zachovať túto veľkosť súboru dole:

• Odstráňte nepotrebné formátovanie. Farby a formátovanie by sa mali vzťahovať iba na potrebný rozsah, nie na celý riadok alebo stĺpec. Vyhnite sa manuálnemu formátovaniu a namiesto toho použite štýly.

  Keď vymazávate bunky, ktoré už nepoužívate, pravdepodobne to urobíte tak, že vyberiete bunku a stlačíte kláves Delete. Táto akcia vymaže obsah a vzorce, ale nevymaže formátovanie. Ak máte podozrenie, že ide o problém, môžete stlačením klávesov Ctrl+A vybrať všetky bunky; potom na karte Domov na páse s nástrojmi v časti Úpravy kliknite na rozbaľovaciu ponuku Vymazať a vyberte možnosť Vymazať formáty.

• Uistite sa, že vzorce odkazujú iba na rozsah, ktorý potrebujú (nevyberajú celý riadok alebo stĺpec). Ak vaše vzorce odkazujú na viac buniek, ako potrebujú, bude to vyžadovať viac pamäte. Napríklad použite vzorec =SUM(A1:A1000), aby ste umožnili ďalšie riadky namiesto =SUM(A:A). Prípadne môžete naformátovať údaje ako tabuľku a namiesto toho sa odvolávať na automaticky sa rozširujúce rozsahy tabuliek vo vzorci.
• Odstráňte (alebo aspoň skontrolujte ich veľkosť) všetky logá alebo obrázky, ktoré používate. Jediný súbor JPG vložený do modelu môže jednoducho pridať 10 MB k veľkosti súboru Excel.
• Vyhnite sa kontingenčným tabuľkám. Kontingenčné tabuľky skutočne prežúvajú pamäť. Ak máte viacero kontingenčných tabuliek, uistite sa, že používajú rovnaký zdroj údajov a nevytvárajú úplne nový.
• Odstráňte externé odkazy na iné súbory. Ak chcete skontrolovať, či sa vo vašom modeli nachádzajú nejaké externé prepojenia, prejdite na kartu Údaje na páse s nástrojmi a kliknite na položku Upraviť prepojenia v časti Pripojenia. Ak je tlačidlo Upraviť odkazy sivé, znamená to, že neexistujú žiadne externé odkazy. Ak existujú, kliknite na tlačidlo a keď sa zobrazí dialógové okno Upraviť prepojenie, kliknite na položku Prerušiť prepojenia, aby ste prilepili údaje zo všetkých externých prepojení ako hodnoty a externé prepojenia sa odstránia. Ak bezpodmienečne musíte použiť externé odkazy, majte súčasne otvorený aj zdrojový súbor; to všetko urýchli.
• Skontrolujte nadbytočnosť vo vstupoch a výpočtoch. Niekedy sa model vyvíja a môžu existovať časti, ktoré sa už nepoužívajú, alebo časti, kde sa zmenili informácie.
• Vyhnite sa nestálym funkciám. Niektoré z najbežnejšie používaných prchavých funkcií sú OFFSET, INDIRECT, RAND, NOW, TODAY, ROW a COLUMN. Nadmerné používanie týchto konkrétnych funkcií vo vašom modeli môže skutočne spomaliť vaše výpočty. Ak ich musíte použiť, snažte sa obmedziť ich vzhľad v modeli. Napríklad =TODAY() je veľmi užitočné na zadanie dnešného dátumu, ale namiesto toho, aby ste ho použili viackrát vo vzorci, použite ho v jednej bunke a neustále sa odvolávajte na túto jednu bunku pre dnešný dátum.
• Uistite sa, že nepoužívate typ súboru XLS. XLSX je oveľa kompaktnejší typ súboru a pri jeho použití uvidíte obrovský rozdiel v rýchlosti a veľkosti súboru. XLSB je typ súboru binárneho zošita programu Excel, ktorý je ešte kompaktnejší ako XLSX.

Ak ste vyskúšali všetky tieto tipy a stále máte problémy, zvážte prepnutie výpočtu na manuálny (môžete to urobiť tak, že kliknete na kartu Vzorce na páse s nástrojmi, prejdete do časti Výpočet a vyberiete možnosť manuálneho výpočtu). Potom stlačte F9 len vtedy, keď potrebujete prepočítať. Budete vedieť, či je potrebné niečo vypočítať, pretože v stavovom riadku uvidíte položku Vypočítať .

Nakoniec, ako posledná možnosť, malým trikom je ponechať jednu bunku v hornej časti stĺpca so živým odkazom a vložiť všetky ostatné bunky ako hodnoty. Skopírujte bunku nadol a prepočítajte, kedy potrebujete obnoviť. Toto určite nie je preferovaná možnosť, pretože je to časovo náročné a náchylné na chyby, ale preto je to posledná možnosť.