Ako navrhnúť zošit Excel 2016

Nie všetky hárky Excelu 2016 pochádzajú zo šablón. Mnohokrát potrebujete vytvoriť pomerne jedinečné tabuľky, ktoré nie sú určené na to, aby fungovali ako štandardné modely, z ktorých sa generujú určité typy zošitov. V skutočnosti väčšina tabuliek, ktoré vytvoríte v Exceli, môže byť tohto druhu, najmä ak sa vaša firma nespolieha na používanie vysoko štandardizovaných finančných výkazov a formulárov.

Plánovanie pracovného zošita

Pri vytváraní nového zošita od začiatku musíte začať tým, že zvážite rozloženie a dizajn údajov. Pri tomto mentálnom plánovaní si možno budete chcieť položiť niektoré z nasledujúcich otázok:

• Vyžaduje si rozloženie tabuľky použitie tabuliek s údajmi (s nadpismi stĺpcov aj riadkov) alebo zoznamov (len s nadpismi stĺpcov)?

• Musia byť tieto dátové tabuľky a zoznamy usporiadané na jednom pracovnom hárku alebo môžu byť umiestnené v rovnakej relatívnej polohe na viacerých pracovných hárkoch zošita (ako strany knihy)?

• Používajú tabuľky s údajmi v tabuľke rovnaký typ vzorcov?

• Získavajú niektoré stĺpce v zoznamoch údajov v tabuľkovom hárku vstup z výpočtu vzorca alebo získavajú vstup z iných zoznamov (nazývaných vyhľadávacie tabuľky ) v zošite?

• Budú niektoré z údajov v tabuľke graficky znázornené a zobrazia sa tieto grafy v rovnakom pracovnom hárku (nazývané vložené grafy ), alebo sa zobrazia na samostatných hárkoch v zošite (nazývané hárky s grafmi )?

• Pochádzajú niektoré z údajov v tabuľke z pracovných hárkov v samostatných súboroch zošitov?

• Ako často budú údaje v tabuľke aktualizované alebo pridané?

• Koľko údajov bude v konečnom dôsledku tabuľka obsahovať?

• Budú údaje v tabuľke zdieľané primárne v tlačenej alebo online forme?

Všetky tieto otázky sú pokusom, aby ste zvážili základný účel a funkciu novej tabuľky predtým, ako ju začnete zostavovať, aby ste mohli prísť s dizajnom, ktorý je ekonomický a zároveň plne funkčný.

ekonomika

Hospodárnosť je dôležitým faktorom, pretože keď otvoríte zošit, všetky jeho údaje sa načítajú do dynamickej pamäte počítača (známej jednoducho ako pamäť ). To nemusí predstavovať žiadne problémy, ak zariadenie, na ktorom používate Excel 2016, je jedným z najnovšej generácie počítačov s väčšou pamäťou, než si dokážete predstaviť, že by ste naraz použili, ale môže to predstavovať dosť veľký problém, ak používate Excel. na malom Windows tablete s minimom pamäte alebo smartfóne s obmedzenou pamäťou alebo zdieľajte súbor zošita s niekým, kto nie je tak dobre vybavený. V závislosti od toho, koľko údajov vložíte do zošita, môžete dokonca vidieť, ako sa Excel plazí a prechádza, čím viac s ním pracujete.

Aby ste predišli tomuto problému, uistite sa, že tabuľky s údajmi a zoznamy v zošite nevyplníte extra prázdnymi „medzerovými“ bunkami. Na tom istom pracovnom hárku majte tabuľky čo najbližšie k sebe (s maximálne jedným prázdnym stĺpcom alebo riadkom ako oddeľovačom, ktorý môžete upraviť tak, aby bol široký alebo vysoký, ako chcete), alebo – ak to dizajn umožňuje – ponechajte ich. v rovnakej oblasti po sebe nasledujúcich pracovných listov.

Funkčnosť

Spolu s hospodárnosťou musíte venovať pozornosť funkčnosti tabuľky. To znamená, že pri výbere umiestnenia tabuliek s údajmi, zoznamov a grafov musíte počítať s budúcim rastom. Toto je obzvlášť dôležité v prípade zoznamov údajov, pretože majú tendenciu sa predlžovať a predlžovať, keď pokračujete v pridávaní údajov, čo si vyžaduje stále viac riadkov s rovnakými niekoľkými stĺpcami v pracovnom hárku. To znamená, že by ste mali zvyčajne považovať všetky riadky stĺpcov použitých v zozname údajov za „mimo limity“. V skutočnosti vždy umiestnite grafy a iné podporné tabuľky napravo od zoznamu, a nie niekde pod posledný použitý riadok. Týmto spôsobom môžete pokračovať v pridávaní údajov do svojho zoznamu bez toho, aby ste museli zastaviť a najskôr presunúť nejaký nesúvisiaci prvok z cesty.

