Keď začnete používať Project 2016, bežné výroky (alebo aforizmy, axiómy a predpisy) tu vám môžu pomôcť pripomenúť si základné princípy projektového manažmentu. Prilepte si ich na stenu v kancelárii, aby ste si ich mohli prezerať počas celého pracovného dňa.
Plánovanie vĺn je vynikajúci spôsob, ako zjednodušiť riadenie projektu. Neplánujte do budúcnosti ďalej, ako môžete rozumne vidieť – a neplánujte podrobnejšie, než dáva zmysel. Keď je projekt prvýkrát prejednaný, máte len dátumy míľnikov. Keď začnete chápať viac o projekte, môžete definovať životný cyklus projektu a kľúčové výstupy, ktoré sa majú vytvoriť v každej z jeho fáz.
Zostavte projekt vo fázach. Začnite s počiatočnými fázami a vyplňte podrobné úlohy, sekvencie, zdroje a trvanie. Ponechajte neskoršie fázy na vysokej úrovni detailov; tak budete mať menej práce na prerobení neskorších úloh, ktoré sa na začiatku projektu jednoducho nedajú predvídať. Budete mať tiež menšiu potrebu manipulovať so základnou líniou týchto neskorších úloh: Ak sú úlohy príliš ďaleko v budúcnosti, ich časové požiadavky nebudú zodpovedať zdrojom, ktoré ste pre ne pôvodne vyčlenili.
Keď je hra na začiatku, vyhnite sa detailom úloh, ktoré sú ďaleko v budúcnosti. Project vám môže pomôcť s plánovaním vĺn, keď používate tieto funkcie programu:
Skôr ako začnete vytvárať projekt, urobte si domácu úlohu. Ak nemáte všetky informácie, ktoré potrebujete, keď si sadnete k počítaču, aby ste mohli pracovať s Projectom, budete sa neustále zastavovať, plánovať a utekať hľadať informácie – nie je to efektívny spôsob práce.
Predtým, ako si sadnete k zostaveniu harmonogramu projektu, zamyslite sa nad nasledujúcimi informáciami o projekte:
Keď sa zamyslíte nad problémami v tomto zozname, môžete si sadnúť a začať zadávať informácie do projektu projektu. (Počujete tu ozvenu?)
Viete, že je tam vonku – Murphy a jeho prekliaty zákon, ktorý stanovuje, že všetko, čo sa môže pokaziť, sa pokazí. Väčšina projektov, najmä zdĺhavejších a komplexnejších projektov, nie je dokončená včas alebo podľa rozpočtu. Vašou úlohou ako projektového manažéra je plánovať čo najpresnejšie a potom robiť obozretné úpravy vždy, keď niekto hodí kľúč do práce – a Project vám na to poskytuje množstvo nástrojov. Okrem všetkých automatických funkcií Projectu však môžete predvídať zmeny jednoduchým plánovaním.
Kritická cesta určuje trvanie projektu. Každý múdry projektový manažér zabudováva do svojich projektov čas a finančné prostriedky na nepredvídané udalosti. Keď sa projekt skončí o týždeň neskôr a prekročí rozpočet 5 000 USD, iba projektový manažér vie, že to bolo o štyri týždne neskôr a o 25 000 USD drahšie, ako sa pôvodne plánovalo, bez rezervy na nepredvídané udalosti.
Pridajte rezervu na nepredvídané udalosti pred hlavnými dodávkami alebo koncom fázy, aby ste zohľadnili neočakávané udalosti. Môžete dokonca pridať pohotovostnú úlohu a získať ju pomocou Murphyho.
Použite typ nákladového zdroja (namiesto pracovného alebo materiálového zdroja) na pridanie stanoveného množstva rezervy na nepredvídané udalosti k úlohe alebo fáze.
Hoci softvér na správu projektu môže zjednodušiť mnohé aspekty vášho pracovného života, väčšina ľudí, ktorí používajú Project prvýkrát, je zahltená množstvom času, ktorý strávia zadávaním a aktualizáciou údajov. Tieto úlohy môžu byť určite ťažkopádne, ale odmena za zvládnutie automatických aktualizácií a možností vykazovania v Projecte viac než vynahradí všetku prácu, ktorú musia vopred znášať.
