Skutok! Šablóna správy za rok 2007 je rozdelená na časti informácií. Každá sekcia má názov sekcie, ktorý sa zobrazuje v šablóne prehľadu, ale nezobrazuje sa v samotnom prehľade. Môžete určiť, ktoré polia sa majú zobraziť v každej danej sekcii. Šablóna správy pozostáva z piatich hlavných častí; nemôžete odstrániť ani zmeniť poradie sekcií, ale môžete sekciu skryť, ak nechcete, aby sa zobrazovala vo vašom prehľade.
Päť hlavných sekcií je
- Hlavička zostavy : Informácie, ktoré sa zobrazujú v hornej časti prvej strany zostavy , ako napríklad názov a tvorca zostavy
- Hlavička stránky: Informácie, ktoré sa zobrazujú v hornej časti každej stránky, ako sú napríklad hlavičky stĺpcov
- Podrobnosti: Oblasť, ktorá obsahuje jedno alebo viacero polí Kontakt alebo Skupina
- Sekcia Podrobnosti predstavuje mäso a zemiaky správy – kde nájdete príslušné informácie, ako je meno kontaktu, adresa a telefónne číslo.
- Päta strany: Informácie, ktoré sa zobrazujú v spodnej časti každej stránky vo vašom prehľade, ako napríklad dátum a číslo strany
Veľkosť sekcie môžete zmeniť, aby ste uvoľnili miesto pre ďalšie polia, potiahnutím vodorovnej sivej čiary (zobrazenej v spodnej časti sekcie) nižšie v šablóne.
Keď sa popasujete so šablónou správy a budete ju mať presne tak, ako chcete, nezabudnite zmeniť veľkosť každej sekcie späť na pôvodnú veľkosť – alebo ju čo najviac zatvorte. Všetky prázdne oblasti v sekcii sa vo vašej správe zobrazia ako prázdne oblasti!
Úprava sekcií prehľadu
Väčšina z vás sa celkom rada spoľahne na päť predvolených sekcií prehľadu. Z času na čas však možno budete chcieť byť trochu milší. Možno budete chcieť zoradiť všetky svoje kontakty abecedne podľa priezviska, zoskupené podľa mesta. Aby ste to dosiahli, musíte vo svojom prehľade vytvoriť podsekcie. Žiadny problém; tu je všetko, čo musíte urobiť:
1. V Návrhári zostáv dvakrát kliknite na hlavičku ľubovoľnej sekcie.
Otvorí sa dialógové okno Definovať sekcie. Všimnite si, že okrem pridávania podsekcií si môžete vybrať aj niekoľko ďalších možností:
• Zalomenie strany: Označuje, či chcete, aby sa každá časť zobrazila na novom hárku papiera, alebo či chcete začať nový hárok na konci časti.
• Collapse if Blank: Zatvorí časť, ak v nej nie sú žiadne informácie
• Povoliť sekciu na prelomenie viacerých strán: Umožňuje, aby dlhá sekcia pokračovala na viacerých stranách
2. Kliknutím na tlačidlo Pridať pridajte do správy novú sekciu.
Otvorí sa dialógové okno Vyberte pole na zoskupenie podľa.
3. Vyberte pole, ktoré chcete použiť na zoskupenie správy, a potom kliknite na tlačidlo OK.
4. V dialógovom okne Definovať sekcie vyberte vzostupné poradie.
Po výbere poľa, s ktorým chcete zoskupiť v kroku 3, sa vrátite do dialógového okna Definovať sekcie. Nová podsekcia je zvýraznená a môžete určiť, či sa nová podsekcia zobrazí vo vzostupnom alebo zostupnom abecednom poradí.
Po vytvorení novej podsekcie do nej môžete umiestniť toľko polí, koľko potrebujete.
Skrytie sekcie prehľadu
Môžu nastať situácie, keď budete chcieť sekciu skryť. Povedzme napríklad, že chcete prehľad, ktorý počíta počet kontaktov v každom z vašich polí ID/Stav. Teoreticky, KONAJTE! potrebuje vypísať všetky tieto kontakty, aby sa dali spočítať, ale naozaj nechcete vidieť všetky tieto kontakty, pretože vás zaujíma iba súčet. Hoci nemôžete odstrániť žiadnu z predvolených sekcií šablóny prehľadov, môžete ich skryť, čím získate rovnaký výsledok.
Ak chcete skryť sekciu
1. V Návrhári zostáv otvorte okno Vlastnosti výberom položky Zobraziť –> Okno vlastností.
2. Vyberte názov sekcie, ktorú chcete skryť.
3. Kliknite na vlastnosť Viditeľné v okne Vlastnosti a potom ju zmeňte na Nie.
Hoci sekciu stále vidíte v Návrhári zostáv, nezobrazí sa vo vašich hotových zostavách.