Vytvorenie pravidla v Lotus Notes 6

Pravidlo hovorí, poznámky, čo robiť s určitými prichádzajúce správy. Môžete mať napríklad pravidlo, ktoré vždy umiestňuje správy s určitým slovom v poli predmetu do určitého priečinka, alebo pravidlo, ktoré presúva e-maily od určitej osoby priamo do priečinka Kôš, alebo možno pravidlo, ktoré sa okamžite zmení. dôležitosť akejkoľvek správy, ktorú dostanete od svojho šéfa, pre vysokú. Svoje pravidlá zobrazíte kliknutím na slovo Pravidlá na navigačnej table.

Ak chcete vytvoriť nové pravidlo, najskôr kliknite na priečinok Pravidlá na navigačnej table vašej pošty. Potom kliknite na tlačidlo Nové pravidlo na paneli akcií. Obrázok 1 zobrazuje (pomerne veľké) dialógové okno Nové pravidlo, ktoré sa zobrazí.

Obrázok 1: Tu vytvorte nové pravidlo.

Ako vidíte na obrázku 1, dialógové okno Nové pravidlo je rozdelené na tri časti. Toto pravidlo určuje, či je pravidlo povolené, Zadať podmienky rozhoduje o tom, na ktoré správy bude pravidlo pôsobiť, a Zadať akcie určuje, čo pravidlo urobí so správami, ktoré vyberie.

Každé nové pravidlo, ktoré vytvoríte, je predvolene povolené. Môžete však mať pravidlo, ktoré chcete dočasne zakázať; napríklad možno nechcete, aby sa prichádzajúce e-mailové správy odosielali do tohto priečinka. Úplne hore v dialógovom okne použite prepínač Toto pravidlo je, aby ste rozhodli, či sa bude pravidlo vynucovať. Vyberte v poli prepínač Zapnuté (predvolené) a pravidlo vykoná všetko, čo ste mu prikázali. Na druhej strane, ak vyberiete prepínač Vypnuté, vaše pravidlo sa pozastaví, kým ho znova neaktivujete.

Vytvorenie podmienky pravidla

Polia v časti Zadajte podmienky dialógového okna Nové pravidlo určujú správy, na ktoré sa bude vzťahovať vaše pravidlo. Základnou myšlienkou je použiť tieto polia na nastavenie kritéria a potom použiť tlačidlo Pridať na uloženie podmienky. Niektoré pravidlá môžu mať iba jednu podmienku, ako napríklad Predmet obsahuje dospelých . Iné môžu byť komplikovanejšie, s viac ako jednou podmienkou. Mohli by ste mať napríklad pravidlo, ktoré hľadalo prichádzajúcu správu so slovami Aktualizácie predaja v riadku predmetu, ktoré poslal človek menom Rob Fichtel.

Keď definujete druhé rozbaľovacie pole v sekcii Špecifikovať podmienky dialógového okna, môžete si vybrať z 13 rôznych miest, ktoré chcete hľadať:

• odosielateľ: Vyberte správy podľa mena osoby, ktorá správu odoslala. Môžete napríklad vytvoriť pravidlo, ktoré automaticky vyhľadáva správy od vášho šéfa.

• predmet: Vyberte správy podľa toho, čo je v predmete správy, ako napríklad Aktualizácia predaja .

• telo: Nájdite správy s určitým slovom alebo frázou kdekoľvek v tele správy.

• dôležitosť: Vyberte správy na základe dôležitosti, ktorú pre ne zvolil odosielateľ (Vysoká/Stredná/Nízka).

• priorita doručenia: Vyberte správy na základe priority doručenia, ktorú autor priradil správe.

• komu: Vyberte správy podľa mena osoby alebo osôb v poli Komu správy.

• cc: Vyberte správy podľa mena osoby alebo osôb v poli cc správy.

• Skrytá kópia: Vyberte správy podľa mena osoby alebo osôb v poli Skrytá kópia správy.

• komu alebo kópia: Vyberte správy podľa mena osoby alebo osôb v poli Komu alebo kópia správy.

• telo alebo predmet: Zadajte kritériá, ktoré bude Notes hľadať v predmete aj tele správy.

• Internetová doména: Zadajte správy od konkrétnej spoločnosti, ako napríklad ibm.com alebo yourcustomerscompany.com.

• veľkosť: Zadajte správy určitej veľkosti.

• všetky dokumenty: Aplikujte svoje pravidlo na všetky nové správy.

Keď aplikácii Notes poviete, kde sa má hľadať, pomocou tretieho rozbaľovacieho poľa v sekcii Zadajte podmienky dialógového okna poviete aplikácii Notes, o aký druh porovnania máte záujem:

• obsahuje: Výraz, ktorý zadáte do tretieho poľa, sa môže vyskytovať kdekoľvek v poli, ktoré vyberiete v prvom poli.

• neobsahuje: Čokoľvek vyberiete v prvom poli, nemôže zahŕňať to, čo zadáte do tretieho poľa.

