10 nezvyčajných tipov pre Microsoft Access 2019

Technickí experti – ľudia, ktorí poznajú Microsoft Access 2019 zvnútra aj zvonka – môžu byť trochu zastrašujúci, no sú dôležití – a oni (my?) v žiadnom prípade nemajú v úmysle zastrašovať. Sú dôležité pre priemerných používateľov Accessu, pretože poskytujú neoceniteľné rady, a sú dôležité pre samotný Access, pretože riadia spôsob, akým spoločnosť Microsoft neustále zlepšuje svoje produkty. Títo muži a ženy sú ľudia, ktorí testujú produkty balíka Office pred vydaním nových verzií verejnosti, a sú to tí, ktorí píšu knihy, aby pomohli používateľom na všetkých úrovniach čo najlepšie využiť softvér.

Ľudia, ktorí sa živia vývojom databáz, sú teda základným zdrojom pre priemerného používateľa, pre „výkonného používateľa“ a tiež pre výrobcu softvéru. Tu je súhrn niektorých najlepších rád získaných od dlhého zoznamu odborníkov na Access. Keďže vedeli, že ponúkajú návrhy pre nových používateľov, ponúkli rady, ktoré vyhovujú vašim potrebám a pomôžu vám zabezpečiť, aby ste mohli Access skutočne používať s istotou a efektívne. Keď skončíte, dáte svojmu úsiliu správne množstvo plánovania a organizovania – a budete mať solídne plány na napredovanie vo vývoji a používaní databáz, ktoré vytvárate pomocou Accessu.

Takže tu je múdra rada – v desiatich rýchlych sústach.

Všetko zdokumentujte, ako keby vás jedného dňa vypočúvala FBI

Nešetrite časom stráveným dokumentovaním databázy. prečo? Vzhľadom k tomu, budete radi, že neskôr, že ste nemali šetriť. Keď budete nabudúce potrebovať vybudovať databázu, budete mať pripravené všetky svoje plány, všeobecné informácie a všetky nápady – tie, podľa ktorých ste konali, aj tie, ktoré zostali na rysovacej doske. Budete ich mať aj na to, aby ste si mohli pozrieť, kedy alebo ak sa niečo pokazí s vašou aktuálnou databázou. Vymazali ste omylom uložený dopyt? Žiaden problém. Pozrite si dokumentáciu. Zabudli ste, ako súviseli vaše tabuľky? Skontrolujte dokumentáciu a obnovte vzťahy. Potrebujete niekomu vysvetliť, prečo alebo ako ste niečo nastavili? Pozrite si svoje poznámky a ohromte ich svojou predvídavosťou a starostlivým zvážením.

Čo by teda mala táto slávna dokumentácia obsahovať? No všetko. Ale tu je zoznam, ktorý vám pomôže začať:

• Všeobecné informácie o databáze:
  • Umiestnenia súborov/údajov (so špecifickými sieťovými cestami alebo internetovými adresami URL)
  • Vysvetlenie toho, čo databáza robí
  • Informácie o tom, ako to funguje
• Rozloženie tabuľky:
  • Zahrňte názvy polí, veľkosti, obsah a vzorový obsah.
  • Ak niektoré údaje pochádzajú z ezoterických alebo dočasných zdrojov (povedzme z údajov o kreditných kartách, ktoré si mesačne sťahujete online), poznačte si túto skutočnosť v dokumentácii.
• Súhrn správ:
  • Názvy prehľadov
  • Vysvetlenie informácií v správe

Ak potrebujete pred vytvorením zostavy spustiť nejaké dotazy, zdokumentujte proces. (Ešte lepšie, získajte priateľského nerda, ktorý vám pomôže automatizovať prácu.)

• Dotazy a logika: Pri každom dotaze poskytnite podrobné vysvetlenie, ako dotaz funguje, najmä ak zahŕňa viacero tabuliek alebo zdrojov údajov mimo programu Access (napríklad tabuľky SQL alebo iné oblasti na ukladanie veľkých informácií).
• Odpovedzte na otázku „Prečo?“: Pri dokumentovaní databázy sa zamerajte na to, prečo váš návrh funguje tak, ako funguje. Prečo dopyty používajú tieto konkrétne tabuľky? Je pravda, že ak pracujete v podnikovom prostredí, možno neviete, prečo systém funguje tak, ako funguje, ale nikdy nie je na škodu sa opýtať.
• Podrobnosti o obnove po katastrofe:
  • Proces a plán zálohovania
  • Kde sú umiestnené zálohy (môžete sa vytváranie záloh, nie?) A ako obnoviť zálohovaný súbor
  • Čo robiť, ak databáza prestane fungovať

Ak vaša databáza prevádzkuje dôležitú organizačnú funkciu – ako je účtovníctvo, inventarizácia, správa kontaktov alebo zadávanie objednávok – uistite sa, že je zavedený manuálny proces na udržanie organizácie v chode, ak databáza nefunguje – a nezabudnite tento proces zdokumentovať!

