Vylepšenie správ pomocou Lotus Notes 6

Pred odoslaním e-mailovej správy v Lotus Notes 6 môžete definovať možnosti doručenia, možnosti zabezpečenia a známky nálady. Použite tieto poznámky, aby váš príjemca vedel, aká horúca je vaša správa alebo akú máte náladu; alebo požiadať o potvrdenie doručenia, nastaviť čas doručenia a podobne.

Po dokončení vytvárania tela správy kliknite na tlačidlo Možnosti doručenia hore na paneli akcií, čo nevyhnutne vedie k dialógovému oknu Možnosti doručenia, ako je znázornené na obrázku 1. V tomto dialógovom okne máte niekoľko možností doručenia a bezpečnosť a zábava.

(Na svojich cestách a v dialógovom okne si môžete všimnúť, že je tu karta Rozšírené – dobrou správou je, že sa s ňou pravdepodobne nebudete musieť motať.)

Obrázok 1: Tu nastavte možnosti doručenia.

Nastavenie úrovne dôležitosti správy

V časti Možnosti doručenia môžete označiť úroveň dôležitosti správy: Nízka, Normálna alebo Vysoká. Poznámky môžete nastaviť na označenie správ, ktoré označíte ako dôležité; tieto správy sa zobrazia s červenou ikonou obálky v priečinku doručenej pošty príjemcu. Pomocou tejto funkcie upozorníte príjemcu na mimoriadne dôležitú, naliehavú alebo inak časovo kritickú správu.

Pridanie známky nálady do správy

Používanie zoznamu Pečiatka nálady je spôsob, ako sa dostať do kontaktu so svojím (elektronickým) vnútorným dieťaťom. Mood Stamp je len obraz, ktorý sa objaví v hornej časti tela vašej správy, aby si čitateľ vie, ako ste sa cítil, keď ste poslali správu. Správy s pečiatkou nálady sú takto označené aj v priečinku doručenej pošty príjemcu.

Na výber máte niekoľko náladových známok, vrátane Private, Flame a Joke. Pre zábavu si každý vyskúšajte, ako vyzerá. Výber Vtip je užitočný, ak chcete poslať správu, ktorá je len trochu sarkastická a potrebujete sa uistiť, že váš čitateľ si uvedomí, že áno, len ste žartovali!

Ak chcete vybrať pečiatku, kliknite na šípku nadol vedľa rozbaľovacieho zoznamu Pečiatka nálady. Prechádzajte zoznamom a vyberte si. Ak chcete zobraziť ukážku známky nálady, kliknite na jej názov v rozbaľovacom zozname a pod týmto zoznamom sa zobrazí jej ikona. Kliknite na tlačidlo OK a vo vašej novej správe sa zobrazí značka nálady. Ak nechcete, aby v odchádzajúcej správe bola žiadna známka nálady, jednoducho ponechajte predvolené nastavenie Normálne.

Vyžiadanie správy o doručení správy

Vyberte si zo zoznamu možností Správa o doručení, aby ste určili, kedy a či budete upozornení na stav doručenia vašich správ. Vaše štyri možnosti týkajúce sa správy o doručení sú Iba pri zlyhaní, Potvrdiť doručenie, Sledovať celú cestu a Žiadne.

• Only on Failure: No news sú dobré správy. Inými slovami, Notes vás informuje iba v prípade, že vašu správu nie je možné z nejakého dôvodu doručiť.

• Potvrdenie doručenia: Toto je voľba pre vás, ak ste o niečo menší optimista. V tomto prípade vám aplikácia Notes presne povie, kedy a kde bola vaša správa doručená.

• Trace Entire Path: Táto voľba vám povie, kde (a kedy) sa vaša správa zastavila na ceste k príjemcovi. (Môže to znieť zaujímavo, ale pravdepodobne vás to nezaujíma.)

• Žiadna: Vyberte si túto možnosť a zahodíte opatrnosť za hlavu a nebude vás zaujímať, či bude vaša správa doručená alebo nie. (Mimochodom, toto je predvolené nastavenie.)

Ak si vyberiete možnosť Správa o doručení inú ako Žiadna, dostanete správu o potvrdení doručenia (iba e-mailovú správu z vašej siete pre vás) späť hneď po doručení správy, ktorú ste odoslali. Kedy to bude, závisí výlučne od siete. Ak je váš príjemca ďaleko – napríklad v inej spoločnosti – doručenie správy môže trvať niekoľko hodín alebo dokonca celý deň.

Nastavenie priority doručenia správy

Ďalšia možnosť v dialógovom okne Možnosti doručenia – Priorita doručenia – súvisí s tým, ako rýchlo chcete, aby Notes doručil vašu správu:

• Nízka: Túto možnosť vyberte, ak chcete správu odoslať neskoro v noci, keď sieť nie je príliš zaneprázdnená.

• Normálne: Túto možnosť vyberte, ak chcete správu odoslať čo najskôr na základe plánov doručovania pošty, ktoré vytvoril váš správca. (Toto je predvolené nastavenie.)

• Vysoká: Výberom tejto možnosti odošlete svoju správu hneď teraz – urobte krok stranou a prejdete!

Ak do správy pridávate veľkú prílohu, zvážte jej označenie ako Nízka priorita. Správa nebude doručená, kým nebudete tvrdo spať doma, no vašu spoločnosť môže stáť menej peňazí, keď ju pošlete neskoro v noci. Možno toto je spôsob, ako získať ocenenie Zamestnanec mesiaca!

Podpisovanie správy

Správy podpisujete z rovnakého dôvodu ako šeky alebo úradné dokumenty: aby ste ukázali, že sú skutočne od vás. Nemusíte podpísať poznámku typu meet-me-for-coffee, ale keď pošlete správu s kľúčovými alebo citlivými informáciami, možno budete chcieť, aby Notes 6 dokázal, že správa skutočne prišla od vás.

Teraz očividne nemôžete poškriabať svoj podpis na obrazovke v spodnej časti poznámky. (No, vlastne môžete, ale váš šéf by to pravdepodobne neocenil.) Správu podpíšete začiarknutím políčka Podpísať v časti Možnosti zabezpečenia v dialógovom okne Možnosti doručenia.

Podpis, ktorý používate v Notes 6, je ešte ťažšie sfalšovať ako váš vlastný John Hancock, pretože ide o špeciálny číselný počítačový kód pridaný do správy, keď ju odošlete, a skontrolovaný počítačom príjemcu pri otvorení správy. Poznámka nemá skutočný podpis, ale tento typ správy sa zobrazuje v spodnej časti obrazovky:

Podpísané Alanom Dunkelom/Primusom dňa 07-1-02 8:30:46 AM, podľa Primus.

Šifrovanie správy

Samozrejme, svet je plný zaneprázdnených ľudí, zlých ľudí a špiónov. Ak používate modem, posielate svoje správy cez telefónnu linku, kde by ich mohla nejaká osoba zachytiť a prečítať. (Je naozaj, naozaj nepravdepodobné, že sa to stane, ale hej, nikdy neviete.) Toto nie je veľký problém pre vaše neformálne správy, ale ak pošlete správu, ktorá obsahuje informácie, ako sú dôverné firemné informácie, hodnotenia výkonnosti zamestnancov, alebo len naozaj, naozaj dobré klebety, ktoré nechcete, aby niekto čítal, môžete zašifrovať.

Keď použijete možnosť zabezpečenia šifrovania Notes, máte 100-percentnú istotu, že si ho bude môcť prečítať iba určený príjemca.

Ak chcete zašifrovať správu, začiarknite políčko Šifrovať v časti Možnosti zabezpečenia v dialógovom okne Možnosti doručenia. Po dokončení zatvorte dialógové okno kliknutím na tlačidlo OK.

Keď odošlete zašifrovanú správu, Notes to za vás zakóduje – v zákulisí. Keď príjemcovia otvoria správu, uvidia jej obsah presne tak, ako ste ju napísali. Inými slovami, čitateľ zašifrovanej správy nemusí na dešifrovanie zašifrovanej správy robiť nič zvláštne. Zašifrovanú časť správy môžu čítať iba zamýšľaní príjemcovia so správnymi ID používateľov. Jediný, kto uvidí skutočnú zvrátenú verziu, je úbohý špión, ktorý zachytí správu počas prenosu.

Ak posielate e-mail osobe, ktorá používa iný e-mailový program, alebo ak svoju správu posielate cez internet, najprv si overte u správcu aplikácie Notes vašej spoločnosti, či ju budete môcť zašifrovať. .

Vyžiadanie potvrdenia o vrátení správy

Ak použijete dialógové okno Možnosti doručenia na vyžiadanie potvrdenia o vrátení správy, vaša sieť vás automaticky upozorní, keď si príjemca prečíta vašu správu. Toto sa líši od vyžiadania správy o potvrdení doručenia, ktorá vám povie len to, kedy správa dorazila do poštovej databázy príjemcu. Zvyčajne by ste si vyžiadali správu o prijatí (stačí zaškrtnúť políčko Potvrdenie o vrátení), aby ste predišli výhovorke „Nikdy som nevidel vašu správu“ a vyžiadali by ste si správu o potvrdení doručenia, aby ste odstránili „Nikdy som nedostal vašu správu; sieť to musela stratiť“ ospravedlnenie.

Ak posielate správu niekomu, kto nepoužíva Notes, alebo ak vaša správa prechádza cez internet, možno od neho nebudete môcť získať správy o prijatí.

Zabránenie kopírovaniu správy

Ďalšou možnosťou zabezpečenia Notes, ktorú máte k dispozícii, je zabrániť kopírovaniu. Keď začiarknete políčko Zabrániť kopírovaniu, môžete si byť istí, že osoba, ktorá dostane vašu správu, ju nebude môcť poslať ďalej nikomu inému. V skutočnosti ani nebudú môcť skopírovať (Upraviť –> Kopírovať) vašu poznámku do schránky pre prípad, že by chceli trochu nezákonne vložiť (Upraviť –> Prilepiť). Výber možnosti Zabrániť kopírovaniu zabezpečí, že to, čo pošlete jednej osobe, nebude spamovať celá vaša spoločnosť.

Po dokončení výberu možností doručenia kliknite na tlačidlo OK, aby ste sa vrátili k dokumentu. Vo väčšine prípadov, keď sa rozhodnete pre tieto možnosti, kliknete na tlačidlo Odoslať a Súbor.

Ak sa vám zo všetkých týchto možností doručenia točí hlava, nenechajte sa strhnúť. Musíte ich použiť len za zvláštnych okolností. V skutočnosti, pre väčšinu správ, budete fúkať priamo o možnostiach doručenia bez otvorenia dialógového okna Možnosti doručenia a bez rozmýšľania. Aká úľava!

Ak zistíte, že vždy navštevujete dialógové okno Možnosti doručenia, aby ste podpísali a zašifrovali svoje správy, môžete začiarknuť políčko Uložiť tieto možnosti zabezpečenia ako predvolené. Týmto spôsobom budú mať všetky nové správy, ktoré vytvoríte, rovnaké nastavenia zabezpečenia. Svoj názor samozrejme môžete kedykoľvek zmeniť tak, že sa vrátite do dialógového okna Možnosti doručenia a zmeníte predvolené nastavenie alebo predvolené nastavenia zabezpečenia.