Tento priestorový problém nie je rovnaký pri umiestňovaní údajovej tabuľky, ktorá bude sčítavať hodnoty v riadkoch aj naprieč tabuľkou stĺpcov – napríklad tabuľka predaja, ktorá sumarizuje váš mesačný predaj podľa položiek pomocou vzorcov, ktoré počítajú mesačné súčty v poslednom riadku. tabuľky a vzorcov, ktoré počítajú súčty položiek v poslednom stĺpci. V tejto tabuľke sa nemusíte obávať, že budete musieť presúvať ďalšie prvky, ako sú vložené grafy alebo iné podporné alebo nesúvisiace tabuľky s údajmi, pretože využívate schopnosť Excelu rozširovať riadky a stĺpce tabuľky zvnútra.

Keď sa stôl rozťahuje alebo zmršťuje, okolité prvky sa pohybujú vo vzťahu k rozťahovaniu a zmršťovaniu stola as ním. Tento druh úprav tabuľky vykonávate, pretože vkladanie nových riadkov a stĺpcov tabuľky pred vzorce zaisťuje, že môžu byť zahrnuté do súčtových výpočtov. Týmto spôsobom riadok a stĺpec vzorcov v tabuľke údajov funguje ako hranica, ktorá sa vznáša pri expanzii alebo kontrakcii svojich údajov, ale ktorá drží všetky ostatné prvky na uzde.

Dokončenie návrhu pracovného zošita

Potom, čo ste si viac-menej naplánovali, kam všetko patrí vo vašej novej tabuľke, ste pripravení začať vytvárať nové tabuľky a zoznamy. Tu je niekoľko všeobecných rád, ako nastaviť novú tabuľku údajov, ktorá obsahuje jednoduché výpočty súčtu:

• Do prvej bunky, ktorá tvorí ľavý a horný okraj tabuľky, zadajte názov tabuľky s údajmi.

• Zadajte riadok s nadpismi stĺpcov do riadka pod touto bunkou, začínajúc v rovnakom stĺpci ako bunka s názvom tabuľky.

• Zadajte nadpisy riadkov v prvom stĺpci tabuľky, začnite v prvom riadku, ktorý bude obsahovať údaje. (Ak tak urobíte, zostane prázdna bunka, kde stĺpec s nadpismi riadkov pretína riadok s nadpismi stĺpcov.)

• Zostavte prvý vzorec, ktorý spočítava stĺpce (zatiaľ prázdne) položky buniek v poslednom riadku tabuľky, a potom skopírujte tento vzorec do všetkých ostatných stĺpcov tabuľky.

• Zostavte prvý vzorec, ktorý spočítava riadky (zatiaľ prázdnych) položiek buniek v poslednom stĺpci tabuľky, a potom skopírujte tento vzorec do zvyšných riadkov tabuľky.

• Naformátujte bunky tak, aby obsahovali hodnoty tabuľky a potom ich zadajte do ich buniek, alebo zadajte hodnoty, ktoré sa majú vypočítať, a potom naformátujte ich bunky. (Toto je naozaj vaša voľba.)

Pri nastavovaní nového zoznamu údajov v novom hárku zadajte názov zoznamu do prvej bunky tabuľky a potom zadajte riadok s nadpismi stĺpcov do riadku nižšie. Potom zadajte prvý riadok údajov pod nadpisy príslušných stĺpcov.

Otváranie nových prázdnych zošitov

Aj keď môžete pri prvom spustení programu otvoriť nový zošit z obrazovky programu Excel v zobrazení Backstage, ktorý môžete použiť pri vytváraní nového hárka od začiatku, môžete sa stretnúť s prípadmi, keď budete potrebovať otvoriť svoj vlastný prázdny zošit z pracovného hárka. samotná oblasť. Ak napríklad spustíte Excel otvorením existujúceho zošita, ktorý je potrebné upraviť, a potom prejdete na vytvorenie nového hárka, budete musieť otvoriť prázdny zošit (čo môžete urobiť pred alebo po zatvorení zošita, s ktorým ste Excel spustili ).

Najjednoduchší spôsob, ako otvoriť prázdny zošit, je stlačiť Ctrl+N. Excel odpovie otvorením nového zošita, ktorý dostane všeobecný názov Kniha s ďalším nepoužitým číslom (Zošit2, ak ste Excel otvorili s prázdnym Zošitom1). To isté môžete urobiť aj v zobrazení Backstage výberom položky Súbor → Nový a kliknutím na miniatúru Prázdny zošit.

Hneď ako otvoríte prázdny zošit, Excel aktivuje okno dokumentu. Ak sa chcete potom vrátiť k inému zošitu, ktorý máte otvorený (čo by ste urobili, ak by ste chceli skopírovať a prilepiť niektoré z jeho údajov do jedného z prázdnych hárkov), kliknite na jeho tlačidlo na paneli úloh systému Windows alebo stláčajte kombináciu klávesov Alt+Tab, kým sa nezobrazí ikona súboru sa vyberie v dialógovom okne, ktoré sa zobrazí v strede obrazovky.

Ak niekedy omylom otvoríte prázdny zošit, môžete ho hneď zavrieť stlačením Ctrl+W, výberom Súbor → Zavrieť alebo stlačením Alt+FC. Excel potom zatvorí okno dokumentu a automaticky vás vráti do okna zošita, ktoré bolo pôvodne otvorené v čase, keď ste omylom otvorili prázdny zošit.