Ak potrebujete pomoc s niektorou z týchto položiek, opýtajte sa niekoho! Či už si požičiate niekoho z vášho oddelenia informačných technológií alebo si prenajmete počítačového geeka, získajte pomoc, ktorú potrebujete. Zaobchádzajte so svojou dokumentáciou ako s poistením – žiadna organizácia by bez nej nemala fungovať.

Každých 6 až 12 mesiacov skontrolujte svoju dokumentáciu a zistite, či sú potrebné aktualizácie. Dokumentácia je užitočná iba vtedy, ak je aktuálna a ak jej rozumie niekto iný ako vy. Rovnako sa uistite, že vy (alebo vaši kolegovia v kancelárii) viete, kde sa dokumentácia nachádza. Ak máte elektronickú verziu, zálohujte si ju a majte po ruke výtlačok – niečo, čo budete radi, ak sa vy alebo niekto iný pokúsite recyklovať časti vašej databázy pomocou funkcie Časti aplikácie.

Udržujte polia databázy programu Access čo najmenšie

Pri vytváraní tabuliek upravte veľkosť svojich textových polí na údaje, ktoré v nich uchovávate. Access predvolene nastavuje textové polia (známe ako krátky text) na 255 znakov – dosť veľkorysé nastavenie, najmä ak pole obsahuje mizerné dvojpísmenové skratky stavu.

Sto alebo viac medzier naviac – ktoré sa vo väčšine textových polí nevyužijú – by sa nezdalo ako nič, čo by sa dalo zaspať, ale vynásobte tento priestor v tabuľke so 100 000 adresami zákazníkov a získate veľa megabajtov úložného priestoru. priestor, ktorý je veľmi zaneprázdnený a nedrží nič.

Upravte veľkosť poľa pomocou nastavenia Veľkosť poľa na karte Všeobecné v návrhovom zobrazení.

Použite číselné polia pre reálne čísla v databázach Accessu

Číselné polia používajte pre čísla používané vo výpočtoch , nie pre text, ktorý sa tvári ako číslo. Softvérové ​​aplikácie vnímajú obrovský rozdiel medzi PSČ 47999 a číslom 47 999. Aplikácia zobrazuje poštové smerovacie číslo ako sériu znakov, z ktorých všetky sú zhodou okolností číslice, no s číslom sa zaobchádza ako so skutočným číslom, ktoré môžete použiť na matematiku a všetky druhy iných zábavných číselných vecí. Ďalším dôvodom, prečo PSČ nie je pole Číslo? Ak ste v USA a vaše PSČ začína nulou, aplikácia odreže úvodnú nulu a do poľa uloží iba nenulové číslice – 01234 sa zmení na 1234. Nie je to dobré!

Pri výbere typu nového poľa s číslami si položte jednoduchú otázku: Chystáte sa niekedy počítať alebo robiť s týmto poľom niečo matematické?

• Ak budete počítať s poľom, použite typ Číslo .
• Ak nechcete počítať s poľom, uložte pole ako Krátky text .

Overte svoje prístupové údaje

Overenia môžu pomôcť zabrániť tomu, aby sa zlé údaje priblížili k vašim tabuľkám. Overenia sa robia ľahko, rýchlo sa nastavujú a sú vždy ostražité (aj keď ste tak unavení, že nevidíte rovno). Ak nepoužívate overenia na ochranu integrity vašej databázy, mali by ste začať.

V Accesse používajte zrozumiteľné názvy, aby boli veci jednoduché

Pri vytváraní tabuľky alebo databázy myslite na názvy databázových súborov, polí a tabuliek, ktoré používate:

• Pamätáte si, čo tieto mená znamenajú o tri mesiace? O šesť mesiacov?
• Sú názvy dostatočne intuitívne, aby sa niekto iný mohol pozrieť na tabuľku a zistiť, čo to robí, dlho potom, čo ste prešli k väčším a lepším veciam?

Toto sa stane ešte dôležitejším, keď začnete používať nástroje na umiestnenie tabuliek a databáz Accessu online a ich zdieľanie cez SharePoint – potenciálne privediete milióny používateľov „k stolu“. Vďaka funkcii Aplikačné časti je možné komponenty vašich databáz recyklovať, aby sa urýchlilo vytváranie novej databázy. Nechcete, aby sa záhadné názvy častí vašej databázy rozšírili do novej databázy – aby ste tam tiež vytvorili nočné mory – však?

Hodnoty polí Accessu vymažte veľmi opatrne

Kedykoľvek odstraňujete hodnoty polí z tabuľky, uistite sa, že zabíjate hodnoty v správnom zázname – skontrolujte to znova a potom len keď ste si istí, odstráňte originál. Dokonca aj vtedy môžete rýchlo stlačiť Ctrl+Z a obnoviť problematickú položku za predpokladu, že akciu vrátite späť hneď po zachytení chyby.

