10 zlatých pravidiel projektového manažmentu

Keď začnete používať Project 2016, bežné výroky (alebo aforizmy, axiómy a predpisy) tu vám môžu pomôcť pripomenúť si základné princípy projektového manažmentu. Prilepte si ich na stenu v kancelárii, aby ste si ich mohli prezerať počas celého pracovného dňa.

Toč sa s tým

Plánovanie vĺn je vynikajúci spôsob, ako zjednodušiť riadenie projektu. Neplánujte do budúcnosti ďalej, ako môžete rozumne vidieť – a neplánujte podrobnejšie, než dáva zmysel. Keď je projekt prvýkrát prejednaný, máte len dátumy míľnikov. Keď začnete chápať viac o projekte, môžete definovať životný cyklus projektu a kľúčové výstupy, ktoré sa majú vytvoriť v každej z jeho fáz.

Zostavte projekt vo fázach. Začnite s počiatočnými fázami a vyplňte podrobné úlohy, sekvencie, zdroje a trvanie. Ponechajte neskoršie fázy na vysokej úrovni detailov; tak budete mať menej práce na prerobení neskorších úloh, ktoré sa na začiatku projektu jednoducho nedajú predvídať. Budete mať tiež menšiu potrebu manipulovať so základnou líniou týchto neskorších úloh: Ak sú úlohy príliš ďaleko v budúcnosti, ich časové požiadavky nebudú zodpovedať zdrojom, ktoré ste pre ne pôvodne vyčlenili.

Keď je hra na začiatku, vyhnite sa detailom úloh, ktoré sú ďaleko v budúcnosti. Project vám môže pomôcť s plánovaním vĺn, keď používate tieto funkcie programu:

• Zobrazenie sieťového diagramu: Pomáha vám graficky vizualizovať fázy projektu
• Časová os: Zobrazuje míľniky, výstupy a fázy na vysokej úrovni
• Rozbalenie a zbalenie úloh: Umožňuje skryť alebo zobraziť fázy projektu

Dajte svoje kačice do radu

Skôr ako začnete vytvárať projekt, urobte si domácu úlohu. Ak nemáte všetky informácie, ktoré potrebujete, keď si sadnete k počítaču, aby ste mohli pracovať s Projectom, budete sa neustále zastavovať, plánovať a utekať hľadať informácie – nie je to efektívny spôsob práce.

Predtým, ako si sadnete k zostaveniu harmonogramu projektu, zamyslite sa nad nasledujúcimi informáciami o projekte:

• Kontrola reality základných očakávaní: Na základe vašich skúseností s riadením podobných projektov v priebehu času určite, či sú výstupy, rozpočet a predbežný harmonogram v súlade s rozumom. Rozhodnite sa, či chcete diskutovať o zmenách rozsahu a rozpočtu, aby ste sa vyhli projektu, ktorý je od začiatku nereálny.
• Informácie o zdroji : Ak je zdrojom človek, zaznamenajte si celé meno zdroja, kontaktné informácie, zručnosti, náklady, harmonogram, konflikty načasovania, meno manažéra a kontaktné informácie manažéra. Pre vybavenie alebo vybavenie zistite jeho dostupnosť a cenu.
• Štruktúra tímu: Zistite, či jeden člen tímu zaznamenáva pokrok všetkých ostatných alebo či všetky zdroje sledujú svoje vlastné. Rozhodnite sa, kto aktualizuje plán po vykonaní zmien, kto dostane kópie ktorých správ a kto má online prístup k hlavnému plánu.
• Očakávania manažmentu: Opýtajte sa, či manažment očakáva, že bude namiesto toho vidieť pravidelne plánované základné správy alebo iný typ správy. Opýtajte sa, ako a od koho získať schválenie rozpočtu v rôznych fázach plánovania projektu a opýtajte sa, či si nejaké medzipodnikové záujmy budú vyžadovať správy alebo schválenie z viacerých zdrojov.
• Zásady spoločnosti: V týchto dokumentoch môžu byť uvedené pravidlá týkajúce sa pracovného času a nadčasov, kalendáre sviatkov, poplatky za režijné náklady alebo prirážky k projektu a zdieľanie (alebo nie) zdieľanie informácií s klientmi a predajcami.

Keď sa zamyslíte nad problémami v tomto zozname, môžete si sadnúť a začať zadávať informácie do projektu projektu. (Počujete tu ozvenu?)

Očakávajte neočakávané

Viete, že je tam vonku – Murphy a jeho prekliaty zákon, ktorý stanovuje, že všetko, čo sa môže pokaziť, sa pokazí. Väčšina projektov, najmä zdĺhavejších a komplexnejších projektov, nie je dokončená včas alebo podľa rozpočtu. Vašou úlohou ako projektového manažéra je plánovať čo najpresnejšie a potom robiť obozretné úpravy vždy, keď niekto hodí kľúč do práce – a Project vám na to poskytuje množstvo nástrojov. Okrem všetkých automatických funkcií Projectu však môžete predvídať zmeny jednoduchým plánovaním.