Kedykoľvek je to možné, importujte úlohy z Outlooku alebo Excelu do Projectu, aby ste urýchlili zadávanie údajov vo fáze plánovania.
Sledujte tak často, ako môžete — aspoň raz týždenne. Ak nemáte tendenciu sledovať pokrok na projekte, môžete skončiť za povestnou osmičkou. Táto stratégia vám nielen ušetrí zadávanie množstva sledovacích údajov, ale tiež vám – a vášmu tímu – umožní kedykoľvek vidieť stav projektu. Týmto spôsobom môžete rýchlo rozpoznať blížiacu sa katastrofu a vykonať preventívne úpravy.
Vyhnite sa nutkaniu pokúsiť sa urobiť všetko na projekte sami. Aj keď sa môže zdať, že vytváranie a udržiavanie súboru Project vo vlastnej réžii vám dáva väčšiu kontrolu nad výsledkom, lietanie sólo vo väčšom projekte je takmer nemožné (a možno práca na plný úväzok). Samozrejme, nemôžete dovoliť desiatkam ľudí, aby robili zmeny v pláne, pretože by ste riskovali, že stratíte prehľad o tom, kto čo a kedy urobil. Dodržiavanie týchto niekoľkých jednoduchých postupov však môže zmeniť niekoľko prstov v koláči projektu zo škodlivých na užitočné:
Pokrok môžete sledovať na vysokej úrovni, napríklad 25 percent, 50 percent, 75 percent a 100 percent dokončenia.
Väčšina ľudí už počula varovanie projektového manažmentu „Zakryte svoje predpoklady“ a Project vám to pomôže jednoducho urobiť. Na zdokumentovanie podrobností o projekte použite tieto funkcie:
Uložte viacero verzií projektu, najmä ak zmeníte základný plán v neskorších verziách. Týmto spôsobom budete mať záznam o každom kroku v plánovaní projektu, na ktorý sa môžete odvolať, keď sa na ceste objavia otázky.
Na udržanie otvorených komunikačných kanálov postupujte podľa týchto metód:
Keď začínate s projektom, mali by ste mať predstavu o tom, čo predstavuje úspech, a mali by ste vedieť, ako tento úspech merať. Počuli ste toto: „Doručenie môžete mať načas, v rámci rozpočtu alebo správne. Vyberte si dve." Úspech môže zahŕňať dosiahnutie mnohých cieľov, ako napr
Ak chcete zistiť, ako budete merať úspech, položte si tieto otázky:
Umiestnite v projekte míľniky, ktoré odrážajú dosiahnutie každého typu úspechu. Keď sa dostanete k jednému, môžete potľapkať svoj tím po pleci. Vedieť, ako vyzerá úspech, vám pomôže motivovať váš tím, aby sa tam dostal.
Dejú sa veci. Nikdy nebol projekt, ktorý by nevyžadoval ubytovanie pre prekvapenia na ceste. Známkou dobrej projektovej manažérky je, že na tieto zmeny upozorňuje a robí úpravy, aby sa s nimi rýchlo vysporiadala.
Urobiť úpravy na prispôsobenie sa zlým správam nie je jednoduché; v skutočnosti môže byť skutočne ťažké doručiť zlé správy. Avšak vyhýbať sa problémom v projekte a dúfať, že jednoducho zmizne, má nepríjemný zvyk naskočiť do ešte horšieho problému. Nasledujúce nástroje vám pomôžu udržať si prehľad o zmenách a vykonávať úpravy:
Jedným z veľkých darov, ktoré Project ponúka, je možnosť pozrieť sa späť po dokončení projektu, aby ste sa mohli poučiť zo svojich chýb. Môžete si prezrieť pôvodný plán a každú ďalšiu verziu, aby ste videli, ako dobre ste odhadli čas a peniaze, a potom zistiť, ako to urobiť lepšie.
Pomocou záznamov o projekte môžete zistiť trendy, aby ste napríklad zistili, kde vám vždy chýba načasovanie alebo prečo si vždy nechávate príliš málo času na prieskum trhu a príliš veľa času na otázky a odpovede. Možno si vždy zabudnete počítať s dočasnou výpomocou počas dopravných špičiek alebo máte príliš veľa zamestnancov na začiatku, keď potrebujete len pár ľudí.
Využite množstvo informácií v Plánoch projektov, aby ste sa vzdelávali o svojich silných a slabých stránkach ako projektový plánovač a manažér a aby ste si zlepšili svoje zručnosti s každým projektom, do ktorého sa pustíte.
Ako zablokovať Microsoft Word otváranie súborov v režime len na čítanie v systéme Windows Microsoft Word otvára súbory v režime len na čítanie, takže ich nie je možné upravovať? Nebojte sa, metódy sú uvedené nižšie
Ako opraviť chyby pri tlači nesprávnych dokumentov Microsoft Word Chyby pri tlači dokumentov Word so zmeneným typom písma, chaotickými odsekmi, chýbajúcim textom alebo strateným obsahom sú pomerne časté. Avšak, nie
Ak ste použili pero alebo zvýrazňovač na kreslenie na powerpointové snímky počas prezentácie, môžete si kresby uložiť pre ďalšiu prezentáciu alebo ich vymazať, aby ste pri ďalšom zobrazení začali s čistými powerpointovými snímkami. Ak chcete vymazať kresby perom a zvýrazňovačom, postupujte podľa týchto pokynov: Vymazanie riadkov jedna na […]
Knižnica štýlov obsahuje súbory CSS, súbory XSL (Extensible Stylesheet Language) a obrázky používané preddefinovanými vzorovými stránkami, rozloženiami strán a ovládacími prvkami v SharePointe 2010. Ak chcete nájsť súbory CSS v knižnici štýlov publikačnej lokality: Vyberte Akcie lokality→Zobraziť Všetok obsah stránky. Zobrazí sa obsah stránky. Knižnica štýlov sa nachádza v […]
Nezahlcujte svoje publikum obrovskými číslami. V programe Microsoft Excel môžete zlepšiť čitateľnosť svojich tabúľ a zostáv formátovaním čísel tak, aby sa zobrazovali v tisíckach alebo miliónoch.
Zistite, ako používať nástroje sociálnych sietí SharePoints, ktoré umožňujú jednotlivcom a skupinám komunikovať, spolupracovať, zdieľať a spájať sa.
Juliánske dátumy sa často používajú vo výrobných prostrediach ako časová pečiatka a rýchla referencia pre číslo šarže. Tento typ kódovania dátumu umožňuje maloobchodníkom, spotrebiteľom a servisným zástupcom identifikovať, kedy bol produkt vyrobený, a teda aj vek produktu. Juliánske dátumy sa používajú aj v programovaní, armáde a astronómii. Rôzne […]
V Accesse 2016 môžete vytvoriť webovú aplikáciu. Čo je to teda webová aplikácia? Web znamená, že je online a aplikácia je len skratka pre „aplikáciu“. Vlastná webová aplikácia je online databázová aplikácia, ku ktorej sa pristupuje z cloudu pomocou prehliadača. Vytvárate a udržiavate webovú aplikáciu vo verzii pre počítače […]
Väčšina stránok v SharePointe 2010 zobrazuje zoznam navigačných prepojení na paneli Rýchle spustenie pozdĺž ľavej strany stránky. Panel Rýchle spustenie zobrazuje prepojenia na odporúčaný obsah lokality, ako sú zoznamy, knižnice, lokality a publikačné stránky. Panel Rýchle spustenie obsahuje dva veľmi dôležité odkazy: Odkaz na celý obsah lokality: […]
Pre jednoduché problémy Riešiteľ v Exceli zvyčajne rýchlo nájde optimálne hodnoty premennej Riešiteľ pre cieľovú funkciu. V niektorých prípadoch má však Riešiteľ problém nájsť hodnoty premennej Riešiteľ, ktoré optimalizujú cieľovú funkciu. V týchto prípadoch Riešiteľ zvyčajne zobrazí hlásenie alebo chybové hlásenie, ktoré popisuje alebo diskutuje problém, ktorý […]
