Stretnutie s domovskou stránkou Microsoft CRM

Keď spustíte Microsoft CRM, prvá vec, na ktorú narazíte, je domovská stránka. Domovská stránka nie je len prvým miestom, kam sa dostanete, je to miesto, kam sa môžete kedykoľvek vrátiť, ak sa ocitnete zmätení v mori obrazoviek. Obrázok 1 zobrazuje typickú domovskú stránku s rôznymi sekciami.

Obrázok 1: Typická domovská stránka.

nastavenie

Panel na ľavej strane hlavnej domovskej stránky obsahuje dve funkcie — Domov a Nastavenia. Prvá funkcia, Domov, vás privedie na samotnú domovskú stránku. Ak sa už nachádzate na domovskej stránke, výberom možnosti Domov si nič nekúpite. Druhá funkcia, Nastavenia, vám umožňuje vykonávať širokú škálu prispôsobení.

Môžete si vybrať zo šiestich základných kategórií nastavení, ako je znázornené na obrázku 2. Kategórie sú nasledovné:

• Nastavenia obchodnej jednotky: Vytvorte používateľov a tímy a priraďte zabezpečenie.

• Správca šablón: Vytvárajte a spravujte šablóny pre e-maily, zmluvy a databázu znalostí.

• Subject Manager: Spravujte všetky informácie vo svojej znalostnej báze.

• Sales Territory Manager: Priraďte členov tímu k územiam a spravujte tieto územia.

• Oznámenia: Vytvárajte a upravujte interné oznámenia.

• Katalóg produktov: Udržujte katalóg produktov, ktorý sa integruje s cenovými ponukami a fakturáciou.

Obrázok 2: Kategórie nastavení.

Vaše aktivity, ako sú zobrazené na domovskej stránke

V predvolenom nastavení je vaša domovská stránka nastavená na aktuálny dátum a zobrazuje aktivity po termíne, aktivity, ktoré musíte urobiť dnes, a aktivity naplánované na zajtra.

Všetky zobrazené aktivity sú kategorizované podľa

• Predmet

• Priorita

• Typ

• Dátum

Každý stĺpec je možné samostatne triediť kliknutím na jeho hlavičku. Táto funkcia triedenia je v skutočnosti prepínačom, ktorý vám umožňuje triediť striedavo vo vzostupnom alebo zostupnom poradí.

Svoje Aktivity na iný dátum si môžete pozrieť kliknutím na tlačidlo Kalendár, ktoré je napravo od dnešného dátumu. Výber tlačidla Kalendár spôsobí, že sa zobrazí mesačný kalendár. Ak chcete vybrať iný dátum v rámci toho istého kalendárneho mesiaca, jednoducho kliknite (len raz) na požadovaný dátum. Kliknutím na pravú alebo ľavú šípku v rámci zobrazenia kalendára môžete vybrať úplne iný mesiac.

Ak vyberiete iný dátum ako dnešný, už neuvidíte položky Po splatnosti alebo Zajtrajšie aktivity. Pri akomkoľvek inom dátume, ako je dnešný, uvidíte iba akciu daného dňa.

Dvojitým kliknutím na dátum z rozbaľovacieho kalendára sa okamžite dostanete k prvej aktivite, ktorá je pre vás naplánovaná na daný deň.

Zaoberanie sa aktivitami

Stredná časť domovskej stránky je známa ako informačné zobrazenie. Informačné zobrazenie obsahuje zoznam vašich aktivít a na pravej strane okna je séria ikon, ktoré vám umožňujú rýchlo vytvárať nové aktivity.

Zobrazenie a úprava aktivít

Ak chcete zobraziť alebo upraviť konkrétnu aktivitu, kliknite na jej zoznam v strede okna zobrazenia informácií. Aktivita sa otvorí v novom okne, kde si ju môžete prezrieť a/alebo v nej vykonať potrebné zmeny. Ak chcete upraviť stretnutie, postupujte takto:

1. Kliknite kdekoľvek na zoznam schôdzok v zobrazení informácií.

Zobrazí sa okno s podrobnosťami o stretnutí.

2. Zvýraznite a zmeňte ľubovoľné z dostupných polí.

3. Kliknite na tlačidlo Uložiť a zavrieť v ľavej hornej časti okna.

Vrátite sa na domovskú stránku.

Vytváranie aktivít

Aktivity môžete vytvárať mnohými spôsobmi, ale domovská stránka vám to umožňuje rýchlo a jednoducho. Na pravej strane informačného zobrazenia vidíte šesť ikon súvisiacich s aktivitou. Kliknutím na ktorúkoľvek z týchto ikon vytvoríte aktivitu pre seba alebo pre niekoho iného vo vašom tíme. Ak chcete naplánovať aktivitu, postupujte takto:

1. V časti Vytvoriť aktivitu na domovskej stránke kliknite na príslušnú ikonu pre aktivitu, ktorú chcete vytvoriť.

Zobrazí sa okno, v ktorom môžete zadať príslušné informácie.

2. Zadajte všetky potrebné polia.

3. Kliknite na tlačidlo Uložiť a zavrieť v ľavej hornej časti okna.

Vrátite sa na domovskú stránku.

Ak vytvoríte alebo upravíte aktivitu a myslíte si, že by sa mala zobraziť v zobrazení informácií, ale nemôžete ju nájsť, kliknite na ikonu Obnoviť naľavo od časti Vytvoriť aktivitu. Zobrazenie informácií sa znova zobrazí s aktuálnymi údajmi. Niekedy tento trik funguje. Inokedy sa zdá, že to nefunguje, ale problém zvyčajne spočíva v rozhraní medzi klávesnicou a stoličkou.

Oznamy

Oblasť Oznamy na domovskej stránke sa nachádza v spodnej tretine okna. Tu môžu členovia vášho tímu posielať správy o udalostiach alebo problémoch celej spoločnosti každému. Túto sekciu môžete použiť napríklad na odoslanie pripomienky o nadchádzajúcej zmene ceny alebo o upravenom pláne sviatkov. Obrázok 3 znázorňuje typické zverejnenie oznámenia, vrátane hypertextového odkazu na webovú stránku, ktorá obsahuje dodatočné informácie.

Obrázok 3: Oznámenie s hypertextovým odkazom.

Ak je oznámenie príliš dlhé alebo ak sa zobrazuje niekoľko aktívnych oznámení, môžete použiť rolovaciu lištu na pravej strane okna na zobrazenie všetkých uverejnených materiálov.

V pravom dolnom rohu okna Oznámenia je možnosť Zobraziť všetky oznámenia. Výberom tejto možnosti sa dostanete do okna na celú obrazovku, v ktorom sa pohodlnejšie zobrazujú vaše oznámenia, ak ich máte viac. Na svoju domovskú stránku sa vrátite buď výberom tejto možnosti z navigačnej lišty, alebo výberom možnosti Späť na domovskú stránku v pravom dolnom rohu.

Oznámenie môže obsahovať odkaz na materiál uverejnený na webovej stránke. Ak áno, kliknutím na hypertextový odkaz v okne Oznámenia sa dostanete priamo na daný príspevok. Po zatvorení tejto lokality sa automaticky vrátite buď na svoju domovskú stránku, alebo do okna zobrazenia oznámení.

Rýchle vytvorenie

Oblasť Rýchle vytvorenie vám umožňuje jednoducho vytvárať nové účty, kontakty, potenciálnych zákazníkov alebo príležitosti.

Polia s požiadavkami na podnikanie a odporúčané na podnikanie sa objavujú prakticky v každom druhu záznamu. Funkcia Rýchle vytvorenie vás privedie do okna, ktoré vám umožní zadať len tie špecifické polia, ktoré sú povinné. Rýchle vytvorenie vyžaduje, aby ste na nastavenie účtu zadali iba dve polia: v prípade vytvorenia účtu iba polia Názov účtu a Vlastník. Tieto povinné polia majú štítky polí vždy zobrazené červenou farbou. Vďaka tejto obmedzenej množine polí je rýchle vytváranie rýchle, ale musíte sa vrátiť neskôr a vyplniť čo najviac informácií.

Navigačný panel

Navigačný panel zobrazený na obrázku 4 predstavuje najrýchlejší a najjednoduchší spôsob, ako sa dostať z domovskej stránky do ktoréhokoľvek z ďalších modulov.

Obrázok 4: Navigačný panel.

Aj keď prejdete na niektorý z ďalších modulov, navigačná lišta je vždy k dispozícii a môžete sa pomocou nej kedykoľvek vrátiť na domovskú stránku. Pre ľudí, ktorí sa práve zapájajú do aplikácie CRM alebo pre tých, ktorí prichádzajú z jednoduchšieho systému, je niekedy príliš ľahké stratiť sa v tom, čo sa môže zdať ako nespočetné množstvo podobných obrazoviek. Tlačidlo Domovská stránka na navigačnom paneli je tu vždy pre vás, ako omrvinky, ktoré vás vedú domov.

Microsoft CRM neukladá údaje za vás automaticky. Po dokončení zadávania informácií musíte kliknúť na tlačidlo Uložiť. Takže aj keď ste zrazu trochu stratení, nezabudnite pred kliknutím na tlačidlo Domovská stránka kliknúť na tlačidlo Uložiť.