Kritická cesta určuje trvanie projektu. Každý múdry projektový manažér zabudováva do svojich projektov čas a finančné prostriedky na nepredvídané udalosti. Keď sa projekt skončí o týždeň neskôr a prekročí rozpočet 5 000 USD, iba projektový manažér vie, že to bolo o štyri týždne neskôr a o 25 000 USD drahšie, ako sa pôvodne plánovalo, bez rezervy na nepredvídané udalosti.

Pridajte rezervu na nepredvídané udalosti pred hlavnými dodávkami alebo koncom fázy, aby ste zohľadnili neočakávané udalosti. Môžete dokonca pridať pohotovostnú úlohu a získať ju pomocou Murphyho.

Použite typ nákladového zdroja (namiesto pracovného alebo materiálového zdroja) na pridanie stanoveného množstva rezervy na nepredvídané udalosti k úlohe alebo fáze.

Neodkladajte na zajtra. . .

Hoci softvér na správu projektu môže zjednodušiť mnohé aspekty vášho pracovného života, väčšina ľudí, ktorí používajú Project prvýkrát, je zahltená množstvom času, ktorý strávia zadávaním a aktualizáciou údajov. Tieto úlohy môžu byť určite ťažkopádne, ale odmena za zvládnutie automatických aktualizácií a možností vykazovania v Projecte viac než vynahradí všetku prácu, ktorú musia vopred znášať.

Kedykoľvek je to možné, importujte úlohy z Outlooku alebo Excelu do Projectu, aby ste urýchlili zadávanie údajov vo fáze plánovania.

Sledujte tak často, ako môžete — aspoň raz týždenne. Ak nemáte tendenciu sledovať pokrok na projekte, môžete skončiť za povestnou osmičkou. Táto stratégia vám nielen ušetrí zadávanie množstva sledovacích údajov, ale tiež vám – a vášmu tímu – umožní kedykoľvek vidieť stav projektu. Týmto spôsobom môžete rýchlo rozpoznať blížiacu sa katastrofu a vykonať preventívne úpravy.

Delegát, delegát, delegát

Vyhnite sa nutkaniu pokúsiť sa urobiť všetko na projekte sami. Aj keď sa môže zdať, že vytváranie a udržiavanie súboru Project vo vlastnej réžii vám dáva väčšiu kontrolu nad výsledkom, lietanie sólo vo väčšom projekte je takmer nemožné (a možno práca na plný úväzok). Samozrejme, nemôžete dovoliť desiatkam ľudí, aby robili zmeny v pláne, pretože by ste riskovali, že stratíte prehľad o tom, kto čo a kedy urobil. Dodržiavanie týchto niekoľkých jednoduchých postupov však môže zmeniť niekoľko prstov v koláči projektu zo škodlivých na užitočné:

• Určte jednu osobu, ktorá bude spracovávať všetky údaje. Úlohou tejto osoby je zadať všetky údaje sledovania do hlavného súboru.
• Rozdeľte projekt na niekoľko podprojektov a priraďte ľudí, ktorým dôverujete, aby pôsobili ako manažéri týchto podprojektov. Nechajte ich zvládnuť ich vlastné sledovanie a úpravy a potom tieto projekty zostavte do hlavného projektu, aby ste mohli sledovať celkový stav.
• Nastavte jednotné postupy pre tím dopredu. Nedovoľte, aby jeden člen tímu hlásil čas na interoffice hárku, iný vám posielal svoj pokrok e-mailom a ďalší chtiac-nechtiac zaznamenávali svoj pracovný čas do časového výkazu. Vypracujte stratégiu, ktorá využíva funkcie projektu na konzistentnú komunikáciu.

Pokrok môžete sledovať na vysokej úrovni, napríklad 25 percent, 50 percent, 75 percent a 100 percent dokončenia.

Zdokumentujte to

Väčšina ľudí už počula varovanie projektového manažmentu „Zakryte svoje predpoklady“ a Project vám to pomôže jednoducho urobiť. Na zdokumentovanie podrobností o projekte použite tieto funkcie:

• Oblasť poznámok: Použite ju pre úlohy aj zdroje na vytvorenie záznamu informácií o pozadí, zmien alebo špeciálnych problémov.
• Správy: Prispôsobte si ich tak, aby obsahovali všetky relevantné informácie a pomohli zdokumentovať trendy a zmeny.
• Vizuálne správy: Použite túto novú funkciu na vytvorenie obrazu stavu projektu pre vizuálne orientované zainteresované strany.

Uložte viacero verzií projektu, najmä ak zmeníte základný plán v neskorších verziách. Týmto spôsobom budete mať záznam o každom kroku v plánovaní projektu, na ktorý sa môžete odvolať, keď sa na ceste objavia otázky.

Udržujte tím v obraze

Na udržanie otvorených komunikačných kanálov postupujte podľa týchto metód:

• Používajte funkcie projektu, ktoré sa integrujú s Outlookom alebo inými e-mailovými programami. Použite ich na odosielanie súborov projektu alebo iných typov komunikácie.
• Aktualizujte plán riadenia komunikácie. Zdokumentujte, kto potrebuje aké informácie, kedy a ako často.
• Kontrolujte pokrok s členmi tímu pravidelnými stretnutiami osobne, telefonicky alebo prostredníctvom softvéru na stretnutia. Uistite sa, že všetci členovia tímu majú najnovšiu verziu plánu projektu, na ktorú sa môžu počas týchto stretnutí odvolávať.
• Zobrazte kód štruktúry rozpisu práce (WBS) na správach. Potom môžete ľahko odkazovať na konkrétne úlohy vo veľkých projektoch bez zmätku.

Merať úspech

Keď začínate s projektom, mali by ste mať predstavu o tom, čo predstavuje úspech, a mali by ste vedieť, ako tento úspech merať. Počuli ste toto: „Doručenie môžete mať načas, v rámci rozpočtu alebo správne. Vyberte si dve." Úspech môže zahŕňať dosiahnutie mnohých cieľov, ako napr

• Spokojnosť zákazníkov
• Spokojnosť vedenia
• Dodržiavanie rozpočtových obmedzení
• Byť včas

Ak chcete zistiť, ako budete merať úspech, položte si tieto otázky:

• Bude úspech pri zostavovaní rozpočtu znamenať neprekročenie pôvodných odhadov o viac ako 10 percent?
• Bude sa projekt posudzovať včas, ak na ňom odpracujete odhadovaný počet týždňov mínus dvojmesačné obdobie, počas ktorého ste boli v čakaní na štrajk odborov, alebo je celkový pracovný čas menej dôležitý ako dodržanie konkrétneho termínu?
• Ako budete merať spokojnosť zákazníkov?
• Zahŕňa úspešné uvedenie produktu na trh vysoké predajné čísla po uvedení na trh, alebo bol projekt úspešný len preto, že ste ho presunuli za dvere?

Umiestnite v projekte míľniky, ktoré odrážajú dosiahnutie každého typu úspechu. Keď sa dostanete k jednému, môžete potľapkať svoj tím po pleci. Vedieť, ako vyzerá úspech, vám pomôže motivovať váš tím, aby sa tam dostal.

Udržujte flexibilnú stratégiu

Dejú sa veci. Nikdy nebol projekt, ktorý by nevyžadoval ubytovanie pre prekvapenia na ceste. Známkou dobrej projektovej manažérky je, že na tieto zmeny upozorňuje a robí úpravy, aby sa s nimi rýchlo vysporiadala.

Urobiť úpravy na prispôsobenie sa zlým správam nie je jednoduché; v skutočnosti môže byť skutočne ťažké doručiť zlé správy. Avšak vyhýbať sa problémom v projekte a dúfať, že jednoducho zmizne, má nepríjemný zvyk naskočiť do ešte horšieho problému. Nasledujúce nástroje vám pomôžu udržať si prehľad o zmenách a vykonávať úpravy:

• Voľba pracovného obrysu vám môže pomôcť zmeniť obrys práce na predné zaťaženie, zadné zaťaženie alebo inak zmeniť rozloženie práce počas trvania úlohy.
• Pomocou Inšpektora úloh môžete zistiť, čo riadi úlohu. Môžete hľadať možnosti, ako je pridávanie zdrojov, revízia vzťahov závislosti úloh a používanie rezervy.
• Zapnite formátovanie kritickej cesty, aby ste videli kritickú cestu projektu a sledovali, koľko zostáva nevyužitých. Úpravou úloh tak, aby ste efektívne vyčerpali ich nevyužitú kapacitu, môžete v kríze držať plán.

Učte sa zo svojich chýb

Jedným z veľkých darov, ktoré Project ponúka, je možnosť pozrieť sa späť po dokončení projektu, aby ste sa mohli poučiť zo svojich chýb. Môžete si prezrieť pôvodný plán a každú ďalšiu verziu, aby ste videli, ako dobre ste odhadli čas a peniaze, a potom zistiť, ako to urobiť lepšie.

Pomocou záznamov o projekte môžete zistiť trendy, aby ste napríklad zistili, kde vám vždy chýba načasovanie alebo prečo si vždy nechávate príliš málo času na prieskum trhu a príliš veľa času na otázky a odpovede. Možno si vždy zabudnete počítať s dočasnou výpomocou počas dopravných špičiek alebo máte príliš veľa zamestnancov na začiatku, keď potrebujete len pár ľudí.

Využite množstvo informácií v Plánoch projektov, aby ste sa vzdelávali o svojich silných a slabých stránkach ako projektový plánovač a manažér a aby ste si zlepšili svoje zručnosti s každým projektom, do ktorého sa pustíte.