• je: Čokoľvek, čo vyberiete v prvom poli, sa musí presne zhodovať s tým, čo zadáte do tretieho poľa.

• nie je: Čokoľvek vyberiete v prvom poli, nemôže byť to, čo zadáte do tretieho poľa.

Nakoniec použite tretie pole v sekcii Zadať podmienky, aby ste aplikácii Notes povedali, čo hľadáte. Stačí zadať hľadaný výraz – meno osoby, slovo, ktoré chcete nájsť v tele správy, názov internetovej domény atď. – do tretieho poľa.

Po definovaní troch častí podmienky kliknutím na tlačidlo Pridať podmienku uložte. Ak po uložení podmienky zmeníte názor, môžete použiť tlačidlá Odstrániť a Odstrániť všetko na úpravu akýchkoľvek chýb. Musíte vybrať podmienku v poli Keď prídu e-mailové správy, ktoré spĺňajú tieto podmienky a kliknutím na tlačidlo Odstrániť ju odstránite.

Niekedy možno budete chcieť pravidlo s viac ako jednou podmienkou. Možno je cieľom pravidla nájsť správy, ktoré sú od určitého zákazníka a ktoré majú v predmete aj slová nová objednávka . Pravidlo môže mať toľko podmienok, koľko chcete; ak potrebujete viac ako jedno, pokračujte v používaní tlačidla Pridať.

Keď zadáte viacero podmienok pre pravidlo, možno budete chcieť povedať Notes, aby konali iba vtedy, ak sú splnené všetky kritériá. Inokedy môžete chcieť, aby Notes konal, ak je splnené ktorékoľvek zo špecifikovaných kritérií. Napríklad na obrázku 1 je aplikácia Notes nastavená tak, aby odstránila každú správu, ktorej telo alebo predmet obsahuje slovo Adult . Na aktiváciu pravidla sa slovo Dospelý nemusí objaviť na oboch miestach. Ak chcete, môžete nastaviť Poznámky tak, aby sa v texte a predmete objavilo slovo Dospelý , aby sa pravidlo aktivovalo. Túto funkciu ovládate výberom AND alebo ALEBO v prvom rozbaľovacom poli. Toto rozbaľovacie pole sa zobrazí až po kliknutí na tlačidlo Pridať, aby ste do pravidla pridali aspoň jednu podmienku.

Definovanie akcie pravidla

Keď Notes poviete, na ktoré správy bude pravidlo pôsobiť, použite sekciu Zadať akcie v dialógovom okne na určenie, čo Notes s týmito správami urobí. Toto je časť dialógového okna, kde poviete Notes, že chcete, aby sa tieto určité správy presunuli do určitého priečinka, odstránili atď.

Táto časť dialógového okna má dve polia. Prvý – rozbaľovací zoznam – informuje Notes, čo chcete s týmito správami urobiť. Druhé pole hovorí Notes, kam ich umiestniť.

V prvom poli si môžete vybrať zo šiestich vecí so správou, ktorá spĺňa podmienky, ktoré ste stanovili v hornej časti dialógového okna Nové pravidlo:

• presunúť do priečinka: Povedzte Notes, aby presunuli zodpovedajúce správy do určitého priečinka, ktorého názov zadáte do druhého poľa alebo ho vyberiete pomocou tlačidla Vybrať, pričom obe sa zobrazia, keď vyberiete túto možnosť.

• kopírovať do priečinka: Povedzte Notes, aby presunuli zodpovedajúce správy do určitého priečinka, ktorého názov zadáte do druhého poľa alebo ho vyberiete pomocou tlačidla Vybrať, pričom obe sa zobrazia, keď vyberiete túto možnosť. Toto sa líši od presunu do priečinka v tom, že správa zostáva v priečinku Doručená pošta.

• poslať kópiu komu: Automaticky preposielať správu niekomu inému.

• nastaviť dátum vypršania platnosti: Označte dátum, kedy vyprší platnosť správy.

• zmeniť dôležitosť na: Označte dôležitosť správy ako Vysoká, Stredná alebo Nízka – bez ohľadu na to, ako odosielateľ nastavil dôležitosť správy.

• delete: Odstránenie správy.

Po použití tohto rozbaľovacieho zoznamu na rozhodnutie, čo sa stane so správami, použite pole napravo na zadanie názvu priečinka alebo mena osoby, ktorej sa správa prepošle atď. Pole napravo sa zobrazí alebo nie v závislosti od toho, čo ste vybrali v rozbaľovacom zozname.

Po definovaní podmienky a akcie pravidla kliknite na tlačidlo OK v spodnej časti dialógového okna Nové pravidlo, čím pravidlo uložíte. Vaše nové pravidlo sa zobrazí v zobrazení Pravidlá vo vašej pošte.

Podobne ako pri podmienkach, aj pravidlo môže mať viac ako jednu akciu. Môžete napríklad nastaviť pravidlo, ktoré vyhľadá správy od určitého zákazníka a potom túto správu automaticky prepošle vášmu asistentovi po zaradení správy do špeciálneho priečinka.