Prečo všetky kontroly a dvojité kontroly? Pretože po odstránení hodnoty poľa a vykonaní čohokoľvek iného v tabuľke Access úplne zabudne na vašu starú hodnotu. Je preč, ako keby nikdy neexistoval. Ak odstránite záznam z tabuľky, záznam skutočne zmizne – pretože pre celý záznam nie je k dispozícii možnosť Späť. Ak bol tento záznam náhodou dôležitý a vy ste nemali aktuálny záložný súbor, keď záznam zmizol, máte smolu. Prepáč!

Zálohujte, zálohujte, zálohujte svoje databázy Accessu

Povedal som to dostatočne jasne? Vždy si zálohujte svoju prácu! Neexistuje žiadna náhrada za aktuálnu zálohu vašich údajov – najmä ak sú tieto údaje životne dôležité pre váš osobný alebo profesionálny život. Efektívne stratégie často zahŕňajú udržiavanie záložných kópií na inom mieste v prípade, že katastrofa zničí vašu kanceláriu, či už v inej kancelárii alebo v cloude.

Ak si myslíte, že ste nikdy predtým nepotrebovali zálohu, tak prečo sa obťažovať, myslite na povodne. Spomeňte si na moderátorov, ktorí hovoria, že oblasť, ktorá je momentálne pod vodou, ešte nikdy nebola zaplavená. Predstavte si životy ľudí plávajúce po ulici. Či už čelíte skutočnej katastrofe rozmerov hurikánu, požiaru alebo sa pevný disk vášho počítača rozhodne zomrieť (a to sa stáva – aj keď sa vám to ešte nikdy nestalo), budete oveľa šťastnejší, ak zálohu vašej databázy.

Premýšľajte, premýšľajte a znova premýšľajte predtým, ako začnete v Accesse konať

Poznáte tesársky slogan: „Dvakrát meraj, raz rež“? To isté možno povedať o myslení, pokiaľ ide o vašu databázu. Nemyslite len na niečo, urobte rýchly záver a potom sa ponorte do toho. Počkajte, premyslite si to znova a potom o tom možno premýšľajte tretíkrát. Potom urobte záver a začnite podľa neho konať. So všetkou silou, ktorú vám Access poskytuje, v spojení so schopnosťou uložiť tisíce a tisíce záznamov vo vašej databáze, môže byť relatívne jednoduchá chyba dosť drahá z dôvodu potenciálnych dôsledkov, pokiaľ ide o stratu údajov alebo vykonanú „nenávratnú“ akciu. v omyle.

Urobte si poriadok a zostaňte organizovaní pri práci v Accesse

Aj keď sa návrhy na usporiadanie a zjednodušenie môžu zdať v rozpore, tieto dve rady sú skutočne priateľské. Udržiavanie vecí jednoduchosti môže byť často spôsob, ako sa vyhnúť potrebe veľa organizácie. Aj keď vás už asi unavilo počúvať, ako vám vaši rodičia pripomínajú, že „všetko má svoje miesto a všetko je na svojom mieste“ (alebo ak boli menej poetickí „ Vyčisti si izbu!!! “), mali pravdu.

Ak budete mať databázu organizovanú, ušetríte si čas a smútok. Dobre naplánovanú, dobre usporiadanú tabuľku bude jednoduchšie vyhľadávať, vytvárať prehľady a vkladať do formulára. Bude tiež triediť a filtrovať ako blesk.

Áno, môžete sa príliš zorganizovať. V skutočnosti je prílišná organizácia až príliš jednoduchá. Zmiernite svoju túžbu organizovať pestovaním ďalšej vášne: prácou s čo najmenším počtom krokov. Obmedzte počet priečinkov a podpriečinkov, ktoré používate – maximálne päť úrovní priečinkov je viac než dosť pre takmer každého. Ak prekročíte hranicu piatich úrovní, vaša organizácia začne narážať na vašu produktivitu (a nikto nemá rád stratu produktivity, najmenej zo všetkých ľudí, ktorí vymýšľajú tie hlúpe slogany pre firemné plagáty s dobrým pocitom).

Nie je hanba požiadať o pomoc Access Help

Ak máte s niečím problém, prehltnite svoje ego a požiadajte o pomoc. Povedať „neviem“ – a potom sa snažiť zistiť, čo ešte neviete – nie je hanba. Toto pravidlo je obzvlášť dôležité, keď idete v stáde s tisíckami záznamov v databáze. Malé prešľapy rýchlo zväčšia a znásobia malý problém na obrovskú krízu. Požiadajte o pomoc skôr, ako sa situácia